Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty

Địa chỉ trụ sở chính là địa chỉ liên lạc chính thức của doanh nghiệp và được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây cũng là địa chỉ được sử dụng trong hồ sơ thuế, hóa đơn điện tử, hợp đồng, tài khoản ngân hàng và các giấy phép liên quan.

Khi chuyển sang địa chỉ mới, doanh nghiệp phải thực hiện đúng thủ tục đăng ký thay đổi. Nếu việc chuyển trụ sở làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp còn phải hoàn tất các thủ tục thuế liên quan trước hoặc trong quá trình thay đổi theo quy định.

GPA hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra tính pháp lý của địa chỉ, chuẩn bị hồ sơ, thực hiện thủ tục đăng ký và rà soát toàn bộ thông tin cần cập nhật sau khi chuyển trụ sở.

Phạm vi dịch vụ của GPA

GPA hỗ trợ thực hiện:

• Thay đổi địa chỉ trong cùng tỉnh, thành phố;

• Chuyển trụ sở sang tỉnh, thành phố khác;

• Thay đổi địa chỉ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý;

• Cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính;

• Cập nhật địa chỉ do đổi tên đơn vị hành chính;

• Kiểm tra tính pháp lý của địa điểm dự kiến;

• Kiểm tra điều kiện sử dụng nhà, văn phòng hoặc tòa nhà;

• Soạn nghị quyết, quyết định và biên bản họp;

• Soạn hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ;

• Hỗ trợ thủ tục chuyển cơ quan thuế quản lý;

• Theo dõi yêu cầu sửa đổi, bổ sung;

• Nhận và bàn giao kết quả;

• Hướng dẫn cập nhật hóa đơn điện tử, chữ ký số, ngân hàng và bảo hiểm xã hội;

• Hỗ trợ cập nhật giấy phép con và Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư;

• Hỗ trợ thay đổi địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh nếu khách hàng có nhu cầu.

Các trường hợp thay đổi địa chỉ

Thay đổi địa chỉ trong cùng tỉnh, thành phố

Doanh nghiệp chuyển trụ sở đến địa chỉ khác nhưng vẫn trong cùng tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương.

Tùy địa bàn và cơ chế quản lý thuế, việc chuyển địa chỉ có thể làm thay đổi hoặc không thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

GPA sẽ kiểm tra thông tin quản lý thuế trước khi lập hồ sơ.

Chuyển trụ sở sang tỉnh, thành phố khác

Doanh nghiệp chuyển địa chỉ sang một tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương khác.

Hồ sơ đăng ký thay đổi được gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh tại nơi đặt trụ sở mới. Hướng dẫn chính thức của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cũng xác định doanh nghiệp gửi hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới.

Trước khi đăng ký thay đổi nếu việc chuyển địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định về thuế.

Cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính

Đây là trường hợp doanh nghiệp không chuyển địa điểm thực tế nhưng tên tỉnh, thành phố, phường, xã hoặc đơn vị hành chính của địa chỉ đã thay đổi theo quyết định của cơ quan nhà nước.

Trường hợp này được thực hiện theo thủ tục cập nhật thông tin, không phải là chuyển trụ sở thực tế.

Doanh nghiệp có thể cập nhật khi có nhu cầu hoặc kết hợp khi thực hiện thủ tục đăng ký, thông báo thay đổi khác. Việc cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính thuộc trường hợp không phải trả lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Điều kiện đối với địa chỉ trụ sở

Địa chỉ dự kiến phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản:

• Được xác định rõ trên lãnh thổ Việt Nam;

• Có thông tin địa chỉ đủ để liên lạc và xác định địa điểm;

• Phù hợp với đơn vị hành chính đang áp dụng;

• Doanh nghiệp có quyền sử dụng hợp pháp;

• Không thuộc địa điểm bị cấm sử dụng làm trụ sở;

• Phù hợp với quy hoạch và công năng sử dụng;

• Đáp ứng điều kiện của ngành nghề kinh doanh nếu có;

• Có thể tiếp nhận thư từ, thông báo và hoạt động kiểm tra;

• Không sử dụng thông tin địa chỉ giả hoặc địa chỉ không tồn tại.

Địa chỉ nên thể hiện cụ thể số nhà, tên đường hoặc khu vực, phường hoặc xã, tỉnh hoặc thành phố và các thông tin cần thiết khác.

Có được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư không?

Doanh nghiệp không được sử dụng căn hộ chung cư có mục đích để ở làm trụ sở hoặc địa điểm kinh doanh trái với công năng được phê duyệt.

Nếu tòa nhà có khu vực thương mại, văn phòng hoặc phần diện tích được phê duyệt cho mục đích không phải để ở, doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Hồ sơ pháp lý của tòa nhà;

• Công năng của phần diện tích;

• Hợp đồng thuê;

• Xác nhận hoặc tài liệu của chủ đầu tư, đơn vị quản lý;

• Quy định về phòng cháy, chữa cháy;

• Điều kiện chuyên ngành của hoạt động kinh doanh.

Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 là một trong những căn cứ cần kiểm tra khi doanh nghiệp dự kiến sử dụng căn hộ hoặc diện tích trong nhà chung cư làm trụ sở.

Có được sử dụng văn phòng chia sẻ hoặc văn phòng ảo không?

Pháp luật doanh nghiệp yêu cầu doanh nghiệp đăng ký một địa chỉ xác định và có thể liên lạc.

Việc sử dụng văn phòng chia sẻ hoặc dịch vụ cung cấp địa chỉ cần được kiểm tra dựa trên:

• Quyền cho thuê hoặc cho sử dụng địa điểm;

• Hợp đồng dịch vụ;

• Công năng hợp pháp của tòa nhà;

• Khả năng tiếp nhận thư từ và thông báo;

• Khả năng doanh nghiệp xuất trình hồ sơ chứng minh quyền sử dụng;

• Yêu cầu của cơ quan thuế;

• Điều kiện của ngành nghề kinh doanh;

• Việc treo biển hiệu và xác minh địa điểm.

GPA không cam kết một địa chỉ được chấp nhận chỉ dựa trên tên gọi “văn phòng ảo”. Doanh nghiệp phải bảo đảm địa chỉ tồn tại, được sử dụng hợp pháp và đáp ứng yêu cầu kiểm tra thực tế.

Địa chỉ trụ sở và địa điểm hoạt động có giống nhau không?

Không phải lúc nào cũng giống nhau.

Doanh nghiệp có thể có:

• Trụ sở chính;

• Chi nhánh;

• Văn phòng đại diện;

• Địa điểm kinh doanh;

• Kho hàng;

• Xưởng sản xuất;

• Cửa hàng;

• Địa điểm thực hiện dự án.

Nếu doanh nghiệp chuyển toàn bộ hoạt động sang địa chỉ mới, cần xác định chỉ thay đổi trụ sở hay còn phải thay đổi thông tin của chi nhánh, địa điểm kinh doanh, kho, xưởng và giấy phép chuyên ngành.

Hồ sơ doanh nghiệp cần cung cấp

Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

• Điều lệ công ty;

• Địa chỉ hiện tại;

• Địa chỉ dự kiến chuyển đến;

• Hợp đồng thuê, mượn hoặc tài liệu về quyền sử dụng địa điểm;

• Giấy tờ của bên cho thuê;

• Tài liệu thể hiện công năng của địa điểm;

• Thông tin chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông;

• Thông tin người đại diện theo pháp luật;

• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu có;

• Giấy phép chuyên ngành;

• Danh sách chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh;

• Thông tin cơ quan thuế quản lý;

• Tình trạng hóa đơn điện tử;

• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục.

GPA sẽ kiểm tra địa chỉ dự kiến trước khi soạn hồ sơ nhằm hạn chế rủi ro địa chỉ không phù hợp.

Thành phần hồ sơ thay đổi địa chỉ

Một bộ hồ sơ thông thường có thể bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;

• Nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi địa chỉ;

• Biên bản họp nếu thuộc trường hợp phải tổ chức họp;

• Điều lệ sửa đổi hoặc phụ lục điều lệ;

• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ;

• Tài liệu liên quan đến thủ tục thuế nếu việc chuyển địa chỉ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý;

• Các tài liệu khác theo loại hình và tình trạng của doanh nghiệp.

Theo thủ tục được công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, hồ sơ thay đổi địa chỉ có nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu đối với công ty TNHH một thành viên; Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; hoặc Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần.

Người có thẩm quyền ký hồ sơ được xác định theo loại hình doanh nghiệp, điều lệ và nội dung thay đổi thực tế.

Quy trình thực hiện tại GPA

Bước 1: Kiểm tra địa chỉ dự kiến

GPA kiểm tra:

• Đơn vị hành chính của địa chỉ;

• Công năng của địa điểm;

• Loại nhà hoặc tòa nhà;

• Quyền cho thuê hoặc sử dụng;

• Ngành nghề doanh nghiệp đang hoạt động;

• Điều kiện về thuế;

• Giấy phép chuyên ngành;

• Việc chuyển sang tỉnh hoặc thành phố khác.

Bước 2: Kiểm tra nghĩa vụ thuế

Nếu thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, GPA kiểm tra:

• Tình trạng mã số thuế;

• Tờ khai thuế còn thiếu;

• Nghĩa vụ thuế chưa hoàn thành;

• Tình trạng hóa đơn điện tử;

• Hồ sơ chuyển địa điểm;

• Thông báo của cơ quan thuế;

• Dữ liệu đăng ký thuế cần cập nhật.

Doanh nghiệp phải phối hợp hoàn thành các nghĩa vụ thuế theo yêu cầu trước khi hoặc trong quá trình chuyển trụ sở.

Bước 3: Soạn hồ sơ nội bộ và hồ sơ đăng ký

GPA soạn:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi;

• Nghị quyết hoặc quyết định;

• Biên bản họp;

• Điều lệ hoặc phụ lục điều lệ;

• Văn bản ủy quyền;

• Hồ sơ thuế liên quan;

• Hồ sơ điều chỉnh đầu tư nếu thuộc phạm vi dịch vụ.

Bước 4: Ký và nộp hồ sơ

Người có thẩm quyền ký hồ sơ. Hồ sơ được nộp đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh tại nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới bằng phương thức được pháp luật cho phép.

Bước 5: Theo dõi và bổ sung hồ sơ

GPA theo dõi trạng thái xử lý, thông báo yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung và phối hợp với doanh nghiệp hoàn thiện.

Bước 6: Nhận và bàn giao kết quả

Kết quả thường bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận địa chỉ mới;

• Thông báo hoặc giấy xác nhận liên quan;

• Hồ sơ nội bộ sau thay đổi;

• Danh sách công việc cần cập nhật tiếp theo.

Thời hạn đăng ký thay đổi

Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Thời gian giải quyết hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thông thường là 03