1. Tạo một nơi tiếp nhận chứng từ chung

Tạo một nơi tiếp nhận chung cho hóa đơn, hợp đồng, biên bản và thông tin thanh toán.

Mục tiêu là hạn chế tình trạng chứng từ nằm rải rác trong email, nhóm chat, máy tính cá nhân hoặc nhiều thư mục khác nhau.

Nơi tiếp nhận có thể được tổ chức theo:

• Tháng hoặc kỳ;
• Loại chứng từ;
• Khách hàng hoặc nhà cung cấp;
• Dự án;
• Bộ phận;
• Nhóm giao dịch;
• Trạng thái xử lý.

2. Gom chứng từ ngay khi phát sinh

Thay vì chờ cuối tháng mới tập hợp, chứng từ nên được đưa vào nơi tiếp nhận khi giao dịch phát sinh hoặc khi doanh nghiệp nhận được tài liệu.

Có thể bao gồm:

• Hóa đơn;
• Hợp đồng;
• Phụ lục;
• Biên bản;
• Đề nghị thanh toán;
• Tài liệu mua hàng;
• Tài liệu bán hàng;
• Thông tin chuyển khoản;
• Tài liệu liên quan đến giao dịch;
• Các chứng từ khác theo quy trình doanh nghiệp.

Việc gom ngay khi phát sinh giúp giảm nguy cơ quên giao dịch hoặc phải tìm lại tài liệu sau một khoảng thời gian dài.

3. Phân loại chứng từ theo giao dịch

Chứng từ nên được gắn với giao dịch hoặc nội dung công việc tương ứng thay vì chỉ lưu theo tên file.

Ví dụ, một giao dịch có thể liên quan đến:

• Hợp đồng;
• Đơn đặt hàng;
• Hóa đơn;
• Biên bản nghiệm thu;
• Đề nghị thanh toán;
• Chứng từ thanh toán;
• Trao đổi hoặc xác nhận cần thiết.

Khi các tài liệu có mối liên hệ với nhau, nên có cách nhận biết chúng thuộc cùng một giao dịch.

4. Ghi bối cảnh của giao dịch

Mỗi giao dịch nên có ghi chú về người phụ trách và mục đích chi để kế toán có đủ bối cảnh khi kiểm tra.

Có thể ghi:

• Ngày phát sinh;
• Khách hàng hoặc nhà cung cấp;
• Nội dung giao dịch;
• Mục đích;
• Dự án hoặc bộ phận liên quan;
• Người đề nghị;
• Người phụ trách;
• Hình thức thanh toán;
• Tình trạng chứng từ;
• Ghi chú đặc biệt nếu có.

5. Gắn thông tin thanh toán liên quan

Nếu giao dịch có thanh toán, nên có cách đối chiếu giữa chứng từ và thông tin thanh toán liên quan.

Có thể theo dõi:

• Số tiền;
• Ngày dự kiến thanh toán;
• Ngày thực tế thanh toán;
• Hình thức thanh toán;
• Người thực hiện;
• Thông tin tham chiếu;
• Trạng thái;
• Tài liệu liên quan.

Nếu một hóa đơn được thanh toán nhiều lần hoặc một khoản thanh toán liên quan đến nhiều tài liệu, nên có ghi chú để người kiểm tra hiểu được mối liên hệ.

6. Thống nhất cách đặt tên file

Tên file rõ ràng giúp tìm kiếm và kiểm tra chứng từ nhanh hơn.

Có thể thống nhất cấu trúc:

Ví dụ:

Quy tắc không cần quá phức tạp. Quan trọng là những người cùng tham gia sử dụng thống nhất một cách đặt tên.

7. Kiểm tra trước khi gửi

Đối chiếu danh sách giao dịch với tài liệu đã nhận, đánh dấu khoản thiếu hồ sơ hoặc chưa rõ nội dung.

Có thể kiểm tra:

• Giao dịch đã có trong danh sách chưa;
• Tài liệu liên quan đã được tập hợp chưa;
• File có mở được không;
• Thông tin có đọc được không;
• Tài liệu có đủ trang không;
• Đúng giao dịch hay không;
• Thông tin thanh toán đã có chưa;
• Mục đích giao dịch đã rõ chưa;
• Người phụ trách đã được xác định chưa;
• Còn nội dung nào cần hỏi lại không.

Việc kiểm tra trước giúp giảm số lần kế toán phải yêu cầu bổ sung những thông tin có thể được phát hiện ngay từ đầu.

8. Đánh dấu chứng từ còn thiếu

Không nên chờ đủ toàn bộ chứng từ mới bắt đầu theo dõi. Những khoản còn thiếu có thể được ghi rõ trạng thái.

Có thể sử dụng:

• Đã đủ;
• Thiếu hóa đơn;
• Thiếu hợp đồng;
• Thiếu biên bản;
• Thiếu thông tin thanh toán;
• Chưa rõ nội dung;
• Chờ người phụ trách;
• Cần kiểm tra thêm;
• Không áp dụng.

9. Tổng hợp câu hỏi thành một danh sách

Chuyển câu hỏi thành một bảng ngắn gồm giao dịch, vấn đề và người cần phản hồi để hạn chế trao đổi rời rạc.

Mỗi câu hỏi có thể gồm:

• Mã hoặc giao dịch;
• Ngày;
• Đối tượng liên quan;
• Vấn đề cần làm rõ;
• Tài liệu liên quan;
• Người cần phản hồi;
• Trạng thái;
• Ngày cần phản hồi nếu có.

10. Thống nhất lịch gửi chứng từ

Thống nhất lịch gửi, cách đặt tên file và người nhận.

Tùy quy mô và số lượng giao dịch, doanh nghiệp có thể chia thành nhiều đợt thay vì gửi toàn bộ vào cuối tháng.

Ví dụ lịch nội bộ:

Lịch thực tế nên được thống nhất theo cách vận hành của doanh nghiệp và người phụ trách kế toán.

11. Xác nhận việc bàn giao

Sau khi bàn giao, lưu lại danh sách tài liệu cùng các việc còn mở.

Một lần bàn giao có thể ghi:

Việc xác nhận không cần phức tạp nhưng nên giúp hai bên biết dữ liệu nào đã được chuyển và dữ liệu nào vẫn đang chờ.

12. Theo dõi các việc còn mở

Chứng từ đã bàn giao không có nghĩa tất cả giao dịch đã hoàn tất. Một số nội dung có thể vẫn đang chờ bổ sung hoặc xác nhận.

Danh sách việc còn mở nên thể hiện:

• Giao dịch;
• Nội dung còn thiếu;
• Người phụ trách;
• Ngày yêu cầu;
• Ngày cần kiểm tra lại;
• Trạng thái hiện tại;
• Ghi chú.

Khi đã bổ sung xong, cập nhật trạng thái ngay trên danh sách chung thay vì chỉ thông báo qua tin nhắn.

13. Quản lý chứng từ bổ sung

Khi nhận tài liệu bổ sung sau lần bàn giao đầu tiên, nên đưa tài liệu về đúng giao dịch và cập nhật trạng thái.

Ví dụ:

Không nên để chứng từ bổ sung chỉ nằm trong email hoặc nhóm chat mà không cập nhật vào nơi lưu trữ và danh sách theo dõi chính.

14. Lưu trữ sau khi xử lý

Khi một kỳ hoặc nhóm giao dịch đã được xử lý, nên phân biệt tài liệu đang làm việc với tài liệu đã hoàn tất.

Có thể chia:

• Đang tiếp nhận;
• Đang kiểm tra;
• Cần bổ sung;
• Đã hoàn tất;
• Lưu trữ.

Việc lưu trữ cần giữ được khả năng tìm lại theo kỳ, giao dịch, đối tác hoặc thông tin tham chiếu phù hợp với cách quản lý của doanh nghiệp.

15. Danh sách kiểm tra định kỳ

Trước mỗi lần bàn giao chứng từ, có thể kiểm tra:

• Chứng từ phát sinh đã được đưa về nơi tiếp nhận chung;
• Các giao dịch đã được ghi nhận;
• Hóa đơn đã được tập hợp;
• Hợp đồng và phụ lục liên quan đã được tập hợp;
• Biên bản liên quan đã được kiểm tra;
• Thông tin thanh toán đã được gắn với giao dịch;
• Mục đích giao dịch đã rõ;
• Người phụ trách đã được xác định;
• File được đặt tên theo quy ước;
• File mở được và đọc được;
• Khoản thiếu chứng từ đã được đánh dấu;
• Nội dung chưa rõ đã được ghi thành câu hỏi;
• Câu hỏi có người cần phản hồi;
• Các việc đang chờ có ngày kiểm tra lại;
• Đã xác định kỳ và đợt bàn giao;
• Đã xác định người gửi và người nhận;
• Danh sách tài liệu bàn giao đã được lưu;
• Danh sách việc còn mở đã được cập nhật;
• Chứng từ bổ sung được đưa về đúng nơi lưu;
• Không còn tài liệu quan trọng chỉ nằm trong nhóm chat hoặc máy cá nhân.