1. Lập bảng trước và sau thay đổi

Mỗi dòng ghi một nội dung hiện tại, nội dung dự kiến và tài liệu tham chiếu. Ghi rõ đây là phương án đang trao đổi hay nội dung đã được xác nhận để người phụ trách không sử dụng nhầm.

Có thể chuẩn bị thông tin theo cấu trúc:

Ví dụ:

2. Phân biệt phương án dự kiến và nội dung đã xác nhận

Trong quá trình trao đổi nội bộ, doanh nghiệp có thể đưa ra nhiều phương án trước khi quyết định nội dung cuối cùng.

Vì vậy, mỗi phương án nên được ghi trạng thái rõ ràng, chẳng hạn:

• Đang đề xuất: mới được đưa ra để xem xét;
• Đang kiểm tra: cần rà soát thêm điều kiện hoặc tài liệu;
• Chờ xác nhận: nội dung đã tương đối thống nhất nhưng chưa được người có thẩm quyền chốt;
• Đã xác nhận: có thể sử dụng để chuẩn bị bước tiếp theo;
• Không thực hiện: phương án đã được loại bỏ;
• Đã thay thế: phương án cũ đã được thay bằng nội dung mới.

3. Tách riêng từng nội dung thay đổi

Nếu doanh nghiệp dự kiến thay đổi nhiều thông tin cùng lúc, nên tách từng nội dung thành từng mục riêng.

Ví dụ doanh nghiệp có thể đồng thời dự kiến:

• Thay đổi tên doanh nghiệp;
• Thay đổi địa chỉ;
• Thay đổi người đại diện;
• Điều chỉnh vốn;
• Thay đổi thành viên hoặc cổ đông;
• Bổ sung hoặc điều chỉnh ngành nghề;
• Thay đổi thông tin liên hệ;
• Thay đổi thông tin sử dụng trên các hệ thống nội bộ.

Mỗi nội dung có thể cần tài liệu, người xác nhận và thời điểm triển khai khác nhau. Việc tách riêng giúp người phụ trách xác định công việc nào có thể thực hiện cùng nhau và công việc nào cần xử lý theo thứ tự.

4. Rà soát tài liệu có liên quan

Tập hợp bộ hồ sơ đang sử dụng, các bản cập nhật gần nhất và tài liệu giải thích nhu cầu thay đổi.

Có thể rà soát các nhóm tài liệu như:

• Hồ sơ pháp lý hiện tại của doanh nghiệp;
• Điều lệ và các bản sửa đổi, bổ sung gần nhất;
• Quyết định hoặc biên bản nội bộ có liên quan;
• Thông tin thành viên, cổ đông hoặc người quản lý;
• Giấy tờ của người dự kiến tham gia hoặc đảm nhiệm chức danh mới;
• Tài liệu về địa điểm nếu có thay đổi trụ sở hoặc địa điểm hoạt động;
• Tài liệu về vốn hoặc phần vốn nếu có thay đổi;
• Hợp đồng và tài liệu đang sử dụng thông tin cũ;
• Giấy phép hoặc tài liệu chuyên ngành có liên quan;
• Các hồ sơ đã cập nhật gần nhất;
• Tài liệu giải thích hoặc chứng minh nhu cầu thay đổi.

5. Xác định phạm vi thông tin có thể cần đồng bộ

Một thay đổi của doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến nhiều tài liệu hoặc hệ thống khác nhau.

Vì vậy, ngoài hồ sơ trực tiếp phục vụ công việc đang thực hiện, nên liệt kê những nơi có thể cần cập nhật thông tin sau đó.

Có thể bao gồm:

• Hồ sơ giới thiệu doanh nghiệp;
• Website;
• Chữ ký email;
• Danh thiếp;
• Báo giá và tài liệu bán hàng;
• Hợp đồng và mẫu biểu nội bộ;
• Thông tin xuất hóa đơn;
• Phần mềm kế toán;
• Phần mềm quản trị doanh nghiệp;
• Hệ thống nhân sự;
• Tài khoản ngân hàng hoặc thông tin giao dịch;
• Hệ thống khách hàng và nhà cung cấp;
• Tài khoản trên các nền tảng trực tuyến;
• Biển hiệu hoặc tài liệu nhận diện nếu có liên quan;
• Giấy phép, chứng nhận hoặc hồ sơ chuyên ngành nếu cần cập nhật.

6. Xác định thời điểm dự kiến áp dụng

Khi gửi yêu cầu thay đổi, doanh nghiệp nên cho biết thời điểm mong muốn áp dụng nếu đã có kế hoạch.

Ví dụ:

• Thời điểm dự kiến chuyển văn phòng;
• Ngày người quản lý mới bắt đầu công việc;
• Thời điểm dự kiến sử dụng tên hoặc thương hiệu mới;
• Ngày dự kiến điều chỉnh vốn;
• Ngày bắt đầu hoạt động ngành nghề mới;
• Mốc cần hoàn thành trước khi ký hợp đồng hoặc triển khai dự án;
• Mốc cần cập nhật thông tin trên các hệ thống liên quan.

Thông tin về thời điểm giúp người phụ trách đánh giá thứ tự công việc và lập kế hoạch chuẩn bị tài liệu phù hợp.

7. Xác định người có thẩm quyền xác nhận

Trước khi chuẩn bị tài liệu chính thức, cần xác định ai là người có quyền quyết định hoặc xác nhận nội dung thay đổi trong doanh nghiệp.

Tùy trường hợp, người xác nhận có thể liên quan đến:

• Chủ doanh nghiệp;
• Chủ sở hữu công ty;
• Thành viên công ty;
• Hội đồng thành viên;
• Cổ đông hoặc Đại hội đồng cổ đông;
• Hội đồng quản trị;
• Người đại diện theo pháp luật;
• Người được ủy quyền;
• Bộ phận hoặc cá nhân có thẩm quyền theo quy định nội bộ.

Người trao đổi công việc với đơn vị tư vấn không nhất thiết là người có thẩm quyền ký hoặc quyết định nội dung cuối cùng.

8. Chốt phạm vi với đầu mối tư vấn

Từng loại thay đổi có yêu cầu và trình tự riêng.

Nhờ người phụ trách xác nhận bộ tài liệu, người có thẩm quyền ký và các bước cần thực hiện cho tình huống của doanh nghiệp trước khi triển khai.

Doanh nghiệp nên thống nhất ít nhất các nội dung:

• Nội dung chính xác cần thay đổi;
• Thông tin hiện tại;
• Thông tin mới đã được xác nhận;
• Những nội dung chưa chốt;
• Danh mục tài liệu cần cung cấp;
• Tài liệu nào cần bản chính, bản sao hoặc bản điện tử;
• Người có thẩm quyền ký;
• Trình tự thực hiện;
• Các bước phụ thuộc lẫn nhau nếu có;
• Những công việc nằm trong phạm vi hỗ trợ;
• Những việc doanh nghiệp phải tự thực hiện hoặc phối hợp;
• Kế hoạch cập nhật thông tin sau khi hoàn thành.

9. Chuẩn bị bộ hồ sơ làm việc

Sau khi phạm vi đã được xác nhận, nên gom tài liệu thành một bộ hồ sơ làm việc rõ ràng.

Có thể tổ chức như sau:

Cách phân loại này đặc biệt hữu ích khi một thay đổi phải trải qua nhiều vòng trao đổi hoặc có nhiều người cùng tham gia xử lý.

Tài liệu cũ và tài liệu mới không nên để lẫn mà không có ký hiệu phân biệt.

10. Theo dõi công việc sau khi thay đổi

Sau khi nội dung chính đã được xử lý, doanh nghiệp nên quay lại danh sách phạm vi ảnh hưởng để kiểm tra những nơi còn sử dụng thông tin cũ.

Có thể lập danh sách:

Mỗi công việc chưa hoàn thành nên có người phụ trách và trạng thái cụ thể. Điều này giúp tránh tình trạng thủ tục chính đã xong nhưng doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng thông tin cũ ở các tài liệu khác.

11. Kiểm tra trước khi triển khai

Trước khi người phụ trách bắt đầu chuẩn bị hoặc thực hiện hồ sơ, doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ yêu cầu một lần cuối.

Danh sách kiểm tra có thể bao gồm:

• Thông tin hiện tại đã được ghi đúng;
• Nội dung dự kiến thay đổi đã rõ ràng;
• Đã phân biệt phương án dự thảo và phương án chính thức;
• Người có thẩm quyền đã xác nhận nội dung cần thiết;
• Đã xác định người có thẩm quyền ký hồ sơ;
• Đã cung cấp phiên bản hồ sơ hiện tại;
• Đã cung cấp tài liệu chứng minh hoặc tham chiếu cần thiết;
• Đã xác định những nội dung chưa chốt;
• Đã thống nhất phạm vi công việc với đầu mối tư vấn;
• Đã xác định thứ tự thực hiện nếu có nhiều thay đổi;
• Đã lập danh sách các hệ thống và tài liệu có thể cần đồng bộ;
• Đã xác định đầu mối phối hợp của doanh nghiệp.