1. Xác định nguyên tắc tổ chức hồ sơ

Một hệ thống hồ sơ tốt không nhất thiết phải có quá nhiều thư mục. Quan trọng là mọi người hiểu cùng một cách lưu và có thể tìm được tài liệu mà không phụ thuộc vào người đã tạo file.

Cấu trúc nên giúp trả lời:

• Tài liệu thuộc nhóm công việc nào;
• Liên quan đến khách hàng hoặc đối tác nào;
• Thuộc năm hoặc kỳ nào;
• Đang xử lý hay đã hoàn tất;
• Phiên bản nào đang được sử dụng;
• Bản nào đã được duyệt;
• Ai đang phụ trách;
• Ai được quyền truy cập;
• Bản giấy tương ứng nằm ở đâu nếu có.

2. Chia hồ sơ theo công việc

Thay vì để tất cả tài liệu trong một thư mục, hãy tách thành các nhóm: thông tin doanh nghiệp, hợp đồng, khách hàng, nhân sự và chứng từ.

Tùy hoạt động, doanh nghiệp có thể có các nhóm:

• Thông tin doanh nghiệp;
• Hồ sơ pháp lý;
• Hợp đồng;
• Khách hàng;
• Nhà cung cấp và đối tác;
• Nhân sự;
• Kế toán;
• Chứng từ;
• Thuế;
• Dự án;
• Báo giá và đề xuất;
• Biểu mẫu nội bộ;
• Tài liệu vận hành.

Nhóm hồ sơ nên phản ánh cách doanh nghiệp thực sự làm việc thay vì tạo quá nhiều nhóm chỉ để phân loại chi tiết.

3. Xây dựng cấu trúc thư mục

Sau khi xác định nhóm chính, có thể xây dựng một cấu trúc thư mục thống nhất cho toàn doanh nghiệp.

Ví dụ:

Việc đánh số nhóm là tùy chọn nhưng có thể giúp giữ thứ tự thư mục ổn định khi hiển thị.

4. Chia tiếp theo năm hoặc đối tượng

Trong mỗi nhóm, tiếp tục chia theo năm hoặc đối tác để người mới cũng hiểu cách tìm kiếm.

Ví dụ hồ sơ khách hàng:

Hoặc hồ sơ chứng từ:

Cách chia nên được lựa chọn theo cách người dùng thường tìm tài liệu: theo khách hàng, năm, dự án, kỳ hoặc loại hồ sơ.

5. Thống nhất cách đặt tên file

Một tên file rõ ràng nên có ngày, đối tác và nội dung chính.

Có thể sử dụng cấu trúc:

Ví dụ:

Nếu ngày không cần thiết cho một loại tài liệu, doanh nghiệp có thể sử dụng một quy tắc khác. Quan trọng là quy tắc được thống nhất và dễ hiểu.

6. Quản lý phiên bản tài liệu

Khi tài liệu được chỉnh sửa, đánh dấu phiên bản để người sử dụng biết bản nào mới hơn và tránh ghi đè mất lịch sử cần thiết.

Ví dụ:

Với tài liệu đang chỉnh sửa, phiên bản có thể được tăng khi có thay đổi đáng kể hoặc theo quy tắc quản lý của doanh nghiệp.

7. Giữ riêng bản đã duyệt

Khi tài liệu đã được duyệt, nên xác định rõ để tránh gửi nhầm bản nháp.

Ví dụ:

Bản đang chỉnh sửa và bản đã duyệt có thể được lưu ở các khu vực riêng để giảm khả năng sử dụng nhầm.

8. Liên kết bản giấy và bản điện tử

Bản giấy và bản điện tử nên dùng chung một mã tham chiếu để có thể tìm qua lại giữa hai hình thức lưu trữ.

Ví dụ:

Trên danh mục hồ sơ có thể ghi cả mã, vị trí bản điện tử và vị trí lưu bản giấy.

9. Duy trì danh mục hồ sơ

Khi số lượng hồ sơ tăng, một danh mục tổng hợp giúp tìm kiếm nhanh mà không cần mở từng thư mục.

Mỗi hồ sơ có thể có:

• Mã hồ sơ;
• Tên hồ sơ;
• Nhóm;
• Khách hàng hoặc đối tác;
• Năm;
• Người phụ trách;
• Trạng thái;
• Đường dẫn bản điện tử;
• Vị trí bản giấy;
• Quyền truy cập;
• Ngày cập nhật gần nhất;
• Ghi chú.

Danh mục này đóng vai trò như bản chỉ dẫn tới hồ sơ, không nhất thiết phải sao chép toàn bộ nội dung của tài liệu.

10. Phân quyền truy cập theo công việc

Không phải tất cả tài liệu đều cần được chia sẻ cho toàn bộ nhân sự. Quyền truy cập nên dựa trên nhu cầu công việc.

Có thể phân biệt:

• Chỉ xem;
• Được tải xuống;
• Được chỉnh sửa;
• Được tạo tài liệu mới;
• Được duyệt;
• Được chia sẻ;
• Được quản lý quyền;
• Quyền quản trị.

Những nhóm hồ sơ như nhân sự, tài chính, hợp đồng hoặc tài liệu nội bộ có giới hạn nên được cấp quyền theo đúng phạm vi cần sử dụng.

11. Sao lưu dữ liệu định kỳ

Chọn một người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm theo dõi việc sao lưu theo cơ chế doanh nghiệp đang sử dụng.

Cần xác định:

• Dữ liệu nào cần sao lưu;
• Tần suất sao lưu;
• Nơi lưu bản sao;
• Ai có quyền truy cập bản sao;
• Cách kiểm tra việc sao lưu;
• Cách khôi phục khi cần;
• Người chịu trách nhiệm theo dõi.

12. Duy trì lịch rà soát

Chọn một người phụ trách danh mục hồ sơ, phân quyền truy cập theo công việc và sao lưu định kỳ.

Cuối tháng, dành thời gian kiểm tra tài liệu còn thiếu.

Có thể rà soát:

• Hồ sơ mới đã được đưa vào đúng thư mục;
• Tài liệu đang nằm sai vị trí;
• File chưa đặt tên theo quy ước;
• Tài liệu đang thiếu;
• Bản nháp không còn sử dụng;
• Bản đã duyệt đã được xác định;
• Hồ sơ giấy đã có mã tham chiếu;
• Quyền truy cập còn phù hợp;
• Người phụ trách còn đúng;
• Danh mục hồ sơ đã được cập nhật;
• Dữ liệu cần lưu trữ đã được chuyển đúng nơi.

Tần suất rà soát có thể điều chỉnh theo khối lượng tài liệu thực tế, không nhất thiết mọi nhóm hồ sơ đều phải có cùng một chu kỳ.

13. Theo dõi tài liệu còn thiếu

Nếu một bộ hồ sơ chưa hoàn chỉnh, nên ghi rõ phần còn thiếu thay vì chỉ để người phụ trách tự nhớ.

Ví dụ:

Khi tài liệu được bổ sung, nên cập nhật trạng thái trên danh mục chung để người khác không tiếp tục yêu cầu lại cùng một hồ sơ.

14. Bàn giao hồ sơ bằng danh sách

Khi bàn giao, dùng danh sách có người nhận xác nhận thay vì chỉ chuyển một thư mục lớn.

Danh sách bàn giao có thể gồm:

• Mã hồ sơ;
• Tên hồ sơ;
• Nhóm hồ sơ;
• Trạng thái;
• Phiên bản hiện hành;
• Đường dẫn bản điện tử;
• Vị trí bản giấy;
• Tài liệu còn thiếu;
• Công việc còn mở;
• Người bàn giao;
• Người nhận;
• Ngày bàn giao.

15. Danh sách kiểm tra nhanh

Khi rà soát hệ thống hồ sơ, có thể kiểm tra:

• Các nhóm hồ sơ chính đã được xác định;
• Cấu trúc thư mục được sử dụng thống nhất;
• Hồ sơ được chia theo năm, đối tác hoặc tiêu chí phù hợp;
• Tên file có thể nhận biết nội dung;
• Quy tắc đặt tên được sử dụng thống nhất;
• Tài liệu chỉnh sửa có phiên bản;
• Bản đã duyệt được xác định rõ;
• Bản đã ký được phân biệt với bản nháp;
• Bản giấy và bản điện tử có thể đối chiếu;
• Danh mục hồ sơ đã được cập nhật;
• Mỗi hồ sơ có người phụ trách;
• Hồ sơ còn thiếu được ghi nhận;
• Quyền truy cập phù hợp với công việc;
• Quyền của người không còn phụ trách đã được rà soát;
• Dữ liệu quan trọng có cơ chế sao lưu;
• Việc sao lưu có người chịu trách nhiệm;
• Hồ sơ được rà soát định kỳ;
• Không còn tài liệu quan trọng chỉ nằm trên máy cá nhân;
• Việc bàn giao có danh sách;
• Người nhận biết những công việc còn mở.