1. Kiểm tra chất lượng bản scan

Đảm bảo tài liệu đủ trang, đúng chiều và đọc được chữ, số hoặc dấu trên bản gốc.

Không chỉnh sửa nội dung tài liệu trong quá trình xử lý ảnh; nếu bản scan mờ, thực hiện lại từ nguồn rõ hơn.

Khi kiểm tra bản scan, nên chú ý:

• Không thiếu trang;
• Không scan trùng trang;
• Các trang được sắp xếp đúng thứ tự;
• Không bị ngược hoặc xoay sai chiều;
• Không mất góc hoặc mất nội dung ở mép giấy;
• Chữ, số, ngày tháng và thông tin định danh có thể đọc rõ;
• Chữ ký và con dấu, nếu có, được thể hiện đầy đủ;
• Hình ảnh không quá tối, quá sáng hoặc bị nhòe;
• Nội dung hai mặt của tài liệu được scan đầy đủ nếu cả hai mặt đều có thông tin.

2. Cách scan tài liệu dễ kiểm tra

Đối với tài liệu nhiều trang, nên scan thành một file theo đúng thứ tự thay vì tạo quá nhiều file rời nếu nơi tiếp nhận không yêu cầu tách riêng.

Ví dụ:

Nếu hồ sơ gồm nhiều loại giấy tờ khác nhau, nên tách thành từng file theo từng loại tài liệu.

Ví dụ:

Cách này giúp người tiếp nhận xác định nhanh tài liệu nào đã có, tài liệu nào còn thiếu và thuận tiện khi cần thay thế một tài liệu trong bộ hồ sơ.

3. Đặt tên file có quy tắc

Dùng tên tài liệu, ngày và phiên bản để phân biệt các bản.

Tách bản nháp với bản đã xác nhận, giữ thứ tự trang và tránh những tên file như “bản mới nhất” hoặc “bản cuối” khi nhiều người cùng làm việc.

Một cấu trúc tên file có thể sử dụng:

Ví dụ:

Nếu hồ sơ có thứ tự xử lý, có thể thêm số thứ tự ở đầu tên file:

4. Phân loại hồ sơ trước khi gửi

Với bộ hồ sơ có nhiều tài liệu, nên phân loại thành từng nhóm thay vì để tất cả file chung trong một thư mục.

Tùy loại công việc, có thể chia thành các nhóm như:

• Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp;
• Hồ sơ người đại diện theo pháp luật;
• Hồ sơ thành viên hoặc cổ đông;
• Hồ sơ lao động;
• Hợp đồng;
• Hóa đơn và chứng từ;
• Hồ sơ ngân hàng;
• Hồ sơ thuế;
• Hồ sơ bảo hiểm xã hội;
• Giấy phép hoặc tài liệu chuyên ngành;
• Tài liệu bổ sung theo yêu cầu.

Ví dụ cấu trúc thư mục:

Nếu hồ sơ chỉ có một vài tài liệu thì không nhất thiết phải tạo nhiều thư mục. Mục tiêu chính là giúp việc kiểm tra và đối chiếu thuận tiện.

5. Lựa chọn định dạng file phù hợp

Định dạng tài liệu cần tuân theo yêu cầu của nơi tiếp nhận. Trong trường hợp không có yêu cầu riêng, nên ưu tiên định dạng phổ biến, dễ mở và ít làm thay đổi bố cục tài liệu.

PDF

Phù hợp với hợp đồng, giấy phép, chứng từ và tài liệu có nhiều trang. PDF giúp giữ nguyên thứ tự trang và thuận tiện khi đối chiếu.

JPG hoặc PNG

Có thể sử dụng đối với hình ảnh hoặc tài liệu chỉ có một vài mặt, nếu nơi tiếp nhận cho phép.

Word hoặc Excel

Chỉ nên gửi khi người nhận cần tiếp tục nhập liệu, chỉnh sửa hoặc sử dụng dữ liệu gốc. Nếu tài liệu đã được ký hoặc xác nhận, nên lưu thêm bản PDF để đối chiếu.

6. Quản lý phiên bản tài liệu

Khi một tài liệu được chỉnh sửa nhiều lần, cần có cách phân biệt rõ từng phiên bản.

Có thể sử dụng:

• v01, v02, v03 cho các bản đang chỉnh sửa;
• DRAFT cho bản nháp;
• CHO-XAC-NHAN cho bản đang chờ kiểm tra;
• DA-XAC-NHAN cho bản đã được xác nhận;
• DA-KY cho bản đã ký.

Ví dụ:

Khi đã có bản chính thức, nên lưu riêng bản đó và hạn chế tiếp tục chỉnh sửa trực tiếp trên cùng một file.

7. Bảo mật tài liệu khi lưu trữ và gửi

Hồ sơ doanh nghiệp có thể chứa thông tin định danh, hợp đồng, dữ liệu tài chính, thông tin ngân hàng hoặc các dữ liệu nội bộ khác. Vì vậy, tài liệu cần được gửi qua kênh phù hợp với mức độ bảo mật của hồ sơ.

Nên lưu ý:

• Chỉ gửi hồ sơ cho đúng người hoặc đúng đầu mối tiếp nhận;
• Kiểm tra địa chỉ email hoặc tài khoản người nhận trước khi gửi;
• Không chia sẻ đường dẫn tài liệu ở chế độ công khai nếu không cần thiết;
• Thiết lập quyền xem, tải xuống hoặc chỉnh sửa phù hợp;
• Không gửi mật khẩu, mã PIN hoặc thông tin xác thực quan trọng chung với tài liệu nếu có phương thức an toàn hơn;
• Thu hồi quyền truy cập khi việc trao đổi hồ sơ đã kết thúc nếu cần thiết;
• Lưu lại bản hồ sơ đã gửi để phục vụ việc đối chiếu sau này.

8. Xác nhận yêu cầu trước khi gửi

Định dạng, dung lượng và cách xác thực file phụ thuộc vào nơi tiếp nhận.

Hỏi rõ yêu cầu cho từng trường hợp, kiểm tra file mở được sau khi gửi và lưu lại danh sách tài liệu đã chuyển cho đầu mối phụ trách.

Trước khi chuẩn bị bộ hồ sơ, nên xác nhận:

• Cần bản scan hay file điện tử gốc;
• Chấp nhận PDF, JPG, PNG, Word, Excel hay định dạng nào khác;
• Có giới hạn dung lượng mỗi file hay không;
• Có yêu cầu scan màu hay không;
• Có cần chữ ký số hay không;
• Có yêu cầu bản sao chứng thực hoặc tài liệu được xác thực hay không;
• Có cần gộp tài liệu thành một file hay tách riêng từng loại;
• Cách đặt tên file có yêu cầu riêng hay không;
• Hồ sơ được gửi qua email, hệ thống trực tuyến hay phương thức khác;
• Có cần nộp thêm bản giấy sau khi gửi file điện tử hay không.

9. Kiểm tra lần cuối trước khi bàn giao

Trước khi gửi hồ sơ, nên dành một lần kiểm tra cuối cùng theo danh sách tài liệu cần cung cấp.

Kiểm tra tối thiểu:

• Đã đủ số lượng tài liệu;
• Không thiếu trang;
• Không gửi nhầm hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân khác;
• Tên file phản ánh đúng nội dung;
• Đúng phiên bản cần gửi;
• Tất cả file đều mở được;
• Chữ và số có thể đọc rõ;
• Chữ ký, con dấu hoặc thông tin xác nhận được thể hiện đầy đủ nếu cần;
• Dung lượng file đáp ứng yêu cầu;
• Đã kiểm tra quyền truy cập nếu gửi bằng đường dẫn;
• Đã gửi đúng người tiếp nhận.