1. Viết ra mục tiêu chính

Trước buổi gặp, ghi ngắn gọn tình trạng hiện tại, kết quả mong muốn và thời gian dự kiến.

Mục tiêu không cần sử dụng thuật ngữ chuyên môn. Doanh nghiệp chỉ cần mô tả vấn đề theo cách mình đang hiểu.

Ví dụ:

Cách mô tả này giúp người tư vấn hiểu nhu cầu ban đầu và đặt thêm các câu hỏi cần thiết.

2. Mô tả tình trạng hiện tại

Trước khi hỏi “cần làm gì”, nên ghi rõ doanh nghiệp hiện đang ở trạng thái nào.

Tùy vấn đề, có thể chuẩn bị:

• Thông tin hiện đang sử dụng;
• Công việc đã thực hiện;
• Công việc chưa thực hiện;
• Tài liệu hiện có;
• Thông tin đã được xác nhận;
• Nội dung vẫn đang dự kiến;
• Vấn đề đang gặp phải;
• Các bên đang tham gia;
• Nội dung đã trao đổi trước đó nếu có.

3. Xác định kết quả mong muốn

Một vấn đề có thể có nhiều cách xử lý tùy mục tiêu của doanh nghiệp. Vì vậy, nên nói rõ kết quả cuối cùng đang mong muốn.

Ví dụ:

• Muốn thành lập doanh nghiệp;
• Muốn thay đổi một thông tin;
• Muốn kiểm tra hồ sơ;
• Muốn hoàn thiện sổ sách;
• Muốn rà soát tình trạng thuế;
• Muốn chuẩn bị báo cáo;
• Muốn xử lý một hồ sơ còn thiếu;
• Muốn được hướng dẫn để doanh nghiệp tự thực hiện;
• Muốn đơn vị dịch vụ thực hiện theo phạm vi thống nhất.

Nếu chưa biết kết quả nào phù hợp, có thể ghi rõ đây là nội dung cần được tư vấn thay vì tự chọn phương án.

4. Ghi thời gian dự kiến

Nếu doanh nghiệp có mốc thời gian mong muốn, nên cung cấp ngay từ đầu.

Có thể ghi:

• Ngày dự kiến bắt đầu;
• Ngày mong muốn hoàn thành;
• Mốc nội bộ của doanh nghiệp;
• Mốc liên quan đến hợp đồng hoặc dự án;
• Ngày cần có kết quả để thực hiện công việc tiếp theo.

5. Sắp xếp vấn đề theo mức độ ưu tiên

Nếu có nhiều việc, sắp xếp theo mức độ ưu tiên để dành thời gian cho vấn đề quan trọng nhất.

Có thể chia:

Nếu buổi trao đổi có thời lượng giới hạn, việc sắp xếp trước giúp tránh dành quá nhiều thời gian cho một vấn đề phụ.

6. Mang đúng tài liệu

Chuẩn bị tài liệu liên quan đến nội dung cần trao đổi.

Không nhất thiết gửi toàn bộ hồ sơ doanh nghiệp nếu vấn đề chỉ liên quan đến một nhóm tài liệu cụ thể.

Có thể chuẩn bị:

• Tài liệu đang sử dụng;
• Hồ sơ liên quan trực tiếp;
• Bản dự thảo cần kiểm tra;
• Thông báo hoặc văn bản đã nhận;
• Danh sách thông tin hiện tại;
• Bảng số liệu liên quan;
• Trao đổi trước đó cần tham khảo;
• Danh sách tài liệu đang thiếu.

Nên đặt tên file rõ ràng và sắp xếp tài liệu trước khi gửi để người tiếp nhận dễ kiểm tra.

7. Chỉ chia sẻ thông tin cần thiết

Che thông tin không cần thiết khi chia sẻ bản tham khảo.

Trước khi gửi tài liệu, nên kiểm tra xem toàn bộ nội dung trong file có thực sự cần cho mục đích tư vấn hay không.

Cần lưu ý các nhóm thông tin như:

• Thông tin định danh cá nhân;
• Thông tin tài khoản;
• Mật khẩu;
• Mã xác thực;
• Dữ liệu khách hàng không liên quan;
• Thông tin nhân sự không cần thiết;
• Dữ liệu kinh doanh ngoài phạm vi trao đổi;
• Tài liệu thuộc phạm vi hạn chế truy cập.

8. Ghi lại những điểm chưa rõ

Ghi lại các điểm chưa rõ thay vì tự suy đoán để người tư vấn có thể đặt câu hỏi chính xác.

Có thể đánh dấu:

Cách phân loại này giúp tránh việc một thông tin mới chỉ là dự kiến nhưng lại được hiểu là quyết định cuối cùng.

9. Chuẩn bị câu hỏi trước buổi gặp

Danh sách câu hỏi giúp buổi trao đổi có cấu trúc và hạn chế quên những nội dung quan trọng.

Có thể chuẩn bị các nhóm câu hỏi:

• Tình trạng hiện tại cần xử lý như thế nào;
• Cần cung cấp những tài liệu nào;
• Thông tin nào cần xác nhận thêm;
• Có những phương án nào có thể xem xét;
• Phạm vi công việc của đơn vị tư vấn;
• Phần nào doanh nghiệp cần tự thực hiện;
• Kết quả bàn giao gồm những gì;
• Các khoản hoặc công việc phát sinh được xử lý như thế nào;
• Bước tiếp theo sau khi thống nhất là gì.

10. Ghi nhận nội dung trong buổi trao đổi

Trong buổi tư vấn, nên ghi lại các quyết định và nội dung cần tiếp tục xác nhận thay vì chỉ dựa vào trí nhớ.

Nên ghi:

• Vấn đề đã được làm rõ;
• Phương án đang được xem xét;
• Nội dung cần xác nhận thêm;
• Tài liệu cần bổ sung;
• Người chịu trách nhiệm cung cấp;
• Mốc dự kiến;
• Nội dung sẽ được đưa vào báo giá hoặc đề xuất;
• Bước tiếp theo của hai bên.

11. Chốt phạm vi sau buổi gặp

Tổng hợp công việc, đầu mối, tài liệu cần bổ sung và bước tiếp theo thành một ghi chú chung.

Một bản tổng hợp có thể gồm:

12. Lập danh sách tài liệu cần bổ sung

Sau buổi gặp, nếu cần thêm hồ sơ hoặc dữ liệu, nên tập hợp thành một danh sách duy nhất.

Có thể theo dõi:

Cách này giúp hạn chế việc tài liệu được yêu cầu rải rác qua nhiều email hoặc tin nhắn và khó xác định còn thiếu gì.

13. Kiểm tra báo giá và phạm vi dịch vụ

Khi nhận báo giá, đọc phạm vi bao gồm, phần phát sinh và điều kiện bàn giao trước khi thống nhất triển khai.

Nên kiểm tra:

• Tên dịch vụ hoặc công việc;
• Phạm vi bao gồm;
• Phạm vi không bao gồm nếu có;
• Kết quả bàn giao;
• Thông tin hoặc hồ sơ khách hàng cần cung cấp;
• Giả định được sử dụng để lập báo giá;
• Chi phí dịch vụ;
• Các khoản có thể phát sinh;
• Điều kiện thanh toán;
• Thời gian dự kiến;
• Điều kiện bắt đầu công việc;
• Thời hạn hiệu lực của báo giá nếu có;
• Đầu mối phối hợp.

14. Xác định bước tiếp theo

Sau khi hai bên thống nhất phạm vi, cần xác định rõ hành động tiếp theo để công việc không dừng ở trạng thái “đã trao đổi”.

Ví dụ:

Với những nội dung chưa thể quyết định ngay, nên ghi trạng thái “cần xác nhận” cùng người phụ trách thay vì để nội dung đó chỉ tồn tại trong lịch sử trò chuyện.

15. Danh sách kiểm tra trước buổi tư vấn

Trước khi bắt đầu buổi trao đổi, có thể kiểm tra:

• Đã ghi mục tiêu chính;
• Đã mô tả tình trạng hiện tại;
• Đã xác định kết quả mong muốn;
• Đã ghi thời gian dự kiến;
• Các vấn đề đã được sắp xếp theo mức độ ưu tiên;
• Đã chuẩn bị tài liệu liên quan;
• File có tên dễ nhận biết;
• Không gửi tài liệu không liên quan;
• Thông tin không cần thiết đã được che hoặc loại bỏ;
• Không chia sẻ mật khẩu hoặc mã xác thực;
• Thông tin đã xác nhận và thông tin dự kiến được phân biệt;
• Các điểm chưa rõ đã được ghi lại;
• Danh sách câu hỏi đã được chuẩn bị;
• Đã xác định người tham gia buổi trao đổi;
• Đã xác định người có thể xác nhận các nội dung quan trọng nếu cần.