1. Ghi lại nhu cầu và phương án dự kiến

Chuẩn bị một bản tóm tắt về hoạt động kinh doanh, những người dự kiến tham gia, tên doanh nghiệp mong muốn và địa điểm dự kiến làm việc.

Ghi rõ phần đã thống nhất và phần còn cần tư vấn để tránh dùng thông tin tạm thời như quyết định cuối cùng.

Có thể chia thông tin thành ba nhóm:

• Đã xác nhận: nội dung những người tham gia đã thống nhất;
• Đang dự kiến: đã có phương án nhưng chưa quyết định cuối cùng;
• Cần tư vấn: chưa rõ nên lựa chọn phương án nào hoặc cần kiểm tra thêm.

Ví dụ:

2. Mô tả hoạt động kinh doanh dự kiến

Trước buổi tư vấn, nên mô tả ngắn gọn doanh nghiệp dự kiến sẽ kinh doanh sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ gì.

Có thể chuẩn bị các thông tin:

• Sản phẩm hoặc dịch vụ chính;
• Nhóm khách hàng dự kiến;
• Kinh doanh trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp;
• Có cửa hàng, văn phòng, kho hoặc địa điểm hoạt động riêng hay không;
• Có nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa hay không;
• Có hoạt động trên website, ứng dụng hoặc sàn thương mại điện tử hay không;
• Có dự kiến thuê lao động hay không;
• Có hoạt động nào cần được kiểm tra thêm về điều kiện hoặc giấy phép hay không.

Người chuẩn bị không nhất thiết phải tự xác định chính xác tên ngành nghề hoặc thủ tục áp dụng. Mục tiêu của bước này là mô tả đúng hoạt động thực tế mà doanh nghiệp dự kiến triển khai.

3. Xác định những người dự kiến tham gia

Nên lập danh sách những cá nhân hoặc tổ chức dự kiến tham gia ngay từ đầu để người tư vấn hiểu cấu trúc dự kiến của doanh nghiệp.

Đối với từng người hoặc tổ chức, có thể ghi:

• Họ và tên hoặc tên tổ chức;
• Vai trò dự kiến;
• Có tham gia góp vốn hay không;
• Tỷ lệ hoặc phương án tham gia đang dự kiến nếu có;
• Có trực tiếp quản lý doanh nghiệp hay không;
• Có dự kiến là người đại diện theo pháp luật hay không;
• Thông tin nào đã xác nhận và thông tin nào còn đang trao đổi.

Ví dụ:

4. Chuẩn bị phương án tên doanh nghiệp

Nếu đã có ý tưởng về tên doanh nghiệp, nên chuẩn bị nhiều hơn một phương án để thuận tiện trong quá trình kiểm tra và lựa chọn.

Có thể lập danh sách:

Nếu doanh nghiệp dự kiến sử dụng thêm tên viết tắt, tên giao dịch hoặc tên phục vụ hoạt động thương hiệu, cũng nên ghi lại để trao đổi với người phụ trách.

5. Chuẩn bị thông tin địa điểm dự kiến

Nếu đã có địa điểm dự kiến đặt trụ sở hoặc làm việc, nên chuẩn bị thông tin để người tư vấn kiểm tra.

Có thể ghi:

• Địa chỉ dự kiến;
• Loại địa điểm;
• Người hoặc đơn vị cho thuê nếu có;
• Thời gian dự kiến sử dụng;
• Đã ký hợp đồng hay mới đang thương lượng;
• Có sử dụng chung với đơn vị khác hay không;
• Có kho, cửa hàng hoặc địa điểm hoạt động khác hay không;
• Tài liệu hiện có liên quan đến địa điểm.

Nếu chưa có địa điểm cuối cùng, có thể cung cấp các phương án đang xem xét thay vì chốt vội một địa chỉ chỉ để hoàn thiện bản thông tin.

6. Ghi nhận phương án vốn dự kiến

Nếu đã trao đổi về phương án vốn, nên ghi lại để tránh mỗi người nhớ một con số hoặc tỷ lệ khác nhau.

Có thể chuẩn bị:

• Tổng mức vốn đang dự kiến;
• Người hoặc tổ chức dự kiến tham gia;
• Giá trị dự kiến của từng người;
• Tỷ lệ dự kiến;
• Thông tin nào đã thống nhất;
• Thông tin nào còn đang thương lượng;
• Câu hỏi cần tư vấn trước khi quyết định.

Ví dụ:

7. Xác định phương án quản lý ban đầu

Ngoài việc xác định người tham gia, nên trao đổi trước về người dự kiến trực tiếp điều hành hoặc đại diện doanh nghiệp.

Có thể ghi lại:

• Ai dự kiến trực tiếp điều hành;
• Ai dự kiến là người đại diện theo pháp luật;
• Ai phụ trách tài chính hoặc kế toán ban đầu;
• Ai là đầu mối làm việc với đơn vị tư vấn;
• Ai được quyền xác nhận thông tin;
• Ai sẽ kiểm tra hồ sơ dự thảo;
• Ai dự kiến ký các tài liệu cần thiết.

Những vai trò này có thể tiếp tục được điều chỉnh sau buổi tư vấn. Việc ghi nhận ban đầu giúp xác định đúng người cần tham gia từng bước.

8. Tập hợp tài liệu để đối chiếu

Sắp xếp tài liệu nhận diện và thông tin liên hệ của những người liên quan theo từng người.

Không nên để giấy tờ của nhiều người lẫn trong một thư mục mà tên file không thể hiện rõ tài liệu thuộc về ai.

Có thể tổ chức:

Trong mỗi thư mục cá nhân, tên file nên thể hiện rõ loại tài liệu và người sở hữu tài liệu.

Nếu người phụ trách yêu cầu tài liệu khác, nên bổ sung theo danh mục được xác nhận thay vì tự gửi một lượng lớn giấy tờ không liên quan.

9. Bảo mật tài liệu cá nhân

Chỉ chia sẻ tài liệu nhận diện và thông tin liên hệ với đầu mối được phân công và qua kênh đã thống nhất.

Không gửi giấy tờ cá nhân vào nhóm trao đổi không cần thiết.

Nên lưu ý:

• Kiểm tra đúng người nhận trước khi gửi;
• Không đăng giấy tờ cá nhân lên nhóm có nhiều người không liên quan;
• Không sử dụng đường dẫn chia sẻ công khai nếu không cần thiết;
• Thiết lập quyền truy cập phù hợp nếu dùng thư mục trực tuyến;
• Không tự ý chuyển tiếp giấy tờ của người khác;
• Kiểm tra lại tài liệu trước khi gửi để tránh nhầm người;
• Thu hồi quyền truy cập khi không còn cần thiết nếu phù hợp.

10. Chuẩn bị những vấn đề cần tư vấn

Một buổi tư vấn hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào tài liệu đã chuẩn bị mà còn phụ thuộc vào việc doanh nghiệp xác định rõ những vấn đề mình chưa hiểu hoặc chưa quyết định.

Có thể lập trước danh sách câu hỏi về:

• Loại hình doanh nghiệp phù hợp với số người dự kiến tham gia;
• Cách tổ chức quyền và trách nhiệm giữa những người tham gia;
• Phương án vốn đang dự kiến;
• Ngành nghề liên quan đến hoạt động thực tế;
• Địa điểm dự kiến;
• Người đại diện và phương án quản lý;
• Tài liệu cần chuẩn bị;
• Trình tự thực hiện;
• Công việc cần thực hiện sau khi thành lập;
• Những vấn đề về kế toán, thuế hoặc vận hành ban đầu cần chuẩn bị.

11. Xác nhận danh sách cần bổ sung

Danh sách tài liệu chính thức phụ thuộc vào loại hình, người tham gia và tình huống cụ thể.

Sau buổi tư vấn, đề nghị đầu mối phụ trách xác nhận tài liệu cần cung cấp, người ký và thứ tự xử lý trước khi chuẩn bị bản cuối.

Nên yêu cầu xác nhận rõ:

• Danh mục thông tin cần bổ sung;
• Danh mục tài liệu cần cung cấp;
• Tài liệu nào đã đủ;
• Tài liệu nào còn thiếu;
• Tài liệu nào cần làm lại hoặc cung cấp bản rõ hơn;
• Nội dung nào doanh nghiệp phải xác nhận;
• Người nào cần ký;
• Thứ tự các bước cần thực hiện;
• Đầu mối phụ trách từng phần công việc.

12. Việc nên làm sau buổi tư vấn

Sau buổi tư vấn, nên tổng hợp lại những nội dung đã thống nhất thay vì chỉ dựa vào ghi nhớ hoặc các tin nhắn rời rạc.

Có thể chia thành:

• Đã chốt: có thể sử dụng để chuẩn bị hồ sơ;
• Cần doanh nghiệp xác nhận: chưa được dùng làm thông tin cuối;
• Cần bổ sung tài liệu: đang chờ người phụ trách cung cấp;
• Cần kiểm tra thêm: chưa có kết luận cuối;
• Việc tiếp theo: công việc cần thực hiện và người phụ trách.

Ví dụ:

Khi một nội dung thay đổi sau buổi tư vấn, nên thông báo cho đầu mối phụ trách trước khi hồ sơ được hoàn thiện.