Hồ sơ, thủ tục và điều kiện thành lập công ty mới nhất

Bạn đang muốn thành lập công ty nhưng chưa biết nên chọn loại hình nào, cần chuẩn bị giấy tờ gì, đăng ký vốn bao nhiêu và nộp hồ sơ ở đâu?

Bài viết này hướng dẫn toàn bộ quy trình thành lập công ty, từ việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp, đặt tên, xác định trụ sở, ngành nghề và vốn điều lệ đến chuẩn bị hồ sơ, đăng ký doanh nghiệp và hoàn thành các công việc sau khi được cấp phép.

I. Thành lập công ty cần chuẩn bị những gì?

Trước khi lập hồ sơ, người thành lập doanh nghiệp cần xác định các thông tin sau:

• Loại hình doanh nghiệp.
• Tên công ty.
• Địa chỉ trụ sở chính.
• Ngành nghề kinh doanh.
• Vốn điều lệ.
• Chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông.
• Tỷ lệ góp vốn của từng thành viên hoặc cổ đông.
• Người đại diện theo pháp luật.
• Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định.
• Giấy phép chuyên ngành cần có sau khi thành lập.

Việc thống nhất các thông tin này trước khi nộp hồ sơ giúp hạn chế phải sửa đổi, bổ sung hoặc thực hiện thủ tục thay đổi ngay sau khi công ty được cấp phép.

II. Các loại hình doanh nghiệp phổ biến

1. Công ty TNHH một thành viên

Công ty TNHH một thành viên do một cá nhân hoặc một tổ chức làm chủ sở hữu. Chủ sở hữu chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi vốn điều lệ.

Loại hình này phù hợp khi:

• Chỉ có một cá nhân hoặc tổ chức đầu tư.
• Chủ sở hữu muốn chủ động quyết định hoạt động công ty.
• Chưa có nhu cầu tiếp nhận thêm thành viên góp vốn.
• Muốn giới hạn trách nhiệm trong phạm vi vốn góp.

2. Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Công ty TNHH hai thành viên trở lên có từ 02 đến 50 thành viên. Thành viên có thể là cá nhân hoặc tổ chức và chịu trách nhiệm trong phạm vi phần vốn đã góp vào công ty.

Loại hình này phù hợp với:

• Nhóm từ hai nhà đầu tư trở lên.
• Công ty gia đình.
• Doanh nghiệp có số lượng thành viên ổn định.
• Nhóm sáng lập muốn kiểm soát việc chuyển nhượng vốn cho người bên ngoài.

3. Công ty cổ phần

Công ty cổ phần phải có ít nhất 03 cổ đông và không hạn chế số lượng cổ đông tối đa. Vốn điều lệ được chia thành các phần bằng nhau gọi là cổ phần.

Công ty cổ phần phù hợp khi:

• Có từ ba nhà đầu tư trở lên.
• Có kế hoạch huy động thêm vốn.
• Muốn linh hoạt trong việc chuyển nhượng cổ phần.
• Hướng đến quy mô lớn hoặc phát hành chứng khoán trong tương lai.

4. Công ty hợp danh

Công ty hợp danh phải có ít nhất 02 thành viên hợp danh là cá nhân. Thành viên hợp danh chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các nghĩa vụ của công ty.

Loại hình này thường phù hợp với hoạt động dựa nhiều vào uy tín nghề nghiệp và sự tin cậy giữa các thành viên.

5. Doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân do một cá nhân làm chủ. Chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp tư nhân không có tư cách pháp nhân và không được phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào.

6. Nên lựa chọn loại hình doanh nghiệp nào?

• Một chủ sở hữu: công ty TNHH một thành viên.
• Từ 02 đến 50 thành viên: công ty TNHH hai thành viên trở lên.
• Từ 03 nhà đầu tư và có nhu cầu huy động vốn: công ty cổ phần.
• Muốn kinh doanh dựa trên uy tín cá nhân và chấp nhận trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản: công ty hợp danh hoặc doanh nghiệp tư nhân.

Việc lựa chọn loại hình còn phụ thuộc vào cơ cấu vốn, quyền quản lý, khả năng chuyển nhượng, trách nhiệm tài sản và định hướng phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

III. Điều kiện thành lập công ty

1. Điều kiện đối với người thành lập doanh nghiệp

Cá nhân, tổ chức có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam, trừ những trường hợp bị cấm theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật liên quan.

Các trường hợp không được quyền thành lập, quản lý doanh nghiệp có thể bao gồm:

• Cơ quan nhà nước hoặc đơn vị thuộc lực lượng vũ trang sử dụng tài sản nhà nước để thành lập doanh nghiệp nhằm thu lợi riêng.
• Cán bộ, công chức, viên chức thuộc trường hợp pháp luật không cho phép.
• Người chưa thành niên.
• Người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự.
• Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chấp hành hình phạt hoặc bị cấm đảm nhiệm chức vụ, hành nghề theo quyết định có hiệu lực.
• Các cá nhân, tổ chức khác thuộc trường hợp bị cấm theo quy định pháp luật.

2. Điều kiện về tên công ty

Tên tiếng Việt của doanh nghiệp gồm hai thành tố:

• Loại hình doanh nghiệp.
• Tên riêng của doanh nghiệp.

Ví dụ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP GPA

Trong đó:

• “Công ty TNHH” là loại hình doanh nghiệp.
• “Giải pháp Doanh nghiệp GPA” là tên riêng.

Tên công ty không được:

• Trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký.
• Sử dụng tên cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị hoặc đơn vị lực lượng vũ trang trái quy định.
• Sử dụng từ ngữ hoặc ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục.
• Xâm phạm nhãn hiệu, tên thương mại hoặc chỉ dẫn địa lý của chủ thể khác.

Việc tên công ty được cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận không đồng nghĩa doanh nghiệp được xác lập quyền độc quyền đối với tên gọi đó. Nếu dự kiến sử dụng tên công ty làm thương hiệu, doanh nghiệp nên tra cứu và đăng ký bảo hộ nhãn hiệu.

3. Điều kiện về địa chỉ trụ sở

Trụ sở chính phải:

• Được đặt trên lãnh thổ Việt Nam.
• Có địa chỉ xác định rõ ràng.
• Thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp.
• Không đặt tại căn hộ chỉ có chức năng để ở.
• Phù hợp với công năng và hoạt động đăng ký.

Nếu đặt trụ sở tại tòa nhà hỗn hợp, doanh nghiệp nên có tài liệu chứng minh khu vực sử dụng có chức năng thương mại hoặc văn phòng.

Một địa chỉ có thể được nhiều doanh nghiệp sử dụng nếu mỗi doanh nghiệp có quyền sử dụng địa điểm hợp pháp và việc sử dụng phù hợp với quy định.

4. Điều kiện về ngành nghề kinh doanh

Doanh nghiệp được đăng ký các ngành nghề mà pháp luật không cấm.

Ngành nghề đăng ký phải được lựa chọn và ghi theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam đang áp dụng. Trường hợp ngành nghề chưa được quy định chi tiết, doanh nghiệp có thể ghi theo quy định pháp luật chuyên ngành nhưng phải bảo đảm nội dung rõ ràng.

Đối với ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp chỉ được hoạt động sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện tương ứng, chẳng hạn:

• Giấy phép hoạt động.
• Chứng chỉ hành nghề.
• Điều kiện về nhân sự chuyên môn.
• Điều kiện về cơ sở vật chất.
• Vốn pháp định hoặc mức vốn tối thiểu.
• Ký quỹ.
• Điều kiện về an ninh, trật tự.
• Điều kiện về môi trường.
• Điều kiện về phòng cháy chữa cháy.
• Các điều kiện chuyên ngành khác.

Việc ngành nghề được ghi nhận trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không thay thế giấy phép hoặc điều kiện hoạt động chuyên ngành.

5. Điều kiện về vốn điều lệ

Pháp luật không quy định một mức vốn điều lệ tối thiểu áp dụng chung cho tất cả doanh nghiệp.

Người thành lập nên xác định vốn dựa trên:

• Khả năng góp vốn thực tế.
• Quy mô kinh doanh.
• Chi phí đầu tư và vận hành.
• Giá trị hợp đồng dự kiến.
• Mức độ trách nhiệm tài sản.
• Điều kiện của ngành nghề kinh doanh.
• Nhu cầu vay vốn và làm việc với đối tác.

Một số ngành nghề có quy định riêng về vốn pháp định, vốn tối thiểu, ký quỹ hoặc năng lực tài chính.

Doanh nghiệp không nên đăng ký vốn quá cao so với khả năng góp thực tế vì chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông phải góp đủ vốn trong thời hạn luật định.

6. Thời hạn góp vốn

Đối với công ty TNHH và công ty cổ phần, chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông phải góp đủ số vốn hoặc thanh toán đủ số cổ phần đã cam kết trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản và thực hiện thủ tục hành chính để chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn không tính vào thời hạn này trong trường hợp pháp luật quy định.

Nếu không góp đủ vốn, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục điều chỉnh vốn điều lệ, phần vốn góp, thành viên hoặc cổ đông theo quy định.

7. Điều kiện về người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật là người thay mặt doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, đại diện cho doanh nghiệp trước cơ quan nhà nước, trọng tài và tòa án.

Công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ phải quy định chức danh, quyền, nghĩa vụ và phạm vi đại diện của từng người.

Doanh nghiệp phải luôn bảo đảm có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam theo quy định.

8. Kê khai chủ sở hữu hưởng lợi

Doanh nghiệp thuộc trường hợp áp dụng phải kê khai, lưu giữ và cập nhật thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi.

Việc xác định chủ sở hữu hưởng lợi có thể căn cứ vào:

• Tỷ lệ sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp.
• Quyền kiểm soát doanh nghiệp.
• Quyền bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm người quản lý.
• Quyền quyết định sửa đổi điều lệ.
• Quyền quyết định tổ chức lại hoặc giải thể.
• Các tiêu chí khác theo Luật Doanh nghiệp và văn bản hướng dẫn.

IV. Hồ sơ đăng ký thành lập công ty

Hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp được lựa chọn.

1. Hồ sơ thành lập công ty TNHH một thành viên

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Điều lệ công ty.
3. Tài liệu pháp lý của chủ sở hữu là cá nhân.
4. Tài liệu pháp lý của chủ sở hữu là tổ chức.
5. Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền nếu chủ sở hữu là tổ chức.
6. Tài liệu pháp lý của người đại diện theo ủy quyền.
7. Tài liệu pháp lý của người đại diện theo pháp luật.
8. Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định.
9. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu thuộc trường hợp áp dụng.
10. Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục.

2. Hồ sơ thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Điều lệ công ty.
3. Danh sách thành viên.
4. Tài liệu pháp lý của thành viên là cá nhân.
5. Tài liệu pháp lý của thành viên là tổ chức.
6. Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền của thành viên tổ chức.
7. Tài liệu pháp lý của người đại diện theo ủy quyền.
8. Tài liệu pháp lý của người đại diện theo pháp luật.
9. Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định.
10. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu thuộc trường hợp áp dụng.
11. Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục.

3. Hồ sơ thành lập công ty cổ phần

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Điều lệ công ty.
3. Danh sách cổ đông sáng lập.
4. Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài nếu có.
5. Tài liệu pháp lý của cổ đông là cá nhân.
6. Tài liệu pháp lý của cổ đông là tổ chức.
7. Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền của cổ đông tổ chức.
8. Tài liệu pháp lý của người đại diện theo ủy quyền.
9. Tài liệu pháp lý của người đại diện theo pháp luật.
10. Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định.
11. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu thuộc trường hợp áp dụng.
12. Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục.

4. Hồ sơ thành lập công ty hợp danh

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Điều lệ công ty.
3. Danh sách thành viên.
4. Tài liệu pháp lý của thành viên.
5. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu thuộc trường hợp áp dụng.
6. Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định.
7. Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục.

5. Hồ sơ thành lập doanh nghiệp tư nhân

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Tài liệu pháp lý của chủ doanh nghiệp tư nhân.
3. Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục.

6. Trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài

Nếu thành viên hoặc cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, hồ sơ có thể cần bổ sung:

• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
• Tài liệu pháp lý của nhà đầu tư nước ngoài.
• Tài liệu chứng minh năng lực tài chính.
• Văn bản cử người đại diện phần vốn.
• Tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch và chứng thực theo quy định.

Không phải mọi trường hợp có yếu tố nước ngoài đều áp dụng một quy trình giống nhau. Cần kiểm tra hình thức đầu tư, tỷ lệ sở hữu, ngành nghề và điều kiện tiếp cận thị trường trước khi lập hồ sơ.

V. Quy trình và thủ tục thành lập công ty

Bước 1: Lựa chọn loại hình doanh nghiệp

Người thành lập lựa chọn công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh hoặc doanh nghiệp tư nhân.

Việc lựa chọn cần căn cứ vào số lượng người góp vốn, trách nhiệm tài sản, khả năng huy động vốn và cơ chế quản trị.

Bước 2: Tra cứu tên công ty

Tra cứu tên dự kiến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để hạn chế trường hợp tên bị trùng hoặc gây nhầm lẫn. Doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm một số tên dự phòng.

Bước 3: Xác định trụ sở, ngành nghề và vốn

Trước khi lập hồ sơ cần xác định:

• Địa chỉ trụ sở hợp pháp.
• Danh sách ngành nghề.
• Vốn điều lệ.
• Tỷ lệ góp vốn.
• Người đại diện theo pháp luật.
• Cơ cấu tổ chức quản lý.

Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Hồ sơ được lập theo loại hình doanh nghiệp và biểu mẫu đang có hiệu lực. Thông tin giữa giấy đề nghị, điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông và dữ liệu kê khai phải thống nhất.

Bước 5: Nộp hồ sơ

Hồ sơ được nộp đến cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền theo phương thức đang được cơ quan tiếp nhận áp dụng:

• Nộp trực tiếp.
• Nộp qua dịch vụ bưu chính.
• Nộp trực tuyến qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp.

Trên thực tế, nhiều địa phương triển khai tiếp nhận hồ sơ trực tuyến. Người nộp nên kiểm tra phương thức tiếp nhận tại địa phương trước khi thực hiện.

Bước 6: Theo dõi và xử lý hồ sơ

Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Có hai trường hợp:

• Hồ sơ hợp lệ: doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Hồ sơ chưa hợp lệ: cơ quan đăng ký kinh doanh gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Bước 7: Nhận kết quả

Kết quả đăng ký doanh nghiệp có thể được trả dưới dạng điện tử hoặc theo phương thức do cơ quan đăng ký kinh doanh áp dụng.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận các thông tin cơ bản:

• Tên doanh nghiệp.
• Mã số doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở.
• Vốn điều lệ.
• Loại hình doanh nghiệp.
• Người đại diện theo pháp luật.

Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế của doanh nghiệp.

VI. Thời gian giải quyết hồ sơ

Theo Luật Doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

Nếu từ chối cấp đăng ký, cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Thời gian thực tế có thể kéo dài hơn nếu:

• Hồ sơ phải sửa đổi hoặc bổ sung.
• Tên công ty không hợp lệ.
• Địa chỉ chưa đủ căn cứ sử dụng.
• Ngành nghề cần rà soát.
• Thông tin thành viên hoặc cổ đông không thống nhất.
• Tài liệu của tổ chức chưa hợp lệ.
• Có nhà đầu tư nước ngoài.
• Phải thực hiện thêm thủ tục đầu tư hoặc giấy phép chuyên ngành.

Thời hạn 03 ngày làm việc được áp dụng đối với hồ sơ hợp lệ và không bao gồm thời gian chuẩn bị, sửa đổi hồ sơ hoặc thực hiện giấy phép chuyên ngành.

VII. Các việc cần làm sau khi thành lập

Được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa có nghĩa doanh nghiệp đã hoàn thành toàn bộ thủ tục để hoạt động.

1. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp thực hiện công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo thời hạn và phương thức pháp luật quy định.

2. Khắc và quản lý con dấu

Doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu trong phạm vi pháp luật cho phép. Việc quản lý và sử dụng con dấu nên được quy định trong điều lệ hoặc quy chế nội bộ.

3. Treo biển tại trụ sở

Biển hiệu cần thể hiện thông tin nhận diện cơ bản của doanh nghiệp và được treo tại địa chỉ trụ sở đã đăng ký.

Doanh nghiệp phải hoạt động thực tế tại địa chỉ và có khả năng tiếp nhận thông báo của cơ quan nhà nước.

4. Góp đủ vốn

Chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông phải góp đủ vốn trong thời hạn luật định.

Doanh nghiệp cần lưu giữ:

• Chứng từ chuyển tiền.
• Biên bản giao nhận tài sản.
• Hồ sơ định giá tài sản.
• Tài liệu chuyển quyền sở hữu.
• Giấy chứng nhận phần vốn góp.
• Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.

5. Mở tài khoản ngân hàng

Doanh nghiệp mở tài khoản ngân hàng phục vụ giao dịch, thanh toán, nộp thuế và quản lý dòng tiền.

6. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp phải đăng ký với cơ quan thuế và được chấp nhận theo quy định.

Doanh nghiệp phải lựa chọn đúng loại hóa đơn, hình thức hóa đơn và lập hóa đơn đúng thời điểm.

7. Tổ chức công tác kế toán

Doanh nghiệp phải:

• Lựa chọn chế độ kế toán phù hợp.
• Bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán.
• Lập và lưu giữ chứng từ.
• Ghi sổ kế toán.
• Lập báo cáo thuế.
• Lập báo cáo tài chính.
• Thực hiện nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ.

Doanh nghiệp mới chưa phát sinh doanh thu vẫn có thể phải thực hiện nghĩa vụ kê khai và báo cáo theo quy định.

8. Thực hiện nghĩa vụ thuế

Tùy hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh:

• Thuế giá trị gia tăng.
• Thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Thuế thu nhập cá nhân.
• Thuế nhà thầu.
• Thuế xuất khẩu, nhập khẩu.
• Thuế tiêu thụ đặc biệt.
• Thuế tài nguyên.
• Các khoản thuế, phí và lệ phí khác.

Không phải mọi doanh nghiệp đều áp dụng cùng một mức thuế suất. Nghĩa vụ thuế phụ thuộc vào quy mô, doanh thu, ngành nghề, giao dịch và chính sách ưu đãi áp dụng.

9. Đăng ký lao động và bảo hiểm xã hội

Khi sử dụng người lao động thuộc diện tham gia, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục lao động, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp theo quy định.

10. Xin giấy phép ngành nghề có điều kiện

Nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp phải hoàn thành giấy phép hoặc điều kiện chuyên ngành trước khi hoạt động.

Các lĩnh vực thường phải kiểm tra điều kiện gồm:

• An ninh, trật tự.
• Giáo dục.
• Y tế.
• Du lịch.
• Vận tải.
• Kinh doanh thực phẩm.
• Dịch vụ việc làm.
• Phân phối và bán lẻ có yếu tố nước ngoài.
• Các ngành nghề có điều kiện khác.

VIII. Ưu điểm và nghĩa vụ khi thành lập công ty

1. Ưu điểm

• Có tư cách pháp lý để ký kết hợp đồng.
• Được cấp mã số doanh nghiệp và mã số thuế.
• Có thể sử dụng hóa đơn khi đáp ứng quy định.
• Dễ xây dựng thương hiệu và làm việc với đối tác.
• Có thể mở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh.
• Có cơ chế góp vốn và huy động vốn rõ ràng.
• Có thể tuyển dụng lao động theo nhu cầu.
• Tạo điều kiện mở rộng quy mô kinh doanh.
• Chủ sở hữu công ty TNHH và cổ đông công ty cổ phần được giới hạn trách nhiệm trong phạm vi vốn góp, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Nghĩa vụ và chi phí tuân thủ

Sau khi thành lập, doanh nghiệp phải duy trì:

• Công tác kế toán.
• Kê khai và nộp thuế.
• Hóa đơn và chứng từ.
• Báo cáo tài chính.
• Hồ sơ lao động và bảo hiểm.
• Báo cáo chuyên ngành nếu có.
• Giấy phép và điều kiện kinh doanh.
• Thông tin đăng ký doanh nghiệp chính xác.
• Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi.
• Hồ sơ nội bộ phải được lưu giữ theo quy định.

Doanh nghiệp không hoạt động nhưng không thực hiện thủ tục tạm ngừng hoặc giải thể vẫn có thể tiếp tục phát sinh nghĩa vụ báo cáo và rủi ro xử phạt.

IX. Những lỗi thường gặp khi đăng ký

1. Chọn sai loại hình doanh nghiệp

Chọn công ty cổ phần khi chỉ có một hoặc hai nhà đầu tư hoặc chọn công ty TNHH khi có nhu cầu huy động nhiều cổ đông có thể làm phát sinh thủ tục chuyển đổi sau này.

2. Đăng ký vốn quá cao

Vốn quá cao so với khả năng thực tế có thể dẫn đến việc không góp đủ đúng hạn và làm tăng mức độ cam kết trách nhiệm với đối tác.

3. Đăng ký vốn quá thấp

Vốn quá thấp so với quy mô hoạt động có thể không phù hợp với dự án, hợp đồng hoặc điều kiện ngành nghề.

4. Sử dụng địa chỉ không hợp lệ

Sử dụng căn hộ chỉ có chức năng để ở, địa chỉ không rõ ràng hoặc địa điểm không thuộc quyền sử dụng hợp pháp có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc gây khó khăn khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

5. Chọn thiếu ngành nghề

Nếu không đăng ký ngành nghề cần thiết, doanh nghiệp có thể phải thực hiện thủ tục bổ sung trước khi triển khai hoạt động hoặc xin giấy phép chuyên ngành.

6. Nhầm giữa đăng ký ngành nghề và giấy phép con

Ngành nghề được ghi trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không đồng nghĩa doanh nghiệp đã đủ điều kiện hoạt động.

7. Không góp đủ vốn

Không góp đủ vốn nhưng không điều chỉnh đúng thời hạn có thể làm phát sinh trách nhiệm pháp lý và xử phạt vi phạm.

8. Không thực hiện nghĩa vụ sau thành lập

Các lỗi thường gặp gồm:

• Không treo biển tại trụ sở.
• Không đăng ký sử dụng hóa đơn.
• Không lập sổ sách kế toán.
• Không thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế.
• Không tham gia bảo hiểm cho người lao động thuộc diện bắt buộc.
• Hoạt động ngành nghề có điều kiện khi chưa có giấy phép.

9. Không kê khai chủ sở hữu hưởng lợi

Doanh nghiệp thuộc trường hợp phải kê khai nhưng không thực hiện hoặc cung cấp thông tin không chính xác có thể phát sinh rủi ro pháp lý.

X. Dịch vụ thành lập công ty của GPA

GPA hỗ trợ khách hàng thực hiện:

• Tư vấn lựa chọn loại hình doanh nghiệp.
• Tra cứu tên công ty.
• Kiểm tra địa chỉ trụ sở.
• Tư vấn ngành nghề kinh doanh.
• Tư vấn vốn điều lệ.
• Tư vấn cơ cấu và tỷ lệ góp vốn.
• Tư vấn người đại diện theo pháp luật.
• Xác định thông tin chủ sở hữu hưởng lợi.
• Soạn hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
• Đại diện nộp và theo dõi hồ sơ.
• Sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu hợp pháp.
• Nhận và bàn giao kết quả.
• Hỗ trợ khắc con dấu.
• Hướng dẫn góp vốn.
• Hướng dẫn hóa đơn, thuế và kế toán ban đầu.
• Tư vấn giấy phép ngành nghề có điều kiện.

Khách hàng cần cung cấp gì?

Thông thường, khách hàng cần cung cấp:

• Tên công ty dự kiến.
• Địa chỉ trụ sở.
• Ngành nghề dự kiến.
• Vốn điều lệ.
• Thông tin chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông.
• Tỷ lệ góp vốn.
• Người đại diện theo pháp luật.
• Tài liệu pháp lý của các cá nhân, tổ chức liên quan.
• Số điện thoại và email đăng ký.

GPA sẽ kiểm tra thông tin và gửi danh mục hồ sơ cụ thể theo loại hình doanh nghiệp và trường hợp thực tế của khách hàng.

Kết quả khách hàng nhận được

Tùy phạm vi dịch vụ, khách hàng có thể nhận được:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập.
• Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
• Con dấu doanh nghiệp.
• Hướng dẫn góp vốn.
• Danh sách công việc cần thực hiện sau thành lập.

Lưu ý về chi phí dịch vụ

Chi phí thành lập công ty phụ thuộc vào:

• Loại hình doanh nghiệp.
• Thành phần chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông.
• Có nhà đầu tư nước ngoài hay không.
• Ngành nghề có điều kiện hay không.
• Phạm vi dịch vụ khách hàng lựa chọn.
• Nhu cầu sử dụng chữ ký số, hóa đơn điện tử, kế toán và giấy phép chuyên ngành.

GPA sẽ kiểm tra nhu cầu, xác định phạm vi công việc và thông báo chi phí trước khi thực hiện.

XI. Câu hỏi thường gặp

1. Thành lập công ty cần bao nhiêu người?

• Công ty TNHH một thành viên: 01 chủ sở hữu.
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: từ 02 đến 50 thành viên.
• Công ty cổ phần: tối thiểu 03 cổ đông và không giới hạn tối đa.
• Công ty hợp danh: ít nhất 02 thành viên hợp danh.
• Doanh nghiệp tư nhân: 01 chủ doanh nghiệp.

2. Thành lập công ty cần bao nhiêu vốn?

Không có một mức vốn tối thiểu áp dụng chung cho mọi công ty. Doanh nghiệp tự xác định vốn phù hợp với khả năng góp và quy mô hoạt động, trừ ngành nghề có yêu cầu riêng.

3. Có phải chứng minh vốn khi nộp hồ sơ không?

Đối với doanh nghiệp trong nước hoạt động ngành nghề thông thường, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thường không yêu cầu nộp xác nhận số dư để chứng minh vốn điều lệ.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải góp đủ vốn đúng thời hạn và lưu giữ tài liệu chứng minh việc góp vốn. Ngành nghề có điều kiện hoặc dự án có vốn nước ngoài có thể yêu cầu chứng minh năng lực tài chính.

4. Thành lập công ty có cần bằng cấp không?

Thông thường không yêu cầu bằng cấp khi đăng ký thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số ngành nghề có điều kiện yêu cầu người quản lý hoặc nhân sự chuyên môn phải có bằng cấp, chứng chỉ hành nghề hoặc kinh nghiệm.

5. Có thể dùng nhà riêng làm trụ sở không?

Có thể, nếu địa chỉ có quyền sử dụng hợp pháp, được xác định rõ và không phải căn hộ chỉ có chức năng để ở.

6. Một địa chỉ có thể đăng ký nhiều công ty không?

Có thể nếu mỗi doanh nghiệp có quyền sử dụng địa chỉ hợp pháp và địa điểm phù hợp với quy định.

7. Công ty mới thành lập có phải khai thuế không?

Có. Doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ đăng ký, kê khai, kế toán và báo cáo theo quy định, kể cả trong một số kỳ chưa phát sinh doanh thu.

8. Hồ sơ hợp lệ được xử lý trong bao lâu?

Thời hạn luật định để cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ hợp lệ là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

Thời gian này không bao gồm thời gian chuẩn bị, sửa đổi, bổ sung hoặc thực hiện giấy phép chuyên ngành.

9. Thành lập công ty có bắt buộc phải có kế toán không?

Doanh nghiệp phải tổ chức công tác kế toán. Doanh nghiệp có thể bố trí người làm kế toán hoặc thuê đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán đủ điều kiện.

10. Công ty chưa hoạt động có phải làm báo cáo không?

Nếu công ty đã được thành lập nhưng chưa thực hiện thủ tục tạm ngừng, doanh nghiệp vẫn phải theo dõi và thực hiện các nghĩa vụ kê khai, báo cáo thuộc trường hợp áp dụng.

11. Có được đăng ký nhiều ngành nghề không?

Doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều ngành nghề mà pháp luật không cấm. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ điều kiện trước khi kinh doanh ngành nghề có điều kiện.

12. Công ty có được có nhiều người đại diện theo pháp luật không?

Công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ phải quy định chức danh, quyền và nghĩa vụ của từng người.

13. Có thể tự làm thủ tục thành lập công ty không?

Có. Người thành lập có thể tự chuẩn bị và nộp hồ sơ. Nếu chưa nắm rõ quy định về loại hình, ngành nghề, vốn, chủ sở hữu hưởng lợi hoặc thủ tục trực tuyến, khách hàng có thể sử dụng dịch vụ của GPA để hạn chế hồ sơ bị sửa đổi và tránh sai sót sau thành lập.

XII. Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 .
• Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp .
• Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp .
• Nghị định số 296/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 168/2025/NĐ-CP .
• Thông tư số 68/2025/TT-BTC ban hành biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh .
• Thông tư số 121/2026/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư số 68/2025/TT-BTC .