0949 202 828
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập để thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến hoạt động thương mại của thương nhân mà văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không được trực tiếp thực hiện hoạt động sinh lợi tại Việt Nam và chỉ được hoạt động trong phạm vi ghi trên Giấy phép thành lập.
GPA hỗ trợ thương nhân nước ngoài kiểm tra điều kiện, chuẩn bị hồ sơ, thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép và hoàn thiện các công việc cần thiết để văn phòng đại diện đi vào hoạt động theo quy định.
Thương nhân nước ngoài được xem xét cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:
Thương nhân nước ngoài phải được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ đó công nhận.
Thương nhân nước ngoài phải hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
Nếu Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn còn lại phải ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.
Nội dung hoạt động dự kiến của văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Trường hợp không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc cấp phép phải có sự chấp thuận của Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
Trong phạm vi giấy phép được cấp, văn phòng đại diện có thể:
Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc;
Tìm hiểu và nghiên cứu thị trường;
Xúc tiến cơ hội đầu tư, kinh doanh của thương nhân nước ngoài;
Theo dõi, hỗ trợ việc thực hiện hợp đồng của thương nhân nước ngoài;
Thuê trụ sở và tuyển dụng người lao động theo quy định;
Mở tài khoản phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện theo phạm vi pháp luật cho phép;
Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác ghi trên giấy phép.
Văn phòng đại diện không được:
Trực tiếp mua bán hàng hóa;
Trực tiếp cung cấp dịch vụ nhằm mục đích sinh lợi;
Xuất hóa đơn bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ;
Ký hợp đồng kinh doanh với tư cách bên bán hoặc bên cung cấp dịch vụ;
Thực hiện hoạt động ngoài nội dung ghi trên giấy phép;
Sử dụng trụ sở vào mục đích trái quy định;
Cho tổ chức hoặc cá nhân khác sử dụng trái phép danh nghĩa của văn phòng đại diện.
Người đứng đầu văn phòng đại diện chỉ được ký kết hợp đồng trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền hợp pháp.
Hồ sơ cơ bản gồm:
Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương, do người đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.
Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài.
Văn bản của thương nhân nước ngoài cử hoặc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Một trong các tài liệu sau:
Báo cáo tài chính có kiểm toán của năm tài chính gần nhất;
Văn bản xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc nghĩa vụ tài chính trong năm tài chính gần nhất;
Tài liệu có giá trị tương đương do cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân được thành lập cấp.
Bản sao hộ chiếu nếu người đứng đầu là người nước ngoài; hoặc
Giấy tờ pháp lý cá nhân phù hợp nếu người đứng đầu là người Việt Nam.
Biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm;
Hợp đồng thuê hoặc tài liệu chứng minh quyền khai thác, sử dụng địa điểm;
Tài liệu liên quan đến địa điểm dự kiến đặt trụ sở theo yêu cầu của hồ sơ.
Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài phải được cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại.
Các tài liệu bằng tiếng nước ngoài thuộc thành phần hồ sơ phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.
Yêu cầu cụ thể về hợp pháp hóa lãnh sự, bản dịch và chứng thực được xác định theo quốc gia cấp tài liệu và tình trạng thực tế của hồ sơ.
Địa điểm đặt văn phòng đại diện phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về an ninh, trật tự, an toàn lao động và các điều kiện có liên quan.
Thương nhân nước ngoài cần kiểm tra mục đích sử dụng hợp pháp của địa điểm trước khi ký hợp đồng thuê dài hạn.
Không nên sử dụng:
Căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở;
Địa điểm không có giấy tờ chứng minh quyền cho thuê;
Địa chỉ không được phép sử dụng làm văn phòng;
Địa điểm không phù hợp với quy định chuyên ngành hoặc quy hoạch áp dụng.
Người đứng đầu văn phòng đại diện chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của văn phòng trong phạm vi được ủy quyền.
Việc bổ nhiệm phải được kiểm tra để bảo đảm không thuộc trường hợp kiêm nhiệm bị hạn chế theo quy định.
Nếu người đứng đầu là người nước ngoài và làm việc tại Việt Nam, văn phòng đại diện cần xem xét thủ tục cấp giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo trường hợp thực tế.
Hồ sơ được nộp đến cơ quan cấp phép nơi dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện.
Tùy địa điểm đặt trụ sở và cơ chế phân cấp tại địa phương, cơ quan xử lý có thể là:
Sở Công Thương;
Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất;
Ban quản lý khu công nghệ cao; hoặc
Cơ quan được giao thẩm quyền theo quy định.
GPA sẽ kiểm tra cơ quan tiếp nhận tương ứng với địa chỉ dự kiến trước khi nộp hồ sơ.
Hồ sơ có thể được nộp:
Trực tiếp;
Qua dịch vụ bưu chính; hoặc
Trực tuyến nếu hệ thống và thủ tục tại địa phương đáp ứng điều kiện áp dụng.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan cấp phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong quá trình giải quyết.
Đối với trường hợp thông thường, cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc từ chối cấp giấy phép trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Nếu phải lấy ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành, thời gian xử lý được thực hiện theo quy trình xin ý kiến quy định cho trường hợp đó.
Thời gian trên không bao gồm thời gian khách hàng chuẩn bị tài liệu, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật, sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ.
Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện có thời hạn tối đa 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài nếu giấy tờ đó có quy định thời hạn.
Giấy phép có thể được gia hạn nếu thương nhân tiếp tục đáp ứng điều kiện và thực hiện thủ tục theo quy định.
Kiểm tra điều kiện của thương nhân nước ngoài;
Rà soát ngành nghề và nội dung hoạt động dự kiến;
Kiểm tra điều kiện của người đứng đầu;
Kiểm tra địa điểm dự kiến đặt trụ sở;
Xác định cơ quan tiếp nhận hồ sơ;
Lập danh sách tài liệu cần hợp pháp hóa và dịch thuật.
Soạn đơn và biểu mẫu;
Rà soát tài liệu do thương nhân nước ngoài cung cấp;
Hỗ trợ dịch thuật, chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự theo phạm vi thỏa thuận;
Sắp xếp và hoàn thiện bộ hồ sơ;
Nộp và theo dõi hồ sơ;
Tiếp nhận thông báo của cơ quan xử lý;
Hỗ trợ sửa đổi hoặc bổ sung khi có yêu cầu;
Nhận và bàn giao kết quả.
Theo nhu cầu và phạm vi dịch vụ, GPA có thể hỗ trợ:
Thông báo hoạt động của văn phòng đại diện;
Đăng ký thuế và thực hiện thủ tục liên quan;
Thực hiện thủ tục về con dấu nếu có nhu cầu sử dụng;
Mở tài khoản phục vụ hoạt động;
Đăng ký lao động và bảo hiểm xã hội;
Thực hiện thủ tục lao động đối với người nước ngoài;
Xây dựng hồ sơ kế toán, thuế và chi phí hoạt động;
Theo dõi thời hạn giấy phép;
Thực hiện báo cáo hoạt động định kỳ;
Điều chỉnh, gia hạn hoặc chấm dứt hoạt động khi phát sinh.
Các thủ tục sau cấp phép được xác định theo tình trạng thực tế và quy định đang áp dụng tại thời điểm thực hiện.
Văn phòng đại diện phải:
Hoạt động đúng nội dung và phạm vi ghi trên giấy phép;
Niêm yết giấy phép tại trụ sở;
Thực hiện nghĩa vụ về lao động, thuế và bảo hiểm theo trường hợp áp dụng;
Lưu giữ hồ sơ và chứng từ liên quan;
Thực hiện chế độ báo cáo hoạt động;
Làm thủ tục điều chỉnh khi thay đổi thông tin thuộc nội dung giấy phép;
Gia hạn giấy phép đúng thời hạn;
Thực hiện thủ tục chấm dứt khi không tiếp tục hoạt động.
Trước ngày 30 tháng 01 hằng năm, văn phòng đại diện gửi báo cáo hoạt động của năm trước đến cơ quan cấp phép, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục điều chỉnh khi thay đổi:
Tên hoặc địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;
Người đứng đầu văn phòng đại diện;
Tên văn phòng đại diện;
Nội dung hoạt động;
Địa chỉ đặt trụ sở văn phòng đại diện.
GPA thực hiện công việc dựa trên hồ sơ do khách hàng cung cấp và quy định pháp luật có hiệu lực tại thời điểm nộp.
GPA không cam kết chắc chắn được cấp giấy phép nếu thương nhân không đáp ứng điều kiện, hồ sơ không chứng minh được tư cách pháp lý, địa điểm không phù hợp hoặc cơ quan quản lý chuyên ngành không chấp thuận.
Đối với ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán, giáo dục, báo chí, văn hóa, du lịch và các lĩnh vực đặc thù khác, việc thành lập văn phòng đại diện có thể thuộc quy định chuyên ngành và không áp dụng hoàn toàn quy trình chung này.
Nội dung dịch vụ được GPA xây dựng dựa trên các quy định pháp luật và thủ tục hành chính đang áp dụng, bao gồm:
Thông tư số 11/2016/TT-BCT và các văn bản sửa đổi, bổ sung quy định về biểu mẫu thực hiện;
Thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trên Cổng dịch vụ công Bộ Công Thương.
Quy định pháp luật, cơ quan tiếp nhận và thành phần hồ sơ có thể được điều chỉnh theo từng thời kỳ, địa phương hoặc lĩnh vực chuyên ngành. GPA sẽ kiểm tra quy định áp dụng tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ thực tế.
Thương nhân nước ngoài đang có kế hoạch nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại hoặc xây dựng đầu mối liên lạc tại Việt Nam?
Hãy gửi quốc gia thành lập, lĩnh vực hoạt động, thời gian hoạt động, địa điểm dự kiến và thông tin người đứng đầu để GPA kiểm tra điều kiện trước khi chuẩn bị hồ sơ.
GPA – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong kế toán, thuế và pháp lý doanh nghiệp tại Việt Nam.
Gửi thông tin để đội ngũ GPA liên hệ, tư vấn giải pháp kế toán, thuế và pháp lý phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
GPA sẽ phản hồi thông tin của bạn trong thời gian sớm nhất.
