Dịch vụ bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp

Thực hiện đúng nghĩa vụ bảo hiểm xã hội không chỉ bảo đảm quyền lợi của người lao động mà còn giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ phát sinh tiền chậm đóng, truy thu và các trách nhiệm pháp lý liên quan.

GPA cung cấp dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Hồ sơ được chuẩn bị dựa trên tình trạng lao động, tiền lương và quá trình tham gia thực tế của từng doanh nghiệp.

Phạm vi dịch vụ của GPA

GPA hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện một hoặc nhiều công việc sau:

Đăng ký đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu;
Đăng ký mã đơn vị và tài khoản giao dịch điện tử theo thủ tục áp dụng;
Báo tăng người lao động mới;
Báo giảm người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng hoặc thuộc trường hợp giảm theo quy định;
Điều chỉnh thông tin cá nhân, chức danh, mức tiền lương hoặc phương thức đóng;
Hỗ trợ cấp, điều chỉnh và xử lý thông tin liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế;
Rà soát mã số bảo hiểm xã hội và quá trình tham gia của người lao động;
Hỗ trợ xử lý trường hợp có nhiều mã số hoặc nhiều sổ bảo hiểm xã hội;
Lập hồ sơ truy đóng, điều chỉnh hoặc giải trình khi có chênh lệch dữ liệu;
Đối chiếu số phải đóng, số đã đóng và tình trạng ghi nhận trên hệ thống;
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản và các chế độ bảo hiểm xã hội thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động;
Hỗ trợ hồ sơ liên quan đến tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo phạm vi công việc được thỏa thuận;
Hỗ trợ xác nhận quá trình đóng khi người lao động chấm dứt hợp đồng;
Tư vấn xử lý hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh;
Hỗ trợ kê khai và nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử.

Phạm vi công việc cụ thể được xác định theo nhu cầu, số lượng lao động và hiện trạng hồ sơ của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nào cần thực hiện thủ tục bảo hiểm xã hội?

Doanh nghiệp cần rà soát nghĩa vụ tham gia bảo hiểm đối với người lao động và các đối tượng quản lý doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc theo Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Bảo hiểm y tế, Luật Việc làm và văn bản hướng dẫn đang áp dụng.

Việc xác định một cá nhân có thuộc diện tham gia bắt buộc hay không cần căn cứ vào:

Loại và nội dung hợp đồng;
Thời hạn làm việc;
Chức danh và vị trí quản lý;
Việc hưởng hoặc không hưởng tiền lương;
Quốc tịch và tình trạng làm việc của người lao động;
Tình trạng đang hưởng lương hưu hoặc chế độ khác;
Các trường hợp loại trừ hoặc quy định chuyển tiếp của pháp luật.

GPA kiểm tra từng trường hợp trên hồ sơ thực tế, không chỉ căn cứ vào tên gọi của hợp đồng hoặc chức danh do doanh nghiệp cung cấp.

Hồ sơ doanh nghiệp cần cung cấp

Tùy từng thủ tục, hồ sơ có thể bao gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu pháp lý tương đương;
Thông tin người đại diện theo pháp luật;
Thông tin đăng ký thuế và địa chỉ hoạt động;
Hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng, điều chuyển hoặc chấm dứt hợp đồng;
Bảng lương, thang bảng lương hoặc tài liệu xác định tiền lương làm căn cứ đóng;
Căn cước công dân, số định danh cá nhân hoặc giấy tờ hợp pháp của người lao động;
Mã số bảo hiểm xã hội đã được cấp;
Thông tin nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu;
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế;
Tài liệu chứng minh việc thay đổi thông tin;
Hồ sơ y tế, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội hoặc tài liệu liên quan đến chế độ đề nghị giải quyết;
Các tài liệu giải trình, bảng thanh toán tiền lương và hồ sơ lao động trong trường hợp phát sinh truy đóng.

GPA sẽ gửi danh mục hồ sơ cụ thể sau khi kiểm tra yêu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp không nhất thiết phải tự chuẩn bị toàn bộ biểu mẫu trước khi sử dụng dịch vụ.

Quy trình thực hiện tại GPA

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra thông tin

GPA tiếp nhận thông tin pháp lý của doanh nghiệp, danh sách lao động, hợp đồng, mức tiền lương, thời điểm phát sinh nghĩa vụ và dữ liệu tham gia bảo hiểm hiện có.

Bước 2: Rà soát đối tượng và nghĩa vụ tham gia

GPA phân loại người thuộc diện tham gia, kiểm tra thời điểm báo tăng hoặc báo giảm, mức tiền lương làm căn cứ đóng và những dữ liệu cần điều chỉnh.

Nếu hồ sơ có dấu hiệu chậm đăng ký, đóng thiếu, đóng trùng hoặc không thống nhất với hồ sơ lao động, GPA sẽ thông báo để doanh nghiệp lựa chọn phương án xử lý phù hợp.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ

GPA hỗ trợ lập các tờ khai, danh sách và tài liệu giải trình tương ứng với thủ tục. Các biểu mẫu thường gặp có thể gồm:

Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế;
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin của người lao động;
Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
Hồ sơ chứng minh việc tăng, giảm hoặc điều chỉnh;
Hồ sơ đề nghị giải quyết chế độ tương ứng.

Biểu mẫu được sử dụng theo phiên bản đang được cơ quan bảo hiểm xã hội công bố tại thời điểm nộp.

Bước 4: Nộp và theo dõi hồ sơ

Sau khi doanh nghiệp xác nhận hồ sơ, GPA hỗ trợ nộp qua hệ thống giao dịch điện tử hoặc hướng dẫn thực hiện theo phương thức được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận.

GPA theo dõi trạng thái tiếp nhận, thông báo yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung và phối hợp với doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ.

Bước 5: Bàn giao và đối chiếu kết quả

Khi hồ sơ được xử lý, GPA bàn giao thông báo, kết quả điện tử hoặc tài liệu có liên quan; đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp đối chiếu danh sách lao động và số liệu đóng được ghi nhận.

Thời gian xử lý

Thời gian xử lý phụ thuộc vào loại thủ tục, tình trạng dữ liệu và việc hồ sơ có cần xác minh hoặc truy đóng hay không.

Theo thủ tục hành chính được Bảo hiểm xã hội Việt Nam công bố, một số trường hợp có thời hạn giải quyết tối đa như sau:

Cấp mới sổ bảo hiểm xã hội hoặc thẻ bảo hiểm y tế: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định;
Điều chỉnh tăng mức đóng: không quá 03 ngày;
Xác nhận sổ bảo hiểm xã hội: không quá 05 ngày;
Trường hợp phải xác minh do vi phạm quy định: không quá 10 ngày.

Các thời hạn trên là thời gian giải quyết của cơ quan bảo hiểm xã hội sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, không bao gồm thời gian doanh nghiệp chuẩn bị, ký xác nhận, bổ sung hoặc giải trình hồ sơ.

Trách nhiệm của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có trách nhiệm:

Cung cấp thông tin và tài liệu trung thực, đầy đủ;
Ký hoặc xác nhận hồ sơ đúng thời hạn;
Xác định và chi trả tiền lương phù hợp với hồ sơ lao động thực tế;
Trích, đóng và chuyển tiền bảo hiểm đúng số tiền, đúng thời hạn;
Thông báo kịp thời khi có biến động lao động hoặc tiền lương;
Phối hợp giải trình khi cơ quan bảo hiểm xã hội yêu cầu;
Lưu trữ hồ sơ lao động, tiền lương và chứng từ đóng theo quy định.

GPA không thực hiện việc hợp thức hóa hợp đồng, tiền lương, thời gian làm việc hoặc tài liệu không phản ánh đúng thực tế.

Lưu ý về chậm đóng và trốn đóng

Pháp luật hiện hành phân biệt hành vi chậm đóng và trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp. Tùy tính chất, thời gian và mức độ vi phạm, doanh nghiệp có thể phải:

Đóng đủ số tiền còn thiếu;
Nộp thêm khoản tiền tính trên số tiền và thời gian chậm đóng;
Bị xử lý vi phạm hành chính;
Chịu các biện pháp xử lý khác theo quy định;
Phát sinh trách nhiệm đối với quyền lợi bị ảnh hưởng của người lao động.

Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ ngay khi tuyển dụng, điều chỉnh lương, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng, thay vì chờ đến khi có yêu cầu kiểm tra.

Vì sao nên sử dụng dịch vụ của GPA?

Kiểm tra hồ sơ theo tình trạng thực tế của doanh nghiệp;
Hỗ trợ đồng bộ dữ liệu lao động, tiền lương và bảo hiểm;
Hạn chế sai mã số, sai thời điểm hoặc sai mức đóng;
Theo dõi hồ sơ và thông báo kịp thời khi cần bổ sung;
Hỗ trợ nhiều thủ tục phát sinh trong quá trình sử dụng lao động;
Có thể kết hợp cùng dịch vụ kế toán, thuế, tiền lương và pháp lý doanh nghiệp của GPA.

Lưu ý về phạm vi dịch vụ

GPA là đơn vị hỗ trợ tư vấn, chuẩn bị và thực hiện thủ tục theo ủy quyền hoặc thỏa thuận với khách hàng. GPA không phải là cơ quan bảo hiểm xã hội và không có thẩm quyền quyết định việc tiếp nhận, truy thu, xác nhận quá trình đóng hoặc giải quyết chế độ.

Kết quả và thời gian giải quyết cuối cùng phụ thuộc vào hồ sơ thực tế, dữ liệu trên hệ thống và quyết định của cơ quan có thẩm quyền. GPA không cam kết hồ sơ chắc chắn được chấp thuận khi thông tin do doanh nghiệp cung cấp không đầy đủ, không thống nhất hoặc không đúng thực tế.