1. Liệt kê việc theo chu kỳ

Thu thập các việc tuần, tháng và quý từ từng bộ phận, chẳng hạn tổng hợp báo cáo nội bộ, kiểm tra hồ sơ hoặc rà soát hợp đồng.

Có thể bắt đầu bằng cách yêu cầu từng bộ phận liệt kê những công việc thường xuyên phải lặp lại.

Công việc theo tuần

• Tổng hợp tình trạng công việc;
• Kiểm tra hồ sơ đang xử lý;
• Rà soát những việc đang chờ khách hàng hoặc bộ phận khác;
• Kiểm tra công việc quá hạn;
• Cập nhật danh sách việc cần xử lý tuần tiếp theo.

Công việc theo tháng

• Tổng hợp báo cáo nội bộ;
• Đối chiếu dữ liệu giữa các bộ phận;
• Kiểm tra tài liệu và hồ sơ trong tháng;
• Rà soát công nợ hoặc thông tin quản trị nếu có;
• Tổng hợp tình trạng hợp đồng;
• Kiểm tra tài liệu cần lưu trữ;
• Chuẩn bị dữ liệu cho chu kỳ tiếp theo.

Công việc theo quý hoặc chu kỳ dài hơn

• Rà soát kết quả hoạt động;
• Kiểm tra hợp đồng sắp hết thời hạn;
• Rà soát danh sách nhà cung cấp hoặc đối tác;
• Kiểm tra tài liệu nội bộ cần cập nhật;
• Rà soát quyền truy cập hệ thống;
• Đánh giá các công việc định kỳ đang bị chậm hoặc không còn cần thiết;
• Cập nhật kế hoạch cho chu kỳ tiếp theo.

2. Phân loại lịch vận hành và thời hạn cần tra cứu

Phân biệt lịch vận hành do doanh nghiệp đặt ra với các thời hạn cần tra cứu riêng.

Đây là điểm quan trọng khi xây dựng lịch chung, đặc biệt đối với các bộ phận có công việc liên quan đến kế toán, thuế, lao động, bảo hiểm, hợp đồng hoặc thủ tục pháp lý.

Có thể chia thành hai nhóm:

Lịch vận hành nội bộ

Là các mốc do doanh nghiệp tự thiết lập để tổ chức công việc.

Thời hạn cần xác nhận riêng

Là những mốc phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể, quy định áp dụng, hợp đồng, thông báo hoặc tình trạng thực tế.

Với nhóm này, lịch nội bộ nên ghi rõ nguồn cần kiểm tra thay vì mặc định một ngày cố định cho mọi trường hợp.

3. Gắn người phụ trách cho từng công việc

Mỗi mục trong lịch cần một người phụ trách chính.

Không nên chỉ ghi tên bộ phận nếu công việc cần một cá nhân theo dõi đến khi hoàn thành.

Ví dụ:

Nếu người phụ trách nghỉ phép hoặc không thể xử lý, nên có cách bàn giao để công việc không bị mất khỏi lịch.

4. Xác định đầu ra của công việc

Mỗi mục trong lịch cần xác định tài liệu hoặc kết quả sau khi hoàn thành.

Nếu chỉ ghi “kiểm tra hồ sơ” hoặc “làm báo cáo”, người thực hiện có thể hiểu khác nhau về thời điểm công việc được xem là hoàn tất.

Đầu ra có thể là:

• Một báo cáo;
• Một bảng tổng hợp;
• Danh sách hồ sơ đã kiểm tra;
• Danh sách vấn đề cần xử lý;
• Biên bản;
• File đã được cập nhật;
• Danh sách hợp đồng cần theo dõi;
• Email xác nhận;
• Tài liệu đã được người có thẩm quyền duyệt;
• Một trạng thái được cập nhật trên hệ thống.

5. Đặt mốc nhận dữ liệu trước hạn hoàn thành

Với công việc có nhiều bước, thêm mốc nhận dữ liệu để tránh dồn toàn bộ khối lượng vào ngày cuối.

Nếu báo cáo phải hoàn thành ngày 10 nhưng dữ liệu cũng được yêu cầu gửi vào ngày 10 thì người phụ trách gần như không có thời gian kiểm tra, xử lý thiếu sót hoặc yêu cầu bổ sung.

Nên thiết kế ngược từ ngày cần hoàn thành:

Khoảng thời gian giữa các mốc nên phù hợp với khối lượng công việc thực tế, không nhất thiết giống nhau cho mọi quy trình.

6. Chia công việc có nhiều bước thành các mốc

Một công việc kéo dài nhiều ngày không nên chỉ có một ngày hoàn thành cuối cùng.

Có thể chia thành:

1. Yêu cầu dữ liệu;
2. Nhận dữ liệu;
3. Kiểm tra;
4. Yêu cầu bổ sung;
5. Xử lý;
6. Kiểm tra nội bộ;
7. Phê duyệt nếu cần;
8. Bàn giao;
9. Lưu kết quả.

Ví dụ:

7. Làm rõ trách nhiệm khi có nhiều bộ phận phối hợp

Một số công việc định kỳ không thể hoàn thành bởi một người hoặc một bộ phận duy nhất.

Khi đó, cần phân biệt người cung cấp dữ liệu, người xử lý, người kiểm tra và người nhận kết quả.

Nếu một bộ phận cung cấp dữ liệu chậm, trạng thái nên được ghi nhận để người phụ trách chính có thể theo dõi và xử lý sớm.

8. Sử dụng nhắc việc đúng mục đích

Giữ lịch dễ đọc, chỉ dùng nhắc việc cho những mốc cần hành động.

Không nên tạo quá nhiều thông báo cho mọi bước nhỏ vì người sử dụng có thể dần bỏ qua toàn bộ nhắc việc.

Nên ưu tiên nhắc:

• Ngày cần bắt đầu công việc;
• Hạn gửi dữ liệu;
• Hạn bổ sung thông tin còn thiếu;
• Mốc cần người quản lý kiểm tra;
• Ngày cần bàn giao;
• Công việc đang quá hạn;
• Mốc cần thực hiện một hành động cụ thể.

9. Quản lý tài liệu kết quả

Lưu tài liệu kết quả ở nơi mọi người có quyền cần thiết có thể tìm thấy.

Không nên để kết quả của một công việc định kỳ chỉ nằm trong máy cá nhân, hộp thư hoặc cuộc trò chuyện của người thực hiện.

Mỗi công việc có thể ghi rõ:

• Tên tài liệu kết quả;
• Vị trí lưu;
• Người được quyền truy cập;
• Phiên bản cuối;
• Ngày hoàn thành;
• Người xác nhận nếu có;
• Liên kết đến tài liệu nếu hệ thống hỗ trợ.

Ví dụ cấu trúc lưu trữ:

Nếu tài liệu chứa thông tin nhạy cảm, quyền truy cập vẫn cần được giới hạn theo nhu cầu công việc.

10. Theo dõi công việc bị chậm

Khi một công việc không hoàn thành đúng lịch, không nên chỉ chuyển ngày hoàn thành sang một ngày khác mà không ghi nhận nguyên nhân.

Có thể phân loại nguyên nhân như:

• Chưa nhận đủ dữ liệu;
• Dữ liệu sai hoặc cần bổ sung;
• Người phụ trách chưa xử lý;
• Đang chờ người kiểm tra;
• Đang chờ phê duyệt;
• Đang chờ khách hàng hoặc đối tác;
• Khối lượng công việc lớn hơn dự kiến;
• Quy trình hiện tại có bước chưa hợp lý;
• Có thay đổi về yêu cầu;
• Phát sinh tình huống ngoài kế hoạch.

Việc ghi nhận nguyên nhân giúp phân biệt lỗi xảy ra một lần với vấn đề lặp lại trong quy trình.

11. Rà soát sau mỗi chu kỳ

Ghi lại việc bị chậm và nguyên nhân để điều chỉnh cách phối hợp.

Sau mỗi chu kỳ, có thể kiểm tra:

• Công việc nào hoàn thành đúng lịch;
• Công việc nào bị chậm;
• Bước nào thường xuyên bị chậm;
• Dữ liệu nào thường được gửi thiếu;
• Mốc nhận dữ liệu có quá sát hay không;
• Người phụ trách có rõ ràng hay không;
• Đầu ra có được xác định đủ rõ hay không;
• Có quá nhiều bước phê duyệt không cần thiết hay không;
• Có công việc nào không còn cần thực hiện;
• Có công việc mới nào cần bổ sung vào lịch.

12. Cập nhật lịch khi quy trình thay đổi

Lịch định kỳ không nên được tạo một lần rồi giữ nguyên trong thời gian dài.

Khi cơ cấu nhân sự, quy trình hoặc yêu cầu công việc thay đổi, cần cập nhật lại lịch tương ứng.

Cần rà soát khi:

• Thay đổi người phụ trách;
• Thay đổi bộ phận;
• Thêm hoặc bỏ một bước công việc;
• Thay đổi đầu ra;
• Thay đổi nguồn dữ liệu;
• Thay đổi người kiểm tra hoặc phê duyệt;
• Thay đổi nơi lưu tài liệu;
• Thay đổi công cụ hoặc hệ thống sử dụng;
• Một công việc không còn cần thiết;
• Phát sinh công việc định kỳ mới.

Nếu có thay đổi lớn, nên ghi ngày bắt đầu áp dụng để mọi người biết chu kỳ nào sử dụng quy trình cũ và chu kỳ nào sử dụng quy trình mới.

13. Danh sách kiểm tra lịch công việc định kỳ

Với mỗi công việc trong lịch, có thể kiểm tra nhanh các thông tin sau:

• Tên công việc rõ ràng;
• Chu kỳ thực hiện đã xác định;
• Ngày hoặc mốc bắt đầu đã xác định;
• Người phụ trách chính đã được phân công;
• Người phối hợp đã được xác định nếu cần;
• Nguồn dữ liệu đầu vào đã rõ;
• Hạn nhận dữ liệu đã được thiết lập;
• Các bước trung gian đã được xác định nếu cần;
• Đầu ra cuối cùng đã rõ;
• Người kiểm tra hoặc phê duyệt đã xác định nếu có;
• Ngày bàn giao đã rõ;
• Nơi lưu tài liệu kết quả đã xác định;
• Quyền truy cập phù hợp;
• Nhắc việc chỉ được đặt tại các mốc cần hành động;
• Có cách ghi nhận công việc bị chậm;
• Có bước rà soát sau chu kỳ nếu cần.