1. Chuẩn bị tài liệu đối chiếu trước khi kiểm tra

Trước khi đọc hồ sơ dự thảo, nên chuẩn bị bản thông tin đã được doanh nghiệp xác nhận để làm cơ sở đối chiếu.

Tài liệu tham chiếu có thể bao gồm:

• Thông tin pháp lý hiện tại của doanh nghiệp;
• Bảng thông tin trước và sau thay đổi;
• Thông tin đã được người có thẩm quyền xác nhận;
• Giấy tờ định danh có liên quan;
• Điều lệ hoặc tài liệu nội bộ đang sử dụng;
• Quyết định hoặc biên bản có liên quan;
• Hợp đồng, phụ lục hoặc tài liệu làm căn cứ;
• Các yêu cầu đã thống nhất với người phụ trách;
• Phiên bản hồ sơ gần nhất nếu đây là lần kiểm tra tiếp theo.

2. Kiểm tra thông tin giữa các tài liệu

Đặt bản thông tin đã thống nhất cạnh bộ hồ sơ dự thảo để đối chiếu từng mục.

Chú ý cách viết tên, thông tin liên hệ, địa chỉ và các con số; không bỏ qua phụ lục chỉ vì phần nội dung chính đã đúng.

Việc kiểm tra nên được thực hiện lần lượt thay vì đọc toàn bộ hồ sơ rồi cố nhớ những điểm cần sửa.

Có thể kiểm tra theo thứ tự:

1. Tên tài liệu;
2. Thông tin doanh nghiệp;
3. Thông tin cá nhân hoặc tổ chức liên quan;
4. Địa chỉ;
5. Ngày tháng;
6. Số liệu;
7. Nội dung quyết định hoặc thỏa thuận;
8. Thông tin người ký;
9. Phụ lục;
10. Các tài liệu tham chiếu hoặc đính kèm.

3. Kiểm tra tên, thông tin liên hệ và địa chỉ

Các thông tin cơ bản thường xuất hiện lặp lại ở nhiều vị trí trong một bộ hồ sơ. Chỉ cần một tài liệu sử dụng thông tin khác với những tài liệu còn lại cũng có thể khiến hồ sơ phải được kiểm tra hoặc sửa lại.

Nên đối chiếu:

• Tên đầy đủ của doanh nghiệp;
• Tên viết tắt nếu được sử dụng;
• Tên của cá nhân hoặc tổ chức có liên quan;
• Mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế;
• Số giấy tờ định danh;
• Ngày cấp hoặc thông tin khác nếu hồ sơ yêu cầu;
• Địa chỉ trụ sở;
• Địa chỉ liên hệ;
• Email;
• Số điện thoại;
• Chức danh của người có liên quan.

4. Kiểm tra số liệu, ngày tháng và tỷ lệ

Các con số nên được kiểm tra riêng vì đây là nhóm thông tin dễ nhìn nhầm khi đọc nhanh.

Tùy hồ sơ, cần chú ý:

• Vốn điều lệ;
• Giá trị phần vốn góp;
• Số lượng cổ phần;
• Tỷ lệ sở hữu;
• Số tiền;
• Số lượng;
• Ngày ký;
• Ngày bắt đầu áp dụng;
• Ngày kết thúc;
• Thời hạn;
• Số hợp đồng, quyết định hoặc biên bản;
• Số trang hoặc số phụ lục nếu được dẫn chiếu.

Nếu cùng một số liệu xuất hiện ở nhiều tài liệu, cần kiểm tra xem tất cả các vị trí có thống nhất hay không.

5. Không bỏ qua phụ lục và tài liệu đi kèm

Phần nội dung chính đúng không có nghĩa toàn bộ bộ hồ sơ đã đúng. Phụ lục thường chứa nhiều thông tin chi tiết và có thể vẫn sử dụng dữ liệu từ phiên bản cũ.

Cần kiểm tra:

• Tên phụ lục;
• Số hoặc ký hiệu phụ lục;
• Tài liệu chính mà phụ lục đi kèm;
• Thông tin doanh nghiệp;
• Danh sách cá nhân hoặc tổ chức;
• Số liệu;
• Ngày tháng;
• Nội dung được dẫn chiếu;
• Thông tin người ký;
• Số lượng trang;
• Các bảng biểu đính kèm.

6. Kiểm tra tính thống nhất của nội dung

Ngoài lỗi đánh máy, cần kiểm tra xem nội dung giữa các tài liệu có thống nhất với nhau hay không.

Ví dụ cần chú ý:

• Một tài liệu ghi nội dung thay đổi nhưng tài liệu khác vẫn giữ thông tin cũ;
• Ngày có hiệu lực khác nhau giữa các tài liệu;
• Tên hoặc chức danh người ký không thống nhất;
• Số liệu trong phần nội dung khác với phụ lục;
• Thông tin trong quyết định khác với nội dung biên bản;
• Tài liệu dẫn chiếu đến một phụ lục nhưng phụ lục đó không có trong bộ hồ sơ;
• Nội dung đã được sửa ở một trang nhưng chưa được sửa tại các vị trí khác.

Nếu phát hiện điểm chưa rõ, nên đánh dấu và hỏi lại người phụ trách thay vì tự suy đoán nội dung cần sửa.

7. Gom góp ý vào một bản duy nhất

Đánh dấu chỗ cần sửa và ghi lý do hoặc tài liệu đối chiếu.

Chọn một đầu mối tổng hợp góp ý để tránh nhiều người gửi các phiên bản khác nhau khiến người soạn hồ sơ không biết đâu là bản cuối.

Mỗi góp ý nên thể hiện rõ:

• Tài liệu cần sửa;
• Trang hoặc vị trí cần sửa;
• Nội dung hiện tại;
• Nội dung đề nghị sửa;
• Lý do sửa;
• Tài liệu dùng để đối chiếu nếu có;
• Người xác nhận nội dung nếu cần.

Ví dụ:

8. Kiểm tra lại sau khi hồ sơ được sửa

Sau khi nhận phiên bản đã chỉnh sửa, không nên mặc định rằng tất cả góp ý trước đó đã được xử lý chính xác.

Nên kiểm tra lại:

• Từng góp ý đã được xử lý hay chưa;
• Nội dung sửa có đúng yêu cầu hay không;
• Việc sửa một vị trí có làm ảnh hưởng vị trí khác hay không;
• Thông tin mới đã được cập nhật ở tất cả tài liệu liên quan;
• Có phát sinh lỗi mới trong quá trình chỉnh sửa hay không;
• Phụ lục có được cập nhật tương ứng hay không;
• Phiên bản mới có đầy đủ trang và tài liệu như phiên bản trước hay không.

9. Quản lý phiên bản hồ sơ

Mỗi lần hồ sơ được chỉnh sửa nên có cách nhận biết phiên bản rõ ràng.

Ví dụ:

Nếu sử dụng thư mục dùng chung, nên tách bản đang làm việc và bản đã xác nhận.

Có thể tổ chức:

10. Chỉ ký phiên bản đã xác nhận

Kiểm tra ngày cập nhật và trạng thái tài liệu trước khi ký.

Nếu còn nội dung chưa hiểu, hỏi lại người phụ trách; việc kiểm tra bản nháp không thay thế tư vấn về yêu cầu pháp lý áp dụng cho hồ sơ cụ thể.

Trước khi ký, nên xác nhận:

• Đây là phiên bản cuối cùng đã được thống nhất;
• Không còn góp ý đang chờ xử lý;
• Thông tin chính đã được đối chiếu;
• Phụ lục đi kèm đúng phiên bản;
• Đúng người cần ký;
• Đúng vị trí cần ký;
• Đúng hình thức ký được yêu cầu;
• Số lượng bản cần ký đã được xác định;
• Ngày ký hoặc thông tin liên quan đã được kiểm tra;
• Không ký nhầm bản dự thảo cũ.

11. Kiểm tra hồ sơ sau khi ký

Việc kiểm tra không nên kết thúc ngay khi người có thẩm quyền hoàn thành chữ ký.

Trước khi bàn giao hoặc thực hiện bước tiếp theo, nên kiểm tra:

• Đã ký đủ các vị trí cần thiết;
• Không thiếu trang sau khi ký;
• Các phụ lục cần ký đã được xử lý;
• Không ký nhầm phiên bản;
• Bản scan sau ký rõ ràng nếu cần sử dụng bản điện tử;
• File điện tử sau ký mở được;
• Phiên bản đã ký được lưu đúng thư mục;
• Bản dự thảo không bị nhầm với bản chính thức;
• Người phụ trách đã nhận đúng bộ hồ sơ.

Nếu có nhiều bản giấy, nên kiểm tra số lượng trước khi bàn giao. Nếu hồ sơ được ký điện tử, cần lưu đúng file đã hoàn tất thay vì tiếp tục sử dụng file dự thảo trước đó.

12. Danh sách kiểm tra nhanh trước khi xác nhận

Trước khi thông báo hồ sơ đã sẵn sàng để ký, có thể thực hiện một lượt kiểm tra cuối:

• Tên doanh nghiệp đúng;
• Mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế đúng;
• Thông tin cá nhân đúng;
• Địa chỉ đúng;
• Thông tin liên hệ đúng;
• Ngày tháng đúng;
• Số liệu và tỷ lệ đúng;
• Thông tin thống nhất giữa các tài liệu;
• Phụ lục đầy đủ;
• Tài liệu dẫn chiếu tồn tại và đúng phiên bản;
• Người ký đúng;
• Chức danh người ký đúng;
• Các góp ý đã được xử lý;
• Không còn nội dung đang chờ xác nhận;
• Đúng phiên bản cuối cùng;
• Đã xác định số lượng bản cần ký;
• Đã xác định bước xử lý tiếp theo sau khi ký.