1. Tạo bản thông tin gốc

Tổng hợp tên, thông tin liên hệ, mô tả hoạt động và các nội dung được phép công khai vào một tài liệu do người phụ trách duyệt.

Bản thông tin gốc đóng vai trò là nguồn tham chiếu khi nhân sự cần tạo tài liệu mới hoặc kiểm tra thông tin đang được sử dụng.

Có thể bắt đầu với các nội dung:

• Tên doanh nghiệp;
• Tên viết tắt nếu có sử dụng;
• Thông tin nhận diện được phép sử dụng;
• Địa chỉ dùng trong từng trường hợp;
• Số điện thoại;
• Email liên hệ;
• Website;
• Các kênh liên hệ chính thức;
• Mô tả ngắn về doanh nghiệp;
• Mô tả hoạt động hoặc dịch vụ;
• Đầu mối liên hệ theo từng nhóm công việc;
• Các nội dung chuẩn thường được sử dụng trong tài liệu.

2. Phân nhóm thông tin doanh nghiệp

Không phải mọi thông tin đều có cùng mục đích sử dụng. Việc phân nhóm giúp nhân sự biết nội dung nào có thể dùng trên website, nội dung nào chỉ dùng trong hồ sơ và nội dung nào cần giới hạn quyền truy cập.

Thông tin nhận diện

• Tên doanh nghiệp;
• Tên thương hiệu nếu có;
• Logo;
• Cách viết tên thống nhất;
• Mô tả ngắn về doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ

• Số điện thoại;
• Email;
• Website;
• Địa chỉ liên hệ;
• Kênh hỗ trợ;
• Đầu mối theo từng nhu cầu.

Thông tin phục vụ tài liệu nghiệp vụ

• Thông tin sử dụng trên báo giá;
• Thông tin sử dụng trên hợp đồng;
• Thông tin sử dụng trên tài liệu bàn giao;
• Thông tin phục vụ kế toán hoặc giao dịch;
• Các nội dung khác tùy từng loại hồ sơ.

Thông tin nội bộ

• Đầu mối xử lý nội bộ;
• Thông tin phân công;
• Ghi chú vận hành;
• Thông tin không dành để công khai;
• Thông tin chỉ dành cho nhóm người được phân quyền.

3. Xác định thông tin được phép công khai

Trong bản thông tin gốc nên phân biệt nội dung được sử dụng công khai với nội dung chỉ dùng cho công việc nội bộ.

Có thể sử dụng trạng thái:

Cách phân loại không nhất thiết phải sử dụng đúng các tên trên. Doanh nghiệp có thể chọn hệ thống phù hợp miễn người sử dụng hiểu rõ phạm vi của từng nhóm.

4. Sử dụng một nguồn thông tin chung

Các nhóm marketing, bán hàng và vận hành dùng cùng nguồn này khi làm tài liệu mới.

Ví dụ:

Khi cần tạo tài liệu mới, nhân sự lấy thông tin từ bản đang được đánh dấu là phiên bản sử dụng chính thức thay vì tìm một tài liệu cũ để sao chép.

5. Kiểm tra các điểm xuất hiện

Rà soát chân trang website, trang liên hệ, hồ sơ giới thiệu, chữ ký email và mẫu báo giá.

Ngoài những vị trí trên, thông tin doanh nghiệp có thể xuất hiện tại:

• Trang giới thiệu;
• Trang dịch vụ;
• Trang tuyển dụng;
• Website hoặc subdomain khác của doanh nghiệp;
• Hồ sơ năng lực;
• Brochure;
• Slide giới thiệu;
• Proposal;
• Báo giá;
• Hợp đồng mẫu;
• Biên bản bàn giao;
• Chữ ký email;
• Email tự động;
• Mẫu thư;
• Hệ thống CRM;
• Hệ thống ERP;
• Ứng dụng nội bộ;
• Tài khoản hoặc trang doanh nghiệp trên các nền tảng bên ngoài;
• Mã QR hoặc đường dẫn được in trên tài liệu.

Mục tiêu là biết thông tin đang xuất hiện ở đâu để khi có thay đổi doanh nghiệp không phải tìm lại từ đầu.

6. Lập danh sách nơi sử dụng thông tin

Có thể tạo một bảng quản lý đơn giản cho từng điểm xuất hiện.

Mỗi dòng có thể bổ sung:

• Tên kênh hoặc tài liệu;
• Loại thông tin đang sử dụng;
• Người hoặc bộ phận phụ trách;
• Vị trí lưu;
• Đường dẫn nếu có;
• Ngày kiểm tra gần nhất;
• Trạng thái cập nhật;
• Ghi chú.

7. Xác định đầu mối quản lý

Nên có một người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm duy trì bản thông tin gốc và kiểm soát phiên bản đang sử dụng.

Điều này không có nghĩa đầu mối đó phải tự cập nhật tất cả website, tài liệu và hệ thống.

Vai trò có thể được chia như sau:

• Người đề xuất: thông báo nội dung cần thay đổi;
• Người kiểm tra: đối chiếu thông tin và tài liệu liên quan;
• Người duyệt: xác nhận nội dung được sử dụng;
• Người quản lý bản gốc: cập nhật nguồn thông tin chung;
• Người triển khai: cập nhật tại từng kênh hoặc hệ thống;
• Người kiểm tra sau cập nhật: xác nhận kết quả.

8. Thiết lập quy trình cập nhật

Mỗi thay đổi nên có người đề xuất, người duyệt và ngày áp dụng.

Có thể sử dụng quy trình:

1. Ghi nhận yêu cầu thay đổi;
2. Xác định thông tin hiện tại;
3. Ghi nội dung mới;
4. Xác định tài liệu tham chiếu;
5. Kiểm tra phạm vi ảnh hưởng;
6. Người có trách nhiệm xác nhận;
7. Cập nhật bản thông tin gốc;
8. Ghi ngày bắt đầu áp dụng;
9. Cập nhật các kênh liên quan;
10. Kiểm tra lại sau khi cập nhật;
11. Đánh dấu hoàn thành.

Ví dụ:

9. Quản lý phiên bản thông tin

Lưu phiên bản cũ để tra cứu nhưng đánh dấu rõ tài liệu đang sử dụng.

Có thể đặt tên:

Hoặc quản lý lịch sử ngay trong tài liệu:

10. Đồng bộ sau mỗi thay đổi

Sau khi bản thông tin gốc được cập nhật, cần sử dụng danh sách các điểm xuất hiện để triển khai thay đổi.

Có thể theo dõi:

Chỉ nên đánh dấu hoàn tất khi điểm sử dụng đã được kiểm tra thực tế, không phải ngay khi yêu cầu cập nhật được gửi đi.

11. Kiểm tra đường dẫn và kênh liên hệ

Kiểm tra lại đường dẫn và kênh liên hệ sau khi cập nhật.

Việc nội dung hiển thị đúng chưa chắc đồng nghĩa kênh đó đang hoạt động đúng.

Nên kiểm tra:

• Số điện thoại có đúng hay không;
• Liên kết gọi điện có sử dụng đúng số;
• Email hiển thị đúng;
• Liên kết email mở đúng địa chỉ;
• Website sử dụng đúng đường dẫn;
• Nút liên hệ dẫn đến đúng trang;
• Mã QR dẫn đến đúng nội dung;
• Biểu mẫu liên hệ gửi đến đúng đầu mối;
• Liên kết mạng xã hội hoặc nền tảng khác còn hoạt động;
• Thông tin trên phiên bản mobile và desktop có thống nhất.

12. Rà soát thông tin định kỳ

Ngay cả khi doanh nghiệp không có thông báo thay đổi, việc rà soát định kỳ vẫn giúp phát hiện các kênh đang sử dụng dữ liệu cũ.

Có thể kiểm tra:

• Bản thông tin gốc có còn đúng hay không;
• Website có thống nhất với bản gốc;
• Thông tin liên hệ còn hoạt động;
• Mẫu báo giá đang dùng đúng phiên bản;
• Hồ sơ giới thiệu có cần cập nhật;
• Chữ ký email có thống nhất;
• Các hệ thống nội bộ có thông tin cũ;
• Đường dẫn hoặc mã QR còn hoạt động;
• Danh sách đầu mối liên hệ còn phù hợp;
• Các tài liệu cũ có đang bị sử dụng lại hay không.

Tần suất kiểm tra có thể được doanh nghiệp thiết lập theo nhu cầu vận hành và mức độ thay đổi của thông tin.

13. Danh sách kiểm tra nhanh

Khi xây dựng hoặc cập nhật bộ thông tin doanh nghiệp dùng chung, có thể kiểm tra các nội dung sau:

• Đã có một bản thông tin gốc;
• Thông tin đã được người phụ trách xác nhận;
• Đã phân biệt thông tin công khai và nội bộ;
• Tên doanh nghiệp được viết thống nhất;
• Địa chỉ được sử dụng đúng;
• Số điện thoại đúng;
• Email đúng;
• Website và các đường dẫn đúng;
• Mô tả doanh nghiệp đang sử dụng đúng phiên bản;
• Đầu mối liên hệ đã được xác định;
• Đã lập danh sách nơi thông tin xuất hiện;
• Mỗi điểm sử dụng có người hoặc bộ phận phụ trách;
• Đã xác định người có quyền sửa bản gốc;
• Có lịch sử phiên bản;
• Phiên bản hiện hành được đánh dấu rõ;
• Các phiên bản cũ không bị sử dụng nhầm;
• Các kênh đã được kiểm tra sau lần cập nhật gần nhất.