1. Lập danh mục theo từng tài liệu

Ghi tên tài liệu, ngày hoặc phiên bản, số lượng bản và tình trạng bản giấy hay bản điện tử.

Với tài liệu có nhiều phụ lục, liệt kê kèm từng phụ lục thay vì chỉ ghi chung tên bộ hồ sơ.

Mỗi tài liệu nên được thể hiện thành một mục riêng để người nhận có thể kiểm tra trực tiếp với hồ sơ thực tế.

Ví dụ:

2. Thông tin nên có trong danh mục bàn giao

Tùy quy mô và tính chất hồ sơ, danh mục bàn giao có thể theo dõi các thông tin sau:

• Số thứ tự;
• Tên tài liệu;
• Số hoặc ký hiệu tài liệu nếu có;
• Ngày ban hành hoặc ngày ký;
• Phiên bản;
• Số lượng trang;
• Số lượng bản;
• Bản chính, bản sao, bản scan hoặc file điện tử;
• Tình trạng ký hoặc đóng dấu nếu có;
• Ngày nhận;
• Người giao;
• Người nhận;
• Trạng thái;
• Ghi chú hoặc yêu cầu bổ sung.

Không phải mọi bộ hồ sơ đều cần quản lý tất cả các trường trên. Doanh nghiệp nên chọn mức độ chi tiết phù hợp với tính chất của tài liệu.

3. Phân loại trạng thái hồ sơ

Mỗi tài liệu nên có trạng thái rõ ràng để người phụ trách biết công việc hiện đang ở bước nào.

Có thể sử dụng các trạng thái như:

• Đã nhận: tài liệu đã được bàn giao;
• Chưa nhận: tài liệu nằm trong danh mục nhưng chưa được cung cấp;
• Đang bổ sung: người phụ trách đang chuẩn bị tài liệu;
• Chờ xác nhận: đã có tài liệu nhưng cần kiểm tra hoặc xác nhận lại;
• Cần thay thế: file hoặc bản giấy hiện tại chưa phù hợp;
• Đã thay thế: phiên bản cũ đã được thay bằng phiên bản mới;
• Không áp dụng: tài liệu không cần thiết đối với hồ sơ thực tế;
• Hoàn tất: tài liệu đã được kiểm tra và không còn công việc cần xử lý.

4. Quản lý tài liệu có nhiều phụ lục

Hợp đồng, hồ sơ pháp lý, hồ sơ kế toán hoặc hồ sơ dự án thường có nhiều phụ lục và tài liệu đi kèm.

Trong trường hợp này, không nên chỉ ghi một dòng chung cho toàn bộ hồ sơ. Nên thể hiện từng tài liệu thành phần.

Ví dụ:

Cách quản lý này giúp tránh trường hợp đã nhận hợp đồng chính nhưng thiếu phụ lục quan trọng mà người phụ trách không phát hiện.

5. Xác nhận người nhận và nơi lưu

Thống nhất đầu mối nhận, cách xác nhận bàn giao và nơi lưu bản đã duyệt.

Tài liệu chứa thông tin cá nhân hoặc thông tin nội bộ cần được phân quyền; tránh để đường dẫn chia sẻ mở cho người không liên quan.

Đối với mỗi đợt bàn giao, nên xác định:

• Ai là người giao hồ sơ;
• Ai là người nhận chính;
• Ai có trách nhiệm kiểm tra;
• Ngày và thời điểm bàn giao;
• Kênh bàn giao;
• Nơi lưu bản chính thức;
• Ai được phép truy cập;
• Cách xác nhận đã nhận đủ hồ sơ.

6. Bàn giao hồ sơ bản giấy

Đối với hồ sơ bản giấy, cần kiểm tra thực tế số lượng tài liệu và tình trạng của từng bản trước khi xác nhận.

Nên ghi rõ:

• Bản chính hay bản sao;
• Số lượng bản;
• Số lượng trang nếu cần;
• Có chữ ký hay chưa;
• Có đóng dấu hay chưa nếu tài liệu cần dấu;
• Có phụ lục kèm theo hay không;
• Tình trạng vật lý của tài liệu nếu cần lưu ý;
• Người đang giữ bản chính.

7. Bàn giao hồ sơ điện tử

Với hồ sơ điện tử, ngoài việc kiểm tra danh mục, cần kiểm tra khả năng truy cập và mở file.

Trước khi xác nhận bàn giao, nên kiểm tra:

• File đã được tải lên đầy đủ;
• Tên file đúng với nội dung;
• File không bị lỗi;
• Không thiếu trang;
• Đúng phiên bản cần bàn giao;
• Đường dẫn chia sẻ hoạt động;
• Người nhận có quyền truy cập;
• Thư mục không chứa tài liệu không liên quan;
• Tài liệu quan trọng được lưu tại nơi phù hợp sau khi tiếp nhận.

Nếu hồ sơ được gửi bằng đường dẫn lưu trữ trực tuyến, người nhận nên xác nhận đã truy cập được thay vì chỉ xác nhận đã nhận đường dẫn.

8. Phân quyền và bảo mật tài liệu

Tài liệu doanh nghiệp có thể chứa thông tin cá nhân, dữ liệu kế toán, hợp đồng, thông tin tài chính, thông tin ngân hàng hoặc dữ liệu nội bộ.

Vì vậy, cần kiểm soát quyền truy cập theo nhu cầu công việc.

• Chỉ cấp quyền cho người cần sử dụng tài liệu;
• Phân biệt quyền xem, tải xuống và chỉnh sửa khi hệ thống hỗ trợ;
• Không sử dụng đường dẫn công khai nếu không cần thiết;
• Kiểm tra danh sách người đang có quyền truy cập;
• Không gửi tài liệu nhạy cảm vào nhóm có người không liên quan;
• Thu hồi quyền truy cập khi công việc kết thúc nếu phù hợp;
• Hạn chế tạo nhiều bản sao không cần thiết;
• Lưu bản chính thức tại vị trí đã thống nhất.

9. Theo dõi việc còn mở

Tách tài liệu đã bàn giao khỏi danh sách cần bổ sung hoặc đang chờ xác nhận.

Mỗi việc còn mở nên có người phụ trách và ngày kiểm tra tiến độ, để việc bàn giao không làm mất dấu các bước tiếp theo.

Ví dụ:

Khi một công việc đã hoàn tất, trạng thái cần được cập nhật thay vì để nguyên trong danh sách chờ xử lý.

10. Cập nhật khi bổ sung hoặc thay thế tài liệu

Sau lần bàn giao đầu tiên, hồ sơ có thể tiếp tục được bổ sung, chỉnh sửa hoặc thay thế.

Khi có tài liệu mới, nên cập nhật:

• Ngày nhận tài liệu mới;
• Phiên bản mới;
• Lý do thay thế nếu cần;
• Người cung cấp;
• Người xác nhận;
• Trạng thái của phiên bản cũ;
• Vị trí lưu bản chính thức.

Ví dụ:

Không nên xóa ngay phiên bản cũ nếu doanh nghiệp cần lưu lịch sử thay đổi. Thay vào đó, có thể chuyển vào thư mục lưu trữ và ghi rõ trạng thái không còn hiệu lực sử dụng.

11. Kiểm tra trước khi kết thúc bàn giao

Một đợt bàn giao chỉ nên được xem là hoàn tất sau khi người phụ trách đã kiểm tra danh mục và xác định rõ những việc còn lại.

Trước khi kết thúc, nên kiểm tra:

• Danh mục tài liệu đã được cập nhật đầy đủ;
• Số lượng bản giấy khớp với thực tế;
• File điện tử mở được;
• Đúng phiên bản cần sử dụng;
• Các phụ lục đã được kiểm tra;
• Bản chính và bản sao được phân biệt rõ;
• Người nhận đã xác nhận;
• Nơi lưu tài liệu chính thức đã được xác định;
• Quyền truy cập đã được thiết lập phù hợp;
• Tài liệu còn thiếu đã được đưa vào danh sách theo dõi;
• Mỗi việc còn mở đã có người phụ trách;
• Đã xác định thời điểm kiểm tra hoặc bổ sung tiếp theo nếu cần.