Dịch vụ làm sổ sách kế toán

Sổ sách kế toán là hệ thống tài liệu dùng để ghi nhận, phân loại và tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp phải mở sổ kế toán, ghi chép đầy đủ nghiệp vụ phát sinh, khóa sổ và lưu trữ chứng từ, sổ sách theo quy định. Số liệu trên sổ kế toán phải có căn cứ từ chứng từ hợp pháp và thống nhất với hóa đơn, ngân hàng, công nợ, hàng tồn kho, tài sản, tờ khai thuế và báo cáo tài chính.

GPA cung cấp dịch vụ làm sổ sách kế toán theo tháng, quý, năm hoặc theo từng giai đoạn cần hoàn thiện, giúp doanh nghiệp tổ chức dữ liệu kế toán có hệ thống và chuẩn bị hồ sơ phục vụ quản trị, kê khai thuế, quyết toán thuế hoặc lập báo cáo tài chính.

Đối tượng phù hợp với dịch vụ

Dịch vụ phù hợp với:

Doanh nghiệp mới thành lập chưa tổ chức bộ phận kế toán;
Doanh nghiệp nhỏ và vừa cần làm sổ sách định kỳ;
Doanh nghiệp siêu nhỏ cần áp dụng chế độ kế toán phù hợp;
Doanh nghiệp có chứng từ phát sinh nhưng chưa hạch toán;
Doanh nghiệp bị tồn đọng sổ sách nhiều tháng hoặc nhiều năm;
Doanh nghiệp cần kiểm tra lại số liệu trước khi quyết toán thuế;
Doanh nghiệp thay đổi kế toán hoặc cần bàn giao dữ liệu kế toán;
Doanh nghiệp cần đối chiếu lại công nợ, hàng tồn kho, ngân hàng và tiền mặt;
Doanh nghiệp cần hoàn thiện sổ sách để lập báo cáo tài chính;
Chi nhánh, địa điểm kinh doanh hoặc đơn vị phụ thuộc có yêu cầu theo dõi số liệu riêng.

Công việc GPA thực hiện

Tùy theo phạm vi dịch vụ và tình trạng hồ sơ, GPA có thể thực hiện các công việc sau:

1. Tiếp nhận và phân loại chứng từ

Tiếp nhận hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra;
Phân loại chứng từ thu, chi và chứng từ ngân hàng;
Phân loại hợp đồng, biên bản nghiệm thu và thanh lý;
Phân loại chứng từ mua hàng, bán hàng và nhập khẩu;
Phân loại hồ sơ tiền lương, bảo hiểm và thu nhập cá nhân;
Phân loại hồ sơ tài sản cố định, công cụ dụng cụ và hàng tồn kho;
Lập danh sách chứng từ còn thiếu hoặc cần giải trình.

2. Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ

GPA kiểm tra sự phù hợp giữa nội dung nghiệp vụ và các tài liệu liên quan như:

Hóa đơn;
Hợp đồng;
Phiếu thu, phiếu chi;
Ủy nhiệm chi và sao kê ngân hàng;
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho;
Biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu;
Bảng lương và hồ sơ lao động;
Tờ khai hải quan;
Hồ sơ tài sản và công cụ dụng cụ;
Tờ khai thuế đã nộp.

Việc rà soát này nhằm phát hiện chứng từ thiếu, dữ liệu không thống nhất hoặc khoản mục cần doanh nghiệp bổ sung thông tin trước khi hạch toán.

3. Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Căn cứ hồ sơ do doanh nghiệp cung cấp, GPA thực hiện hạch toán các nghiệp vụ:

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ;
Giá vốn hàng bán;
Chi phí hoạt động;
Thuế GTGT đầu vào, đầu ra;
Công nợ phải thu và phải trả;
Thu, chi tiền mặt;
Giao dịch qua ngân hàng;
Tạm ứng và hoàn ứng;
Tiền lương và các khoản trích theo lương;
Hàng tồn kho;
Tài sản cố định và khấu hao;
Công cụ dụng cụ và chi phí trả trước;
Vay, lãi vay và các giao dịch tài chính;
Góp vốn, phân phối lợi nhuận và giao dịch với chủ sở hữu;
Chênh lệch tỷ giá và giao dịch ngoại tệ;
Các nghiệp vụ khác theo hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

4. Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán

Tùy chế độ kế toán và hình thức ghi sổ doanh nghiệp áp dụng, hệ thống sổ có thể gồm:

Sổ nhật ký chung;
Sổ cái các tài khoản;
Sổ quỹ tiền mặt;
Sổ tiền gửi ngân hàng;
Sổ chi tiết công nợ phải thu;
Sổ chi tiết công nợ phải trả;
Sổ chi tiết doanh thu và chi phí;
Sổ chi tiết thuế GTGT;
Sổ kho và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn;
Sổ tài sản cố định;
Sổ công cụ dụng cụ;
Bảng phân bổ chi phí trả trước;
Bảng tính và phân bổ khấu hao;
Bảng cân đối số phát sinh;
Các sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý.

Mẫu sổ và nội dung theo dõi được xác định theo chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng, không sử dụng một bộ mẫu cố định cho mọi doanh nghiệp.

5. Đối chiếu và kiểm tra số liệu

GPA thực hiện đối chiếu:

Sổ kế toán với hóa đơn điện tử;
Sổ ngân hàng với sao kê ngân hàng;
Tiền mặt trên sổ với biên bản kiểm kê quỹ;
Công nợ kế toán với xác nhận của khách hàng, nhà cung cấp;
Hàng tồn kho trên sổ với dữ liệu kho;
Doanh thu kế toán với tờ khai thuế;
Thuế GTGT trên sổ với hồ sơ khai thuế;
Tiền lương với hồ sơ lao động và bảo hiểm;
Tài sản cố định với hồ sơ mua sắm và tình trạng sử dụng;
Số dư đầu kỳ với báo cáo tài chính năm trước.

Các khoản chênh lệch được tổng hợp để doanh nghiệp kiểm tra, giải trình hoặc xử lý theo hồ sơ thực tế.

6. Khóa sổ và tổng hợp số liệu

Cuối kỳ kế toán, GPA hỗ trợ:

Kiểm tra số dư tài khoản;
Phân bổ công cụ dụng cụ và chi phí trả trước;
Tính khấu hao tài sản cố định;
Đối chiếu doanh thu, giá vốn và chi phí;
Kiểm tra các khoản công nợ;
Kiểm tra số liệu thuế;
Thực hiện bút toán kết chuyển;
Khóa sổ kế toán;
Lập bảng cân đối số phát sinh;
Chuẩn bị số liệu phục vụ lập báo cáo tài chính.

Làm lại sổ sách kế toán bị tồn đọng

Đối với doanh nghiệp chưa làm sổ sách trong nhiều kỳ, GPA thực hiện theo quy trình:

Tiếp nhận toàn bộ dữ liệu hiện có;
Kiểm tra hồ sơ pháp lý và chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng;
Đối chiếu tờ khai thuế, hóa đơn và báo cáo đã nộp;
Khôi phục số dư đầu kỳ;
Phân loại chứng từ theo từng tháng, quý và năm;
Hạch toán lại các nghiệp vụ có đủ căn cứ;
Xác định chứng từ còn thiếu hoặc chưa phù hợp;
Đối chiếu công nợ, ngân hàng, kho và tài sản;
Tổng hợp sai lệch giữa sổ kế toán và hồ sơ thuế;
Hoàn thiện, in hoặc xuất dữ liệu sổ sách để bàn giao.

GPA không tự tạo hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán hoặc nghiệp vụ không phát sinh thực tế để hợp thức hóa sổ sách.

Hồ sơ doanh nghiệp cần cung cấp

Tùy theo ngành nghề và phạm vi dịch vụ, hồ sơ thường gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
Điều lệ và thông tin góp vốn;
Thông tin tài khoản ngân hàng;
Hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra;
Tờ khai thuế đã nộp;
Báo cáo tài chính và sổ sách kỳ trước;
Sao kê ngân hàng;
Phiếu thu, phiếu chi;
Hợp đồng kinh tế;
Biên bản giao nhận, nghiệm thu, thanh lý;
Phiếu nhập kho, xuất kho;
Bảng theo dõi hàng tồn kho;
Hồ sơ tài sản cố định và công cụ dụng cụ;
Hồ sơ lao động, bảng chấm công và bảng lương;
Hồ sơ bảo hiểm xã hội;
Hồ sơ vay và chứng từ lãi vay;
Tờ khai hải quan và chứng từ xuất nhập khẩu;
Biên bản đối chiếu công nợ;
Tài liệu khác liên quan đến nghiệp vụ phát sinh.

Chế độ kế toán áp dụng trong năm 2026

Việc làm sổ sách phải căn cứ vào chế độ kế toán doanh nghiệp lựa chọn và thuộc đối tượng được áp dụng, chẳng hạn:

Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC;
Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC;
Chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC;
Chế độ kế toán chuyên ngành hoặc quy định riêng nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng đặc thù.

Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và thay thế phần lớn Thông tư 200/2014/TT-BTC. Việc áp dụng được xác định theo năm tài chính của doanh nghiệp và quy định chuyển tiếp tương ứng.

Doanh nghiệp không nên tự ý thay đổi chế độ kế toán, hệ thống tài khoản hoặc chính sách kế toán nếu chưa kiểm tra điều kiện và thực hiện đúng thủ tục.

Nguyên tắc thực hiện

Mọi số liệu hạch toán phải có chứng từ và căn cứ thực tế;
Nghiệp vụ phải được ghi nhận đầy đủ, kịp thời và đúng kỳ;
Không được giả mạo, khai man hoặc thỏa thuận làm sai lệch tài liệu kế toán;
Không được để ngoài sổ kế toán tài sản, doanh thu, công nợ hoặc nghĩa vụ của doanh nghiệp;
Sổ kế toán phải được mở, ghi, khóa và lưu trữ theo quy định;
Dữ liệu kế toán điện tử phải bảo đảm khả năng tra cứu, in và xuất trình khi cần thiết;
Việc sửa chữa sai sót kế toán phải thực hiện theo đúng phương pháp, không được tự ý xóa dấu vết dữ liệu;
Chứng từ và sổ sách phải được bảo mật, lưu giữ trong thời hạn pháp luật quy định.

Trách nhiệm của doanh nghiệp

Doanh nghiệp và người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, trung thực và hợp pháp của thông tin, hồ sơ cung cấp.

Việc thuê đơn vị bên ngoài làm sổ sách không loại trừ trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, quản lý chứng từ và phê duyệt báo cáo của doanh nghiệp.

Trường hợp phạm vi công việc thuộc hoạt động kinh doanh dịch vụ kế toán có điều kiện, việc cung cấp và ký hồ sơ phải được thực hiện bởi doanh nghiệp, người hành nghề đáp ứng điều kiện theo Luật Kế toán. Nội dung hợp đồng cần xác định rõ công việc, quyền hạn và trách nhiệm của các bên.

Phạm vi dịch vụ cần phân biệt

Dịch vụ làm sổ sách kế toán không mặc nhiên bao gồm:

Kiểm toán báo cáo tài chính;
Xác nhận báo cáo tài chính đã được kiểm toán;
Đại diện doanh nghiệp ký toàn bộ chứng từ nội bộ;
Quyết định thay doanh nghiệp về tính hợp pháp của giao dịch;
Hợp thức hóa hóa đơn hoặc chi phí không có thật;
Cam kết doanh nghiệp không bị truy thu hoặc xử phạt;
Cam kết cơ quan thuế chấp nhận toàn bộ chi phí đã hạch toán.

Các công việc về khai thuế, báo cáo tài chính, quyết toán thuế, kế toán trưởng hoặc đại diện làm việc với cơ quan nhà nước được xác định riêng trong hợp đồng dịch vụ.

Quy trình thực hiện tại GPA

Bước 1: Tiếp nhận thông tin

GPA tìm hiểu ngành nghề, quy mô, số lượng chứng từ, chế độ kế toán và tình trạng sổ sách của doanh nghiệp.

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ

Hóa đơn, chứng từ, tờ khai thuế, ngân hàng, công nợ, kho và dữ liệu kế toán được kiểm tra sơ bộ.

Bước 3: Xác định phạm vi công việc

Hai bên thống nhất kỳ kế toán cần thực hiện, số lượng chứng từ, sản phẩm bàn giao, thời hạn và trách nhiệm cung cấp hồ sơ.

Bước 4: Hạch toán và đối chiếu

GPA hạch toán nghiệp vụ có đủ căn cứ, đối chiếu số liệu và gửi danh mục hồ sơ cần bổ sung hoặc điều chỉnh.

Bước 5: Khóa sổ

Sau khi hoàn tất đối chiếu, GPA thực hiện các bút toán cuối kỳ, khóa sổ và tổng hợp số liệu.

Bước 6: Bàn giao

Doanh nghiệp nhận bộ sổ sách và dữ liệu thuộc phạm vi hợp đồng. Hình thức bàn giao có thể là dữ liệu điện tử, tệp phần mềm, tệp PDF hoặc bản in theo thỏa thuận.

Làm sổ sách kế toán