Nội dung dịch vụ

Giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế

DỊCH VỤ KẾ TOÁN – QUẢN TRỊ

Dịch vụ kế toán nội bộ trọn gói

Kế toán nội bộ là hoạt động ghi nhận, kiểm soát và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để phục vụ công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp.

Khác với kế toán thuế chủ yếu tập trung vào hóa đơn, tờ khai và nghĩa vụ với cơ quan thuế, kế toán nội bộ theo dõi chi tiết hoạt động hằng ngày như tiền mặt, ngân hàng, công nợ, hàng tồn kho, doanh thu, chi phí, tiền lương, tài sản và dòng tiền.

GPA cung cấp dịch vụ kế toán nội bộ trọn gói theo nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp, giúp chủ doanh nghiệp có dữ liệu kịp thời để quản lý hoạt động và đưa ra quyết định.

Nội dung chính

Đối tượng phù hợp với dịch vụ
Phạm vi dịch vụ kế toán nội bộ trọn gói
Báo cáo quản trị doanh nghiệp có thể nhận
Xây dựng quy trình kế toán nội bộ
Phân quyền và kiểm soát nội bộ
Kế toán nội bộ và kế toán thuế
Dịch vụ có bao gồm khai thuế không?
Có thay thế kế toán trưởng không?
Hồ sơ doanh nghiệp cần cung cấp
Quy trình thực hiện tại GPA
Phương thức phối hợp
Trách nhiệm của GPA
Trách nhiệm của doanh nghiệp
Điều kiện cung cấp dịch vụ kế toán
Những công việc không mặc nhiên bao gồm
Lưu ý quan trọng
Căn cứ pháp lý

1. Đối tượng phù hợp với dịch vụ

Dịch vụ phù hợp với:

Doanh nghiệp mới thành lập;
Doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán;
Doanh nghiệp nhỏ và vừa;
Doanh nghiệp thương mại;
Doanh nghiệp dịch vụ;
Doanh nghiệp sản xuất;
Doanh nghiệp xây dựng;
Doanh nghiệp kinh doanh trực tuyến;
Doanh nghiệp có nhiều kênh bán hàng;
Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh;
Doanh nghiệp cần kiểm soát công nợ và hàng tồn kho;
Doanh nghiệp cần báo cáo quản trị định kỳ;
Doanh nghiệp muốn thuê ngoài toàn bộ hoặc một phần phòng kế toán;
Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình trước khi mở rộng hoạt động.

2. Phạm vi dịch vụ kế toán nội bộ trọn gói

Phạm vi thực tế được xác định theo hợp đồng, quy mô, ngành nghề, số lượng chứng từ và hệ thống quản lý của doanh nghiệp.

2.1. Tiếp nhận và kiểm soát chứng từ

GPA hỗ trợ tiếp nhận, phân loại và kiểm tra:

Đề nghị thanh toán;
Đề nghị tạm ứng và hồ sơ hoàn ứng;
Phiếu thu, phiếu chi;
Ủy nhiệm chi và sao kê ngân hàng;
Hóa đơn điện tử;
Hợp đồng mua bán và đơn đặt hàng;
Phiếu giao hàng;
Biên bản nghiệm thu, thanh lý;
Phiếu nhập kho, xuất kho;
Hồ sơ tài sản;
Hồ sơ tiền lương;
Hồ sơ vay;
Chứng từ góp vốn;
Hồ sơ khác liên quan đến nghiệp vụ phát sinh.

GPA có thể xây dựng danh mục chứng từ bắt buộc cho từng loại giao dịch để doanh nghiệp kiểm soát trước khi phê duyệt thanh toán.

2.2. Kế toán tiền mặt

Công việc có thể bao gồm:

Lập phiếu thu, phiếu chi;
Ghi sổ quỹ tiền mặt;
Theo dõi người nộp và người nhận tiền;
Theo dõi nội dung thu, chi;
Kiểm tra hạn mức tiền mặt;
Đối chiếu số dư quỹ;
Lập biên bản kiểm kê quỹ;
Tổng hợp khoản thu, chi chưa đủ chứng từ;
Cảnh báo chênh lệch giữa sổ và tiền thực tế.

Người giữ quỹ, người phê duyệt và người thực hiện kế toán nên được phân công phù hợp để hạn chế rủi ro gian lận.

2.3. Kế toán ngân hàng

GPA hỗ trợ:

Theo dõi tài khoản ngân hàng;
Ghi nhận giao dịch thu, chi;
Đối chiếu sao kê;
Theo dõi phí ngân hàng;
Theo dõi tiền chuyển chưa nhận;
Theo dõi khoản thu chưa xác định;
Phân loại khoản thanh toán;
Đối chiếu số dư cuối kỳ;
Tổng hợp dòng tiền vào, ra.

Bảo mật ngân hàng: GPA không nhận giữ mật khẩu ngân hàng, mã OTP hoặc quyền phê duyệt giao dịch nếu không có cơ chế ủy quyền hợp pháp và biện pháp kiểm soát riêng.

2.4. Kế toán bán hàng và doanh thu

GPA hỗ trợ:

Tiếp nhận đơn hàng;
Đối chiếu đơn hàng với hợp đồng;
Theo dõi giao hàng;
Kiểm tra điều kiện ghi nhận doanh thu;
Theo dõi hóa đơn đầu ra;
Theo dõi doanh thu theo khách hàng;
Theo dõi doanh thu theo sản phẩm;
Theo dõi doanh thu theo chi nhánh;
Theo dõi doanh thu theo nhân viên bán hàng;
Theo dõi khoản giảm giá;
Theo dõi hàng bán trả lại;
Đối chiếu doanh thu với tiền thu;
Lập báo cáo bán hàng.

Doanh thu kế toán phải được ghi nhận theo bản chất giao dịch và chính sách kế toán, không chỉ dựa vào thời điểm thu tiền.

2.5. Kế toán mua hàng và chi phí

Công việc có thể bao gồm:

Theo dõi đề nghị mua hàng;
Đối chiếu báo giá;
Theo dõi đơn đặt hàng;
Kiểm tra chứng từ nhận hàng;
Theo dõi hóa đơn mua vào;
Phân loại chi phí;
Theo dõi chi phí theo phòng ban;
Theo dõi chi phí theo dự án;
Theo dõi chi phí theo hợp đồng;
Kiểm tra hồ sơ thanh toán;
Theo dõi khoản phải trả;
Lập báo cáo mua hàng và chi phí.

Việc ghi nhận chi phí nội bộ không đồng nghĩa khoản chi đó chắc chắn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế.

2.6. Kế toán công nợ phải thu

GPA hỗ trợ:

Mở mã khách hàng;
Theo dõi công nợ theo hóa đơn;
Theo dõi hạn thanh toán;
Theo dõi tiền đặt cọc và tiền ứng trước;
Phân bổ tiền khách hàng thanh toán;
Lập bảng tuổi nợ;
Cảnh báo nợ đến hạn và quá hạn;
Chuẩn bị biên bản đối chiếu công nợ;
Tổng hợp khoản nợ có rủi ro;
Lập báo cáo thu hồi công nợ.

Quyết định gia hạn, miễn giảm hoặc xử lý công nợ thuộc thẩm quyền của doanh nghiệp.

2.7. Kế toán công nợ phải trả

GPA hỗ trợ:

Mở mã nhà cung cấp;
Theo dõi công nợ theo hợp đồng và hóa đơn;
Theo dõi hạn thanh toán;
Theo dõi khoản ứng trước;
Kiểm tra hồ sơ đề nghị thanh toán;
Lập lịch thanh toán;
Chuẩn bị biên bản đối chiếu;
Phân loại nợ đến hạn và quá hạn;
Lập báo cáo công nợ nhà cung cấp.

GPA chỉ lập đề xuất hoặc hồ sơ thanh toán; việc phê duyệt và thực hiện thanh toán thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp.

2.8. Kế toán kho

Đối với doanh nghiệp có hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc thành phẩm, GPA có thể hỗ trợ:

Mở mã hàng hóa;
Theo dõi nhập kho, xuất kho và chuyển kho;
Theo dõi hàng gửi bán;
Theo dõi hàng bán trả lại;
Theo dõi hàng hư hỏng;
Theo dõi hàng khuyến mại;
Tính giá xuất kho;
Đối chiếu tồn kho;
Hỗ trợ kiểm kê;
Tổng hợp chênh lệch;
Lập báo cáo nhập – xuất – tồn;
Cảnh báo hàng chậm luân chuyển.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về số lượng hàng hóa thực tế, việc bảo quản hàng và kết quả kiểm kê tại kho.

2.9. Kế toán tài sản cố định

GPA hỗ trợ:

Tiếp nhận hồ sơ mua tài sản;
Phân loại và ghi tăng tài sản;
Mở thẻ tài sản;
Theo dõi bộ phận sử dụng;
Xác định nguyên giá;
Theo dõi thời gian sử dụng;
Tính khấu hao;
Theo dõi sửa chữa, nâng cấp;
Điều chuyển tài sản;
Ghi giảm hoặc thanh lý;
Hỗ trợ kiểm kê tài sản;
Lập báo cáo tài sản cố định.

Việc xác định thời gian khấu hao phải phù hợp với quy định và tình trạng sử dụng thực tế.

2.10. Kế toán công cụ dụng cụ và chi phí trả trước

GPA hỗ trợ:

Phân loại công cụ dụng cụ;
Theo dõi nhập, xuất và sử dụng;
Xác định thời gian phân bổ;
Lập bảng phân bổ;
Theo dõi chi phí trả trước;
Phân bổ theo bộ phận hoặc dự án;
Theo dõi số còn lại;
Xử lý khi công cụ bị mất, hỏng hoặc ngừng sử dụng.

2.11. Kế toán tiền lương

Theo dữ liệu được doanh nghiệp phê duyệt, GPA có thể hỗ trợ:

Tiếp nhận bảng chấm công;
Tổng hợp ngày công;
Tính lương, phụ cấp và thưởng;
Tính tiền làm thêm giờ;
Tính các khoản khấu trừ;
Theo dõi tạm ứng lương;
Lập bảng thanh toán lương;
Lập bảng chuyển khoản;
Theo dõi thuế thu nhập cá nhân;
Theo dõi các khoản bảo hiểm;
Hạch toán chi phí lương;
Lập báo cáo chi phí nhân sự.

GPA không tự quyết định mức lương, thưởng, phụ cấp hoặc hình thức xử lý người lao động. Các nội dung này phải được doanh nghiệp phê duyệt và phù hợp với hồ sơ lao động.

2.12. Kế toán giá thành

Đối với doanh nghiệp sản xuất, xây dựng hoặc cung cấp dịch vụ theo dự án, GPA có thể hỗ trợ:

Xác định đối tượng tập hợp chi phí;
Theo dõi nguyên vật liệu trực tiếp;
Theo dõi chi phí nhân công;
Theo dõi chi phí sản xuất chung;
Phân bổ chi phí;
Theo dõi sản phẩm dở dang;
Tính giá thành sản phẩm;
Tính giá thành công trình;
Tính giá thành dịch vụ;
So sánh giá thành thực tế với kế hoạch;
Phân tích biến động chi phí.

Phương pháp tính giá thành được thiết kế theo hoạt động và khả năng cung cấp dữ liệu của doanh nghiệp.

2.13. Theo dõi hợp đồng và dự án

GPA có thể hỗ trợ:

Mở mã hợp đồng;
Theo dõi giá trị hợp đồng;
Theo dõi tiến độ thanh toán;
Theo dõi doanh thu và chi phí;
Theo dõi tạm ứng;
Theo dõi bảo hành;
Theo dõi công nợ;
Theo dõi lợi nhuận từng hợp đồng;
Lập báo cáo hiệu quả dự án.

2.14. Quản lý dòng tiền

GPA hỗ trợ lập:

Báo cáo số dư tiền;
Kế hoạch thu tiền;
Kế hoạch thanh toán;
Dự báo dòng tiền ngắn hạn;
Báo cáo dòng tiền thực tế;
Báo cáo chênh lệch kế hoạch và thực tế;
Danh sách khoản thu sắp đến hạn;
Danh sách khoản chi sắp phải thanh toán;
Cảnh báo thiếu hụt dòng tiền.

Báo cáo dự báo được lập dựa trên dữ liệu, kế hoạch và giả định do doanh nghiệp cung cấp; không phải cam kết về dòng tiền tương lai.

3. Báo cáo quản trị doanh nghiệp có thể nhận

Tùy gói dịch vụ, GPA có thể cung cấp:

Báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận;
Báo cáo công nợ phải thu và phải trả;
Báo cáo tuổi nợ;
Báo cáo nhập – xuất – tồn;
Báo cáo tài sản;
Báo cáo tiền mặt và tiền gửi ngân hàng;
Báo cáo dòng tiền;
Báo cáo chi phí nhân sự;
Báo cáo theo phòng ban;
Báo cáo theo chi nhánh;
Báo cáo theo hợp đồng hoặc dự án;
Báo cáo thực hiện ngân sách;
Bảng cân đối số phát sinh;
Báo cáo kết quả kinh doanh nội bộ.

Biểu mẫu, tần suất và thời điểm chốt số liệu được thống nhất trong hợp đồng dịch vụ.

4. Xây dựng quy trình kế toán nội bộ

GPA có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hoặc chuẩn hóa:

Quy trình bán hàng;
Quy trình mua hàng;
Quy trình thu tiền;
Quy trình thanh toán;
Quy trình tạm ứng – hoàn ứng;
Quy trình quản lý công nợ;
Quy trình nhập – xuất kho;
Quy trình kiểm kê;
Quy trình quản lý tài sản;
Quy trình tính và thanh toán lương;
Quy trình lập, kiểm tra và phê duyệt hóa đơn;
Quy trình bàn giao chứng từ;
Quy trình lưu trữ hồ sơ;
Ma trận phân quyền và phê duyệt.

Quy trình phải phù hợp với cơ cấu thực tế; không nên sao chép nguyên mẫu của doanh nghiệp khác nếu chưa đánh giá khả năng vận hành.

5. Phân quyền và kiểm soát nội bộ

Để giảm rủi ro, doanh nghiệp nên tách biệt khi có điều kiện:

Người đề nghị và người phê duyệt;
Người mua hàng và người nhận hàng;
Người lập phiếu và người giữ tiền;
Người giữ kho và người ghi sổ kho;
Người tính lương và người duyệt lương;
Người lập lệnh thanh toán và người duyệt ngân hàng;
Người ghi nhận công nợ và người xác nhận xóa nợ.

Trường hợp doanh nghiệp ít nhân sự, GPA có thể đề xuất biện pháp kiểm soát thay thế như xác nhận định kỳ, hạn mức phê duyệt hoặc báo cáo ngoại lệ.

6. Kế toán nội bộ và kế toán thuế có giống nhau không?

Không hoàn toàn giống nhau.

Kế toán nội bộ phục vụ quản trị và cần phản ánh đầy đủ toàn bộ hoạt động kinh tế thực tế.

Kế toán thuế tập trung vào việc xác định nghĩa vụ thuế, điều kiện khấu trừ và chi phí được trừ theo pháp luật thuế.

Một khoản chi có thể được ghi nhận trong kế toán nội bộ nhưng không đủ điều kiện khấu trừ thuế hoặc tính vào chi phí được trừ. Chênh lệch phải được theo dõi và giải trình rõ ràng.

7. Dịch vụ này có bao gồm khai thuế không?

Chỉ bao gồm khi được ghi nhận cụ thể trong hợp đồng.

Gói kế toán nội bộ trọn gói có thể kết hợp với:

Kê khai thuế định kỳ;
Làm sổ sách kế toán;
Lập báo cáo tài chính;
Quyết toán thuế;
Kế toán tiền lương;
Bảo hiểm xã hội;
Hóa đơn điện tử.

Nếu không có thỏa thuận, dịch vụ kế toán nội bộ không mặc nhiên bao gồm việc ký và nộp hồ sơ thuế.

8. Dịch vụ này có thay thế kế toán trưởng không?

Không mặc nhiên.

Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán là chức danh có điều kiện, tiêu chuẩn và trách nhiệm riêng theo pháp luật kế toán.

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu thuê dịch vụ làm kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán, hai bên phải ký hợp đồng riêng và chủ thể cung cấp dịch vụ phải đáp ứng điều kiện pháp luật.

9. Hồ sơ doanh nghiệp cần cung cấp

Tùy phạm vi dịch vụ, hồ sơ thường gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
Điều lệ và hồ sơ góp vốn;
Sơ đồ tổ chức;
Quy chế tài chính;
Quy chế lương, thưởng;
Quy trình phê duyệt;
Danh mục tài khoản ngân hàng;
Danh mục khách hàng và nhà cung cấp;
Danh mục hàng hóa và kho;
Danh mục tài sản;
Danh sách nhân sự;
Hợp đồng kinh tế;
Hóa đơn điện tử;
Phiếu thu, phiếu chi;
Sao kê ngân hàng;
Dữ liệu bán hàng và dữ liệu kho;
Bảng chấm công và hồ sơ tiền lương;
Hồ sơ vay;
Báo cáo và sổ sách kỳ trước;
Tài liệu khác liên quan đến hoạt động thực tế.

10. Quy trình thực hiện tại GPA

Bước 1: Khảo sát doanh nghiệp

GPA tìm hiểu mô hình hoạt động, phòng ban, luồng chứng từ, phần mềm và nhu cầu báo cáo.

Bước 2: Thiết kế phạm vi công việc

Hai bên thống nhất nghiệp vụ cần theo dõi, thời điểm chốt số liệu, báo cáo bàn giao và trách nhiệm của từng bên.

Bước 3: Thiết lập dữ liệu ban đầu

GPA hỗ trợ xây dựng danh mục khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, tài sản, dự án và hệ thống mã quản lý.

Bước 4: Tiếp nhận và xử lý chứng từ

Chứng từ được tiếp nhận, kiểm tra, phân loại và ghi nhận theo quy trình thống nhất.

Bước 5: Đối chiếu định kỳ

GPA đối chiếu tiền, ngân hàng, công nợ, kho, tài sản, doanh thu và chi phí.

Bước 6: Lập báo cáo quản trị

Báo cáo được lập theo tuần, tháng, quý hoặc thời điểm do hai bên thỏa thuận.

Bước 7: Khóa sổ và bàn giao

Cuối kỳ, dữ liệu được kiểm tra, khóa sổ và bàn giao theo phạm vi hợp đồng.

11. Phương thức phối hợp

Dịch vụ có thể được thực hiện:

Từ xa thông qua dữ liệu điện tử;
Kết hợp trực tuyến và làm việc tại doanh nghiệp;
Theo lịch cố định hằng tuần hoặc hằng tháng;
Trên phần mềm của GPA;
Trên phần mềm do doanh nghiệp cung cấp;
Kết nối với phần mềm bán hàng, kho hoặc hóa đơn nếu hệ thống cho phép.

Quyền truy cập dữ liệu phải được phân quyền theo vai trò và thu hồi khi nhân sự không còn phụ trách.

12. Trách nhiệm của GPA

Trong phạm vi hợp đồng, GPA có trách nhiệm:

Ghi nhận nghiệp vụ theo hồ sơ được cung cấp;
Thực hiện đối chiếu theo kỳ;
Cảnh báo chứng từ còn thiếu;
Bảo mật thông tin;
Không tự ý phê duyệt giao dịch;
Không tự tạo hoặc sửa chứng từ;
Không sử dụng dữ liệu ngoài mục đích dịch vụ;
Bàn giao báo cáo đúng phạm vi;
Hỗ trợ giải thích số liệu do GPA thực hiện.

13. Trách nhiệm của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có trách nhiệm:

Cung cấp hồ sơ trung thực, đầy đủ;
Bàn giao dữ liệu đúng thời hạn;
Phê duyệt giao dịch;
Kiểm soát tiền, tài sản và hàng hóa;
Quản lý tài khoản ngân hàng;
Phê duyệt bảng lương;
Xác nhận công nợ;
Tổ chức kiểm kê;
Thông báo kịp thời nghiệp vụ phát sinh;
Lưu giữ chứng từ gốc;
Chịu trách nhiệm về quyết định quản trị.

Việc thuê kế toán nội bộ không chuyển toàn bộ trách nhiệm quản lý doanh nghiệp sang GPA.

14. Điều kiện cung cấp dịch vụ kế toán

Kinh doanh dịch vụ kế toán là ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

Đối với công việc thuộc phạm vi kinh doanh dịch vụ kế toán, chủ thể cung cấp, người phụ trách và người ký hồ sơ phải đáp ứng điều kiện theo Luật Kế toán.

Trường hợp dịch vụ bao gồm kế toán trưởng, phụ trách kế toán hoặc ký hồ sơ theo chức danh, điều kiện của người thực hiện phải được kiểm tra và ghi nhận riêng trong hợp đồng.