Dịch vụ khai thuế ban đầu

“Khai thuế ban đầu” là tên gọi thực tế của nhóm công việc doanh nghiệp cần thực hiện sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để thiết lập việc kê khai, sử dụng hóa đơn, tổ chức kế toán và thực hiện nghĩa vụ thuế.

Pháp luật không quy định một bộ “hồ sơ khai thuế ban đầu” giống nhau cho mọi doanh nghiệp và mọi cơ quan thuế. Nội dung cần thực hiện phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, ngành nghề, phương pháp tính thuế, hoạt động phát sinh và thông tin đã được liên thông từ cơ quan đăng ký kinh doanh.

GPA hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra tình trạng đăng ký thuế, xác định nghĩa vụ ban đầu và thực hiện các thủ tục điện tử cần thiết trước khi phát sinh hoạt động kinh doanh.

Đối tượng phù hợp với dịch vụ

Dịch vụ phù hợp với:

Công ty trách nhiệm hữu hạn mới thành lập;
Công ty cổ phần mới thành lập;
Doanh nghiệp tư nhân;
Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài;
Chi nhánh mới thành lập;
Địa điểm kinh doanh mới thành lập;
Doanh nghiệp chuyển cơ quan thuế quản lý;
Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế;
Doanh nghiệp đã thành lập nhưng chưa hoàn thiện tài khoản thuế điện tử;
Doanh nghiệp chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;
Doanh nghiệp cần kiểm tra lại nghĩa vụ thuế trước khi hoạt động.

Công việc khai thuế ban đầu gồm những gì?

Tùy hồ sơ thực tế, GPA có thể hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các công việc sau:

1. Kiểm tra thông tin đăng ký thuế

GPA kiểm tra:

Tên doanh nghiệp;
Mã số doanh nghiệp, mã số thuế;
Địa chỉ trụ sở;
Người đại diện theo pháp luật;
Cơ quan thuế quản lý;
Trạng thái hoạt động của mã số thuế;
Ngành nghề kinh doanh;
Thông tin chi nhánh và đơn vị phụ thuộc;
Kỳ khai thuế;
Nghĩa vụ khai thuế được cơ quan thuế ghi nhận;
Thông tin liên hệ của người nộp thuế.

Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế của doanh nghiệp, trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng.

Nếu thông tin đăng ký doanh nghiệp và dữ liệu cơ quan thuế chưa thống nhất, GPA hỗ trợ xác định nội dung cần điều chỉnh hoặc bổ sung.

2. Đăng ký giao dịch thuế điện tử

Doanh nghiệp cần thiết lập tài khoản để thực hiện các thủ tục thuế trực tuyến, chẳng hạn:

Nộp tờ khai thuế;
Nộp hồ sơ đăng ký thuế;
Nhận thông báo của cơ quan thuế;
Tra cứu nghĩa vụ thuế;
Nộp hồ sơ hoàn thuế;
Nộp hồ sơ quyết toán;
Gửi văn bản giải trình;
Thực hiện các thủ tục điện tử khác.

GPA hỗ trợ kiểm tra tài khoản, thông tin thư điện tử, số điện thoại và quyền truy cập hệ thống thuế điện tử.

3. Thiết lập chữ ký số

Chữ ký số được sử dụng để ký hồ sơ thuế, hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và các giao dịch trực tuyến khác.

GPA có thể hỗ trợ doanh nghiệp:

Xác định nhu cầu sử dụng chữ ký số;
Hướng dẫn lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp;
Kiểm tra thời hạn chứng thư chữ ký số;
Cập nhật chữ ký số trên hệ thống thuế;
Kiểm tra khả năng ký và gửi hồ sơ điện tử;
Hướng dẫn quản lý thiết bị hoặc tài khoản ký số.

Việc cung cấp chứng thư chữ ký số phải được thực hiện bởi tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy đáp ứng điều kiện pháp luật.

4. Đăng ký nộp thuế điện tử

GPA hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký và kiểm tra dịch vụ nộp thuế điện tử với ngân hàng, bao gồm:

Đăng ký tài khoản ngân hàng dùng để nộp thuế;
Kiểm tra thông tin tài khoản;
Đăng ký dịch vụ nộp thuế điện tử;
Kiểm tra kết nối giữa ngân hàng và hệ thống thuế;
Hướng dẫn lập giấy nộp tiền điện tử;
Kiểm tra thông báo xác nhận giao dịch.

Doanh nghiệp phải tự kiểm soát tài khoản ngân hàng, mã xác thực và quyền phê duyệt giao dịch thanh toán.

5. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp phải xác định loại hóa đơn và thực hiện đăng ký theo quy định.

GPA hỗ trợ:

Xác định loại hóa đơn phù hợp;
Xác định hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế;
Xác định trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền;
Kiểm tra thông tin người bán;
Lập hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;
Theo dõi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận của cơ quan thuế;
Thiết lập mẫu hiển thị hóa đơn;
Kiểm tra ký số và truyền nhận dữ liệu;
Hướng dẫn lập hóa đơn thử trước khi sử dụng chính thức.

Doanh nghiệp chỉ được sử dụng hóa đơn sau khi đáp ứng điều kiện và nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế theo trường hợp áp dụng.

Kể từ ngày 01/07/2026, việc quản lý hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử được thực hiện theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.

6. Xác định phương pháp và kỳ khai thuế

GPA hỗ trợ doanh nghiệp xác định nghĩa vụ dựa trên:

Phương pháp tính thuế GTGT;
Kỳ khai thuế theo tháng hoặc quý;
Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp;
Nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;
Thuế nhà thầu nếu có;
Thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có;
Thuế tài nguyên nếu có;
Thuế bảo vệ môi trường nếu có;
Nghĩa vụ của chi nhánh, đơn vị phụ thuộc;
Các sắc thuế chuyên ngành khác.

Không phải doanh nghiệp mới thành lập đều phải nộp ngay tất cả các loại tờ khai. Hồ sơ và thời hạn phải được xác định theo sắc thuế, kỳ khai, hoạt động phát sinh và quy định quản lý thuế tại thời điểm thực hiện.

7. Thiết lập chế độ kế toán

GPA hỗ trợ doanh nghiệp xác định ban đầu:

Chế độ kế toán áp dụng;
Năm tài chính;
Đơn vị tiền tệ kế toán;
Hình thức ghi sổ;
Hệ thống tài khoản;
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho;
Phương pháp tính giá xuất kho;
Phương pháp khấu hao tài sản cố định;
Cách quản lý hóa đơn, chứng từ;
Quy trình thu, chi và phê duyệt;
Hình thức lưu trữ dữ liệu kế toán.

Từ năm 2026, doanh nghiệp thuộc đối tượng áp dụng cần lưu ý Thông tư 99/2025/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp. Doanh nghiệp nhỏ và vừa hoặc doanh nghiệp siêu nhỏ có thể áp dụng chế độ kế toán tương ứng nếu đáp ứng điều kiện.

8. Đăng ký thuế cho người lao động

Khi doanh nghiệp có người lao động và phát sinh nghĩa vụ khấu trừ thuế, GPA có thể hỗ trợ:

Kiểm tra mã số thuế của người lao động;
Đăng ký thuế cho cá nhân chưa có mã số thuế;
Cập nhật thông tin định danh;
Đăng ký người phụ thuộc;
Hướng dẫn hồ sơ giảm trừ gia cảnh;
Thiết lập dữ liệu phục vụ khai thuế thu nhập cá nhân;
Hướng dẫn lập chứng từ khấu trừ thuế điện tử.

9. Kiểm tra hồ sơ góp vốn và tài khoản ngân hàng

GPA hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra:

Thời hạn góp vốn;
Hình thức góp vốn;
Chứng từ góp vốn;
Việc góp vốn bằng tài sản;
Tài khoản thanh toán của doanh nghiệp;
Giao dịch thu, chi qua ngân hàng;
Hạn chế thanh toán tiền mặt trong giao dịch góp vốn;
Hồ sơ liên quan đến nhà đầu tư nước ngoài nếu có.

Đây không phải toàn bộ là thủ tục thuế nhưng có ảnh hưởng trực tiếp đến chứng từ kế toán, tính hợp lệ của giao dịch và hồ sơ thuế sau này.

Lệ phí môn bài từ năm 2026

Từ ngày 01/01/2026, chấm dứt việc thu và nộp lệ phí môn bài theo Nghị quyết số 198/2025/QH15.

Do đó, nội dung dịch vụ khai thuế ban đầu năm 2026 không bao gồm việc kê khai hoặc nộp lệ phí môn bài như quy trình áp dụng trong các năm trước.

Doanh nghiệp cần thận trọng với các bài hướng dẫn cũ vẫn yêu cầu nộp tờ khai lệ phí môn bài hoặc tiền lệ phí môn bài sau khi thành lập.

Trường hợp doanh nghiệp có nghĩa vụ hoặc khoản nợ phát sinh thuộc giai đoạn trước năm 2026, cần kiểm tra riêng trên hệ thống quản lý thuế.

Hồ sơ doanh nghiệp cần cung cấp

Tùy phạm vi công việc, hồ sơ thường gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
Điều lệ công ty;
Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu có;
Căn cước hoặc hộ chiếu của người đại diện;
Thông tin người phụ trách kế toán;
Thông tin thư điện tử và số điện thoại;
Thông tin tài khoản ngân hàng;
Chữ ký số hoặc thông tin đăng ký chữ ký số;
Hợp đồng thuê, mượn địa điểm nếu cần kiểm tra;
Thông tin phần mềm hóa đơn điện tử;
Danh sách người lao động;
Hồ sơ góp vốn;
Giấy ủy quyền cho GPA nếu phát sinh thủ tục đại diện;
Hồ sơ chuyên ngành tùy hoạt động của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp không nên gửi mật khẩu tài khoản ngân hàng, mã OTP hoặc quyền phê duyệt giao dịch thanh toán cho đơn vị dịch vụ.

Quy trình thực hiện tại GPA

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ

GPA tiếp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông tin hoạt động dự kiến.

Bước 2: Kiểm tra trạng thái thuế

GPA kiểm tra mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, tài khoản điện tử và các nghĩa vụ đã được hệ thống ghi nhận.

Bước 3: Xác định thủ tục cần thực hiện

Danh mục công việc được xác định theo loại hình, ngành nghề, phương pháp tính thuế và nhu cầu sử dụng hóa đơn.

Bước 4: Thiết lập công cụ điện tử

GPA hỗ trợ cài đặt hoặc đăng ký chữ ký số, tài khoản thuế điện tử, nộp thuế điện tử và hóa đơn điện tử theo phạm vi hợp đồng.

Bước 5: Hoàn thiện thông tin kế toán – thuế

Doanh nghiệp được hướng dẫn lựa chọn chế độ kế toán, kỳ khai, phương thức lưu trữ chứng từ và quy trình hóa đơn ban đầu.

Bước 6: Kiểm tra kết quả và bàn giao

GPA kiểm tra thông báo tiếp nhận, tình trạng đăng ký và bàn giao hồ sơ, tài khoản hoặc hướng dẫn sử dụng thuộc phạm vi dịch vụ.

Thời gian thực hiện

Thời gian hoàn thành phụ thuộc vào:

Tình trạng mã số thuế;
Việc cấp chữ ký số;
Việc xác nhận của ngân hàng;
Phản hồi của hệ thống thuế;
Thông báo chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử;
Ngành nghề có điều kiện;
Mức độ đầy đủ của hồ sơ.

GPA không cam kết thời gian xử lý của cơ quan thuế, ngân hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ điện tử.

Lưu ý quan trọng

Khai thuế ban đầu không phải là thủ tục xin “giấy phép thuế” riêng;
Không có một bộ hồ sơ giống nhau áp dụng cho mọi doanh nghiệp;
Từ năm 2026 không còn thu, nộp lệ phí môn bài;
Doanh nghiệp chỉ lập hóa đơn cho giao dịch phát sinh thực tế;
Không mua bán hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp;
Không giao mã OTP, mật khẩu ngân hàng cho bên cung cấp dịch vụ;
Doanh nghiệp phải bảo quản chữ ký số và kiểm soát người được quyền ký;
Việc thuê dịch vụ không loại trừ trách nhiệm của doanh nghiệp và người đại diện theo pháp luật;
Các tờ khai tiếp theo phải được nộp đúng kỳ và đúng thời hạn;
Ngành nghề kinh doanh có điều kiện có thể phải hoàn thành giấy phép chuyên ngành trước khi hoạt động;
Doanh nghiệp cần treo tên tại trụ sở và bảo đảm có quyền sử dụng địa chỉ đăng ký;
GPA chỉ thực hiện hồ sơ trên cơ sở thông tin và giao dịch hợp pháp do doanh nghiệp cung cấp.

Kết quả bàn giao

Tùy phạm vi hợp đồng, kết quả có thể gồm:

Báo cáo kiểm tra tình trạng đăng ký thuế;
Thông tin tài khoản thuế điện tử;
Kết quả cập nhật chữ ký số;
Kết quả đăng ký nộp thuế điện tử;
Thông báo chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử;
Thông tin chế độ kế toán và kỳ khai thuế;
Hồ sơ đăng ký thuế cho người lao động;
Danh mục nghĩa vụ thuế cần thực hiện;
Hướng dẫn lập hóa đơn và lưu trữ chứng từ;
Hồ sơ điện tử đã nộp và thông báo phản hồi.

Khai thuế ban đầu