Dịch vụ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là chứng từ quan trọng để ghi nhận hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và thực hiện nghĩa vụ về thuế. Việc đăng ký, lập và truyền dữ liệu hóa đơn không đúng quy định có thể dẫn đến hóa đơn không hợp lệ, sai lệch hồ sơ khai thuế hoặc phát sinh trách nhiệm xử lý vi phạm.

GPA cung cấp dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đăng ký, triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật đang áp dụng.

Phạm vi dịch vụ của GPA

Tùy theo nhu cầu và mô hình hoạt động, GPA hỗ trợ khách hàng thực hiện các công việc sau:

• Kiểm tra điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;

• Xác định loại hóa đơn phù hợp với phương pháp tính thuế và hoạt động kinh doanh;

• Hỗ trợ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế;

• Hỗ trợ thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;

• Tư vấn lựa chọn hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế;

• Tư vấn trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền;

• Hỗ trợ kết nối với đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử;

• Thiết lập thông tin người bán và mẫu hiển thị hóa đơn;

• Hỗ trợ tích hợp chữ ký số để ký hóa đơn;

• Hướng dẫn lập, ký và gửi hóa đơn cho người mua;

• Hướng dẫn truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế;

• Rà soát thời điểm lập hóa đơn theo từng hoạt động;

• Hỗ trợ xử lý hóa đơn lập sai;

• Hỗ trợ lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế khi thuộc trường hợp áp dụng;

• Hỗ trợ giải trình khi dữ liệu hóa đơn có sai lệch;

• Đối chiếu dữ liệu hóa đơn với doanh thu và hồ sơ khai thuế;

• Hỗ trợ tra cứu, tải về và lưu trữ hóa đơn điện tử;

• Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phục vụ việc lưu trữ hoặc đối chiếu khi cần thiết;

• Hỗ trợ chuyển đổi nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử;

• Hỗ trợ xử lý sự cố liên quan đến chữ ký số, tài khoản hoặc việc truyền nhận dữ liệu.

Phạm vi công việc cụ thể được xác định theo loại hình hoạt động, phương pháp khai thuế, số lượng hóa đơn và hệ thống quản lý đang sử dụng của khách hàng.

Đối tượng cần sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định hiện hành, việc sử dụng hóa đơn điện tử được áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thuộc diện phải lập hóa đơn, bao gồm:

• Doanh nghiệp;

• Tổ chức kinh tế;

• Tổ chức khác có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

• Hộ kinh doanh;

• Cá nhân kinh doanh;

• Các tổ chức, cá nhân khác thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

Không phải mọi đối tượng đều sử dụng cùng một loại hóa đơn hoặc cùng một phương thức truyền dữ liệu. GPA sẽ căn cứ vào phương pháp tính thuế, ngành nghề, quy mô, doanh thu và phương thức bán hàng để xác định loại hóa đơn phù hợp.

Các loại hóa đơn điện tử thường gặp

Hóa đơn giá trị gia tăng

Áp dụng đối với tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ và các trường hợp khác theo quy định.

Hóa đơn bán hàng

Áp dụng đối với tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh khai thuế theo phương pháp trực tiếp và các trường hợp pháp luật quy định.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua, trừ trường hợp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có cơ chế truyền dữ liệu theo quy định riêng.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Được áp dụng đối với người nộp thuế đáp ứng điều kiện và thuộc trường hợp được sử dụng theo quy định.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Được lập từ hệ thống tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Loại hóa đơn này thường liên quan đến các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo đối tượng và điều kiện do pháp luật quy định.

GPA sẽ kiểm tra mô hình kinh doanh thực tế trước khi tư vấn khách hàng đăng ký loại hóa đơn cụ thể.

Hồ sơ và thông tin cần cung cấp

Tùy trường hợp, khách hàng cần cung cấp:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh hoặc tài liệu pháp lý tương đương;

• Mã số thuế;

• Thông tin người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện hộ kinh doanh;

• Căn cước công dân hoặc thông tin định danh của người đại diện;

• Địa chỉ trụ sở và địa điểm kinh doanh;

• Thông tin cơ quan thuế quản lý trực tiếp;

• Ngành nghề và phương thức hoạt động;

• Phương pháp tính thuế;

• Thông tin chữ ký số;

• Email và số điện thoại đăng ký;

• Logo, tên thương mại và thông tin cần hiển thị trên mẫu hóa đơn;

• Tài khoản hoặc thông tin của phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, máy tính tiền nếu cần tích hợp;

• Dữ liệu hóa đơn cũ trong trường hợp chuyển đổi nhà cung cấp;

• Hồ sơ, chứng từ liên quan đến hóa đơn cần điều chỉnh hoặc thay thế.

GPA sẽ gửi danh mục hồ sơ cụ thể sau khi kiểm tra tình trạng đăng ký thuế và nhu cầu sử dụng thực tế.

Quy trình thực hiện dịch vụ

Bước 1: Kiểm tra thông tin thuế

GPA kiểm tra mã số thuế, trạng thái hoạt động, phương pháp tính thuế, ngành nghề và nhu cầu xuất hóa đơn của khách hàng.

Bước 2: Xác định loại hóa đơn phù hợp

Căn cứ vào hồ sơ thực tế, GPA tư vấn khách hàng lựa chọn:

• Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng;

• Hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế;

• Hóa đơn điện tử thông thường hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền;

• Phương thức kết nối và truyền dữ liệu hóa đơn.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

GPA hỗ trợ lập hồ sơ đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo biểu mẫu đang được cơ quan thuế áp dụng.

Thông tin đăng ký phải thống nhất với dữ liệu đăng ký thuế, thông tin định danh của người đại diện và chữ ký số của người nộp thuế.

Bước 4: Gửi hồ sơ đến cơ quan thuế

Hồ sơ được gửi bằng phương thức điện tử thông qua hệ thống được pháp luật cho phép. Cơ quan thuế thực hiện kiểm tra và gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký.

Nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc dữ liệu chưa thống nhất, GPA sẽ thông báo và phối hợp cùng khách hàng xử lý.

Bước 5: Thiết lập hệ thống hóa đơn

Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận, GPA hỗ trợ:

• Thiết lập thông tin người bán;

• Cài đặt hoặc kết nối chữ ký số;

• Thiết lập ký hiệu và loại hóa đơn theo hệ thống;

• Tùy chỉnh mẫu hiển thị trong phạm vi cho phép;

• Phân quyền người lập và người ký hóa đơn;

• Kết nối phần mềm bán hàng hoặc máy tính tiền nếu thuộc phạm vi dịch vụ;

• Hướng dẫn lập hóa đơn thử và kiểm tra dữ liệu.

Bước 6: Hướng dẫn sử dụng và bàn giao

GPA hướng dẫn khách hàng lập, ký, gửi, tra cứu, tải xuống và lưu trữ hóa đơn. Khách hàng cũng được hướng dẫn quy trình xử lý khi hóa đơn đã lập có sai sót.

Nguyên tắc về thời điểm lập hóa đơn

Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo thời điểm được pháp luật quy định, không phụ thuộc hoàn toàn vào việc người mua đã thanh toán hay chưa, trừ những trường hợp có quy định riêng.

Thời điểm lập hóa đơn có thể khác nhau tùy theo:

• Hoạt động bán hàng hóa;

• Hoạt động cung cấp dịch vụ;

• Xây dựng, lắp đặt;

• Kinh doanh bất động sản;

• Cung cấp điện, nước, viễn thông;

• Vận tải, logistics;

• Thương mại điện tử;

• Các hoạt động đặc thù khác.

Doanh nghiệp không nên tự áp dụng một thời điểm xuất hóa đơn chung cho mọi giao dịch. GPA sẽ hỗ trợ kiểm tra theo loại hàng hóa, dịch vụ và điều kiện giao dịch thực tế.

Nội dung trên hóa đơn điện tử

Tùy loại hóa đơn và trường hợp áp dụng, hóa đơn điện tử có thể phải thể hiện:

• Tên hóa đơn;

• Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn;

• Số hóa đơn;

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán;

• Thông tin người mua theo trường hợp bắt buộc;

• Tên hàng hóa hoặc dịch vụ;

• Đơn vị tính, số lượng và đơn giá;

• Thành tiền chưa có thuế;

• Thuế suất và tiền thuế;

• Tổng số tiền thanh toán;

• Thời điểm lập hóa đơn;

• Chữ ký số của người bán khi thuộc trường hợp bắt buộc;

• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã;

• Các nội dung khác theo từng loại hóa đơn.

Một số trường hợp được phép không thể hiện đầy đủ một số chỉ tiêu. Việc áp dụng ngoại lệ phải căn cứ vào đúng loại hóa đơn và giao dịch thực tế.

Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Khi phát hiện hóa đơn có sai sót, doanh nghiệp không nên tự ý xóa dữ liệu, sửa nội dung trực tiếp trên hóa đơn đã phát hành hoặc lập lại hóa đơn mà chưa xác định phương án xử lý phù hợp.

Tùy thời điểm phát hiện và nội dung sai sót, phương án xử lý có thể bao gồm:

• Thông báo sai sót theo quy định;

• Lập hóa đơn điều chỉnh;

• Lập hóa đơn thay thế;

• Gửi lại dữ liệu hóa đơn;

• Thực hiện giải trình với cơ quan thuế;

• Điều chỉnh hồ sơ khai thuế nếu sai sót ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.

Hồ sơ xử lý cần xác định rõ hóa đơn gốc, nội dung sai, lý do xử lý và mối liên hệ giữa hóa đơn mới với hóa đơn đã lập trước đó.

GPA kiểm tra từng trường hợp cụ thể trước khi hướng dẫn khách hàng thực hiện.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần bảo đảm hệ thống bán hàng có khả năng:

• Lập hóa đơn tại thời điểm bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ;

• Ghi nhận đầy đủ thông tin giao dịch;

• Kết nối và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế;

• Tra cứu và lưu trữ dữ liệu hóa đơn;

• Kiểm soát việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn;

• Đáp ứng yêu cầu kỹ thuật theo quy định.

GPA hỗ trợ rà soát đối tượng áp dụng và phối hợp triển khai giải pháp phù hợp với mô hình kinh doanh của khách hàng.

Trách nhiệm của khách hàng

Khách hàng có trách nhiệm:

• Cung cấp thông tin và tài liệu chính xác;

• Bảo đảm giao dịch được ghi nhận đúng thực tế;

• Lập hóa đơn đúng thời điểm;

• Kiểm tra nội dung trước khi ký phát hành;

• Bảo quản chữ ký số và thông tin đăng nhập;

• Truyền dữ liệu hóa đơn theo quy định;

• Lưu trữ hóa đơn và dữ liệu liên quan;

• Phối hợp giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu;

• Thanh toán chi phí sử dụng phần mềm, chữ ký số hoặc hạ tầng kỹ thuật theo hợp đồng với nhà cung cấp.

GPA không thực hiện việc lập hóa đơn cho giao dịch không có thật, thay đổi doanh thu trái thực tế hoặc sử dụng hóa đơn nhằm hợp thức hóa chi phí.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của GPA

• Xác định đúng loại hóa đơn cần đăng ký;

• Hạn chế sai thông tin đăng ký với cơ quan thuế;

• Đồng bộ hóa đơn với hồ sơ kế toán và kê khai thuế;

• Hỗ trợ xử lý hóa đơn sai sót đúng phương án;

• Hạn chế rủi ro lập hóa đơn không đúng thời điểm;

• Hỗ trợ trong quá trình chuyển đổi phần mềm;

• Có thể kết hợp với dịch vụ kế toán, kê khai thuế, chữ ký số và tư vấn pháp lý doanh nghiệp của GPA.

Lưu ý về phạm vi dịch vụ

GPA là đơn vị hỗ trợ tư vấn, chuẩn bị hồ sơ, thiết lập hệ thống và hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử theo thỏa thuận với khách hàng.

GPA không phải là cơ quan thuế và không có thẩm quyền quyết định việc chấp nhận đăng ký, cấp mã hóa đơn, xác định nghĩa vụ thuế hoặc xử lý vi phạm.

Việc đăng ký được chấp nhận hay không phụ thuộc vào tình trạng mã số thuế, thông tin định danh, hồ sơ đăng ký, điều kiện sử dụng và kết quả kiểm tra của cơ quan thuế.

Nếu dịch vụ có sử dụng phần mềm của một nhà cung cấp hóa đơn điện tử, quyền sử dụng phần mềm, số lượng hóa đơn, thời hạn gói dịch vụ và hỗ trợ kỹ thuật được thực hiện theo chính sách hoặc hợp đồng của nhà cung cấp đó.

Căn cứ pháp lý và nguồn chính thức

• Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

• Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

• Thông tư số 91/2026/TT-BTC quy định một số điều về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

• Chuyên trang thông tin hóa đơn điện tử của Cục Thuế.

• Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế.