1. Bắt đầu bằng nhu cầu của người đọc

Khách hàng thường muốn biết doanh nghiệp làm gì, phục vụ ai và có thể hỗ trợ vấn đề nào.

Vì vậy, hồ sơ giới thiệu nên được xây dựng theo thứ tự thông tin mà người đọc cần thay vì chỉ trình bày lịch sử hoặc thông tin doanh nghiệp theo góc nhìn nội bộ.

Trong những phần đầu tiên, người đọc nên có thể xác định:

• Đây là doanh nghiệp nào;
• Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực gì;
• Sản phẩm hoặc dịch vụ chính là gì;
• Nhóm khách hàng nào đang được phục vụ;
• Doanh nghiệp có thể hỗ trợ nhu cầu nào;
• Cách liên hệ khi muốn trao đổi thêm.

2. Viết phần giới thiệu ngắn

Đặt phần giới thiệu ngắn ở đầu, sau đó mới trình bày chi tiết sản phẩm, dịch vụ hoặc năng lực.

Một đoạn giới thiệu có thể trả lời bốn câu hỏi:

• Doanh nghiệp là ai?
• Doanh nghiệp làm gì?
• Phục vụ ai?
• Giá trị chính mang lại là gì?

Ví dụ về cấu trúc:

Phần giới thiệu này nên sử dụng thông tin đã được doanh nghiệp xác nhận và thống nhất với nội dung đang xuất hiện trên các kênh chính thức.

3. Trình bày sản phẩm và dịch vụ theo nhóm

Sau phần giới thiệu, trình bày sản phẩm hoặc dịch vụ theo nhóm dễ hiểu.

Nếu doanh nghiệp có nhiều dịch vụ, không nên đưa toàn bộ tên dịch vụ vào một đoạn văn dài.

Có thể chia:

Tên nhóm nên sử dụng ngôn ngữ mà khách hàng có thể hiểu thay vì chỉ dùng thuật ngữ nội bộ của doanh nghiệp.

4. Làm rõ nhóm khách hàng phục vụ

Nếu doanh nghiệp tập trung vào một số nhóm khách hàng nhất định, có thể trình bày để người đọc nhanh chóng xác định mức độ phù hợp.

Có thể mô tả theo:

• Loại hình doanh nghiệp;
• Quy mô;
• Lĩnh vực hoạt động;
• Giai đoạn phát triển;
• Nhu cầu cụ thể;
• Khu vực hoạt động nếu có liên quan.

Không cần cố gắng liệt kê mọi đối tượng có thể trở thành khách hàng. Nên ưu tiên những nhóm phù hợp với năng lực và dịch vụ doanh nghiệp thực tế đang cung cấp.

5. Mô tả cách doanh nghiệp làm việc

Một phần quy trình ngắn giúp khách hàng hình dung cách hai bên sẽ phối hợp sau khi bắt đầu trao đổi.

Có thể trình bày:

Quy trình trong hồ sơ giới thiệu nên phản ánh cách doanh nghiệp thực sự vận hành, không nên mô tả một quy trình lý tưởng nhưng chưa được áp dụng trong thực tế.

6. Dùng thông tin có thể kiểm chứng

Chọn hình ảnh thực tế được phép sử dụng, mô tả quy trình và năng lực đúng với tình hình hiện tại.

Những nội dung thể hiện năng lực nên có nguồn hoặc tài liệu nội bộ để đối chiếu khi cần.

Ví dụ:

• Thời gian hoạt động;
• Số lượng dự án;
• Số lượng khách hàng;
• Quy mô đội ngũ;
• Khu vực phục vụ;
• Chứng nhận;
• Đối tác;
• Dự án tiêu biểu;
• Kinh nghiệm chuyên môn;
• Các kết quả định lượng khác.

7. Sử dụng hình ảnh phù hợp

Hình ảnh giúp hồ sơ dễ tiếp cận hơn nhưng cần phù hợp với nội dung và quyền sử dụng.

Có thể ưu tiên:

• Hình ảnh văn phòng thực tế;
• Hình ảnh đội ngũ được phép sử dụng;
• Hình ảnh sản phẩm;
• Hình ảnh dự án;
• Ảnh hoạt động doanh nghiệp;
• Ảnh sự kiện;
• Ảnh minh họa thuộc nguồn doanh nghiệp có quyền sử dụng.

Nếu sử dụng hình ảnh khách hàng, đối tác, dự án hoặc tài liệu có thể nhận diện bên liên quan, cần kiểm tra việc sử dụng có phù hợp trước khi đưa vào tài liệu công khai.

8. Trình bày dự án và kinh nghiệm

Nếu nêu dự án, cần xác định thông tin nào được phép công bố và mức độ chi tiết phù hợp.

Một dự án có thể được mô tả theo cấu trúc:

Nếu không được phép nêu tên khách hàng, có thể mô tả dự án theo lĩnh vực hoặc loại công việc nếu cách trình bày đó phù hợp với thỏa thuận và phạm vi được phép sử dụng.

9. Kiểm tra số liệu trước khi công bố

Nếu hồ sơ sử dụng số liệu, nên ghi nhận thời điểm hoặc phạm vi của số liệu để tránh một con số cũ tiếp tục được sử dụng trong nhiều năm.

Ví dụ:

Các số liệu nên được kiểm tra gồm:

• Số năm hoạt động;
• Số dự án;
• Số khách hàng;
• Số nhân sự;
• Tỷ lệ hoặc phần trăm;
• Số địa điểm;
• Số sản phẩm hoặc dịch vụ;
• Các chỉ số hiệu quả được công bố.

10. Sử dụng phản hồi khách hàng phù hợp

Nếu nêu phản hồi khách hàng, cần có căn cứ và sự đồng ý phù hợp trước khi công bố.

Cần kiểm tra:

• Nội dung phản hồi có đúng bản gốc;
• Khách hàng có đồng ý việc sử dụng hay không;
• Có được phép sử dụng tên hay không;
• Có được phép sử dụng logo hay không;
• Có được phép sử dụng chức danh hay không;
• Phạm vi sử dụng là nội bộ hay công khai;
• Nội dung có còn phù hợp với tình hình hiện tại hay không.

Nếu chỉ được phép sử dụng nội dung nhưng không được công khai danh tính, cách trình bày cần được điều chỉnh tương ứng.

11. Tránh nội dung dễ gây hiểu nhầm

Hồ sơ giới thiệu nên tập trung vào năng lực thực tế thay vì sử dụng quá nhiều tuyên bố chung chung.

Cần thận trọng với những cách diễn đạt như:

• “Tốt nhất thị trường”;
• “Số 1”;
• “Đảm bảo 100%”;
• “Không bao giờ xảy ra sai sót”;
• “Giải quyết mọi trường hợp”;
• Các so sánh không có cơ sở rõ ràng;
• Các cam kết vượt quá phạm vi doanh nghiệp có thể kiểm soát.

Thay vào đó, nên mô tả cụ thể doanh nghiệp đang có gì, thực hiện công việc như thế nào và phạm vi có thể hỗ trợ.

12. Giữ thông tin liên hệ thống nhất

Kiểm tra tên doanh nghiệp, địa chỉ liên hệ, email và số điện thoại trên hồ sơ, website và tài liệu bán hàng.

Cần đối chiếu ít nhất:

• Tên doanh nghiệp;
• Tên thương hiệu nếu sử dụng;
• Địa chỉ;
• Số điện thoại;
• Email;
• Website;
• Kênh liên hệ khác;
• Mã QR nếu có;
• Thông tin đầu mối;
• Thông tin ở phần cuối tài liệu.

13. Quản lý phiên bản hồ sơ

Gắn ngày cập nhật để đội ngũ biết bản nào đang được sử dụng.

Có thể quản lý:

Trên tài liệu có thể ghi:

Khi có phiên bản mới, nên chuyển bản cũ sang khu vực lưu trữ và thông báo cho những bộ phận thường xuyên sử dụng hồ sơ.

14. Danh sách kiểm tra trước khi sử dụng

Trước khi gửi hồ sơ giới thiệu cho khách hàng hoặc công bố trên một kênh mới, có thể kiểm tra:

• Phần giới thiệu ngắn và dễ hiểu;
• Hoạt động doanh nghiệp được mô tả đúng;
• Sản phẩm hoặc dịch vụ được phân nhóm rõ;
• Nhóm khách hàng được mô tả phù hợp;
• Quy trình phản ánh cách làm việc thực tế;
• Năng lực được mô tả đúng tình hình hiện tại;
• Hình ảnh có nguồn và quyền sử dụng phù hợp;
• Dự án được phép công bố;
• Tên khách hàng hoặc đối tác được phép sử dụng nếu có;
• Logo bên thứ ba được sử dụng phù hợp;
• Số liệu đã được kiểm tra;
• Phản hồi khách hàng có căn cứ và phạm vi sử dụng phù hợp;
• Không còn nội dung cũ;
• Không còn ghi chú nội bộ;
• Tên doanh nghiệp đúng;
• Địa chỉ đúng;
• Email đúng;
• Số điện thoại đúng;
• Website và đường dẫn hoạt động;
• Ngày cập nhật đã được ghi nhận;
• Đúng phiên bản đang được sử dụng.