1. Phạm vi dịch vụ của GPA

GPA hỗ trợ thực hiện một hoặc nhiều công việc sau:

• Kiểm tra thông tin cá nhân đang được ghi nhận trong hồ sơ đăng ký kinh doanh;
• Đối chiếu thông tin CMND, CCCD, thẻ căn cước và số định danh cá nhân;
• Cập nhật CCCD của người đại diện theo pháp luật;
• Cập nhật CCCD của chủ doanh nghiệp tư nhân;
• Cập nhật CCCD của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên;
• Cập nhật CCCD của thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên;
• Cập nhật CCCD của thành viên hợp danh;
• Cập nhật thông tin của người đại diện theo ủy quyền;
• Cập nhật CCCD của chủ hộ kinh doanh;
• Cập nhật thông tin thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh;
• Kiểm tra trường hợp thay đổi đồng thời họ tên, ngày sinh, quốc tịch hoặc địa chỉ liên lạc;
• Hỗ trợ cập nhật số điện thoại, email và thông tin liên hệ nếu khách hàng yêu cầu;
• Soạn hồ sơ cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký kinh doanh;
• Đại diện hoặc hỗ trợ nộp hồ sơ điện tử theo phạm vi được ủy quyền;
• Theo dõi yêu cầu sửa đổi, bổ sung của cơ quan đăng ký kinh doanh;
• Nhận và bàn giao kết quả;
• Hướng dẫn cập nhật tiếp thông tin tại cơ quan thuế, ngân hàng, bảo hiểm xã hội, chữ ký số và các đơn vị liên quan khi cần thiết.

2. Khi nào nên cập nhật thông tin căn cước?

Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh nên kiểm tra và cập nhật thông tin trong các trường hợp:

• Người có liên quan đã chuyển từ CMND sang CCCD hoặc thẻ căn cước;
• CMND cũ có 9 số hoặc 12 số đã được thay thế bằng giấy tờ mới;
• Thay đổi số giấy tờ pháp lý của cá nhân;
• Thông tin trong hồ sơ đăng ký kinh doanh chưa có số định danh cá nhân;
• Họ tên, ngày sinh hoặc quốc tịch trên hồ sơ chưa thống nhất với dữ liệu dân cư;
• Người đại diện theo pháp luật được cấp lại thẻ căn cước;
• Thông tin cá nhân bị thiếu hoặc kê khai sai;
• Thực hiện đồng thời việc thay đổi người đại diện, chủ sở hữu hoặc thành viên;
• Ngân hàng, cơ quan thuế, đơn vị cung cấp chữ ký số hoặc đối tác yêu cầu đồng bộ thông tin;
• Doanh nghiệp thực hiện thủ tục hành chính khác nhưng dữ liệu cá nhân cũ không còn phù hợp.

3. Cập nhật CCCD có làm thay đổi giấy phép kinh doanh không?

Điều này phụ thuộc vào thông tin cần cập nhật và loại thủ tục mà doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh phải thực hiện.

3.1. Trường hợp chỉ cập nhật dữ liệu trong hồ sơ

Nếu thông tin CCCD hoặc số định danh cá nhân không thuộc nội dung thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không làm thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh có thể chỉ cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể không được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu nội dung trên giấy chứng nhận không thay đổi.

3.2. Trường hợp thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Nếu việc cập nhật CCCD đi kèm với thay đổi người đại diện theo pháp luật, chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ sở hữu hoặc nội dung khác thuộc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi tương ứng.

Kết quả có thể bao gồm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới hoặc giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

3.3. Trường hợp hộ kinh doanh

Đối với hộ kinh doanh, việc cập nhật thông tin chủ hộ hoặc thành viên hộ gia đình được xác định theo nội dung thay đổi và hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh hiện có.

Nếu làm thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, cơ quan đăng ký kinh doanh có thể cấp giấy chứng nhận mới theo thủ tục tương ứng.

4. Hồ sơ khách hàng cần cung cấp

4.1. Đối với doanh nghiệp

Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể gồm:

• Bản chụp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại;
• Thẻ căn cước, CCCD hoặc giấy tờ pháp lý mới của cá nhân;
• Thông tin giấy tờ cũ đã kê khai;
• Số định danh cá nhân;
• Thông tin địa chỉ liên lạc;
• Điều lệ công ty hiện hành;
• Danh sách thành viên hoặc thông tin chủ sở hữu;
• Thông tin người đại diện theo pháp luật;
• Nghị quyết, quyết định hoặc biên bản họp nếu việc cập nhật đi kèm thay đổi thuộc thẩm quyền của chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông;
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục;
• Các tài liệu khác tương ứng với loại hình doanh nghiệp và nội dung thay đổi.

4.2. Đối với hộ kinh doanh

Hồ sơ có thể gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;
• Thẻ căn cước hoặc CCCD mới của chủ hộ;
• Thông tin định danh của các thành viên liên quan;
• Biên bản họp thành viên hộ gia đình nếu thuộc trường hợp phải có;
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ;
• Tài liệu chứng minh nội dung cần thay đổi hoặc hiệu đính.

GPA sẽ kiểm tra hồ sơ trước khi lập biểu mẫu để tránh yêu cầu khách hàng cung cấp những tài liệu không cần thiết.

5. Quy trình thực hiện tại GPA

Bước 1: Kiểm tra thông tin hiện tại

GPA tiếp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký hộ kinh doanh, giấy tờ căn cước mới và các thông tin liên quan.

Thông tin được đối chiếu gồm:

• Họ và tên;
• Ngày, tháng, năm sinh;
• Quốc tịch;
• Số định danh cá nhân;
• Số giấy tờ cũ;
• Địa chỉ liên lạc;
• Chức danh và vai trò của cá nhân trong doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định đúng loại thủ tục

GPA xác định hồ sơ thuộc một trong các nhóm:

• Cập nhật, bổ sung thông tin cá nhân;
• Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Thay đổi chủ sở hữu hoặc thành viên;
• Đăng ký thay đổi nội dung hộ kinh doanh;
• Hiệu đính thông tin do dữ liệu điện tử chưa thống nhất với hồ sơ hợp lệ trước đây.

Bước 3: Soạn và xác nhận hồ sơ

GPA chuẩn bị biểu mẫu theo quy định đang áp dụng, hướng dẫn khách hàng kiểm tra và ký hồ sơ.

Nếu cập nhật CCCD đồng thời với thay đổi người đại diện, chủ sở hữu, thành viên hoặc nội dung khác, GPA sẽ lập bộ hồ sơ tương ứng thay vì chỉ thực hiện thông báo cập nhật thông tin.

Bước 4: Nộp hồ sơ

Hồ sơ được nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc theo phương thức được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần bảo đảm thông tin định danh kê khai thống nhất với dữ liệu dân cư và hồ sơ hiện có.

Bước 5: Theo dõi và bổ sung hồ sơ

GPA theo dõi trạng thái xử lý. Nếu cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung, GPA sẽ thông báo nội dung cần xử lý và phối hợp cùng khách hàng hoàn thiện.

Bước 6: Bàn giao kết quả

Tùy trường hợp, kết quả có thể gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới;
• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh mới;
• Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký;
• Thông báo cập nhật thông tin;
• Thông tin đã được cập nhật trên cơ sở dữ liệu đăng ký kinh doanh;
• Văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc văn bản từ chối có nêu lý do.

6. Thời gian giải quyết

Thời gian giải quyết được tính từ khi cơ quan đăng ký kinh doanh nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Đối với doanh nghiệp, thời gian phụ thuộc vào việc hồ sơ là cập nhật thông tin hay đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Đối với thủ tục cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh, Cổng Dịch vụ công Quốc gia công bố thời hạn xử lý là 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hiệu đính dữ liệu có thể áp dụng thời hạn khác theo thủ tục tương ứng.

7. Có phải cập nhật tại các đơn vị khác không?

Việc cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh không mặc nhiên đồng nghĩa toàn bộ hệ thống liên quan đã được cập nhật.

Sau khi hoàn tất thủ tục, khách hàng nên kiểm tra thông tin tại:

• Cơ quan thuế;
• Ngân hàng nơi mở tài khoản;
• Cơ quan bảo hiểm xã hội;
• Đơn vị cung cấp chữ ký số;
• Hệ thống hóa đơn điện tử;
• Giấy phép con hoặc giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh;
• Hồ sơ đầu tư của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài;
• Hợp đồng, hồ sơ giao dịch và thông tin với đối tác;
• Các sàn thương mại điện tử, cổng thanh toán hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ liên quan.

8. Lệ phí nhà nước

Lệ phí và phí công bố được xác định theo loại thủ tục và phương thức nộp hồ sơ.

Trường hợp doanh nghiệp chỉ cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không thuộc nhóm thông báo thay đổi riêng theo quy định, doanh nghiệp có thể thuộc trường hợp không phải trả lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố.

9. Trách nhiệm của khách hàng

Khách hàng có trách nhiệm:

• Cung cấp giấy tờ và thông tin chính xác;
• Kiểm tra nội dung hồ sơ trước khi ký;
• Thông báo đầy đủ nếu CCCD thay đổi cùng với họ tên, quốc tịch hoặc địa chỉ;
• Không sử dụng giấy tờ của người khác hoặc thông tin không đúng thực tế;
• Phối hợp xác thực danh tính khi hệ thống hoặc cơ quan nhà nước yêu cầu;
• Cập nhật thông tin tại ngân hàng, thuế, bảo hiểm và các đơn vị liên quan sau khi hoàn tất thủ tục.

10. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của GPA

• Xác định đúng thủ tục cập nhật hay đăng ký thay đổi;
• Hạn chế nhầm lẫn giữa CCCD, thẻ căn cước và số định danh cá nhân;
• Kiểm tra sự thống nhất giữa hồ sơ doanh nghiệp và dữ liệu cá nhân;
• Soạn hồ sơ theo biểu mẫu đang áp dụng;
• Theo dõi yêu cầu sửa đổi, bổ sung;
• Hỗ trợ đồng bộ thông tin với thuế, hóa đơn điện tử và chữ ký số;
• Có thể kết hợp cập nhật nhiều nội dung trong cùng hồ sơ nếu phù hợp.

11. Lưu ý về phạm vi dịch vụ

GPA là đơn vị tư vấn và hỗ trợ thực hiện thủ tục theo hồ sơ, thông tin do khách hàng cung cấp. GPA không phải là cơ quan đăng ký kinh doanh và không có thẩm quyền quyết định việc chấp thuận hồ sơ.

Kết quả giải quyết phụ thuộc vào nội dung thay đổi, dữ liệu đăng ký hiện có, khả năng đối chiếu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

12. Căn cứ pháp lý và nguồn chính thức