1. Xác định bộ mẫu cần dùng

Bắt đầu từ những tài liệu xuất hiện thường xuyên như thư giới thiệu, báo giá, mô tả phạm vi và biên bản bàn giao.

Không nhất thiết chuẩn hóa toàn bộ tài liệu cùng lúc. Nên ưu tiên những loại được sử dụng thường xuyên và có nhiều người cùng chuẩn bị.

Bộ mẫu có thể bao gồm:

• Thư giới thiệu dịch vụ;
• Báo giá;
• Đề xuất dịch vụ;
• Mô tả phạm vi công việc;
• Danh mục hồ sơ cần khách hàng cung cấp;
• Danh mục công việc thực hiện;
• Biên bản bàn giao;
• Biên bản xác nhận công việc;
• Mẫu yêu cầu bổ sung thông tin;
• Mẫu tổng hợp nội dung cần khách hàng xác nhận;
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng dịch vụ nếu có;
• Mẫu email hoặc nội dung gửi kèm tài liệu.

2. Thống nhất thông tin chung trên tài liệu

Thống nhất bố cục, thông tin liên hệ và vị trí ghi ngày để người nhận dễ theo dõi.

Các thành phần chung có thể bao gồm:

• Tên đơn vị phát hành tài liệu;
• Logo hoặc nhận diện đang được sử dụng;
• Thông tin liên hệ;
• Ngày phát hành;
• Tên hoặc mã tài liệu;
• Tên khách hàng;
• Người phụ trách;
• Phiên bản tài liệu;
• Thông tin về phạm vi hoặc dịch vụ;
• Thông tin cuối trang nếu cần.

Những nội dung cố định nên được đặt tại vị trí thống nhất giữa các mẫu. Phần cần thay đổi theo từng khách hàng nên được thể hiện rõ để người chuẩn bị biết vị trí cần cập nhật.

3. Làm rõ nội dung từng đề xuất và báo giá

Mỗi báo giá nên mô tả công việc, đầu ra, giả định và các mục cần trao đổi thêm.

Không nên chỉ ghi tên dịch vụ và một con số nếu phạm vi công việc có nhiều bước hoặc phụ thuộc vào thông tin khách hàng cung cấp.

Một bản đề xuất có thể trình bày theo thứ tự:

1. Thông tin khách hàng;
2. Nhu cầu đã ghi nhận;
3. Phạm vi công việc đề xuất;
4. Đầu ra dự kiến;
5. Thông tin hoặc tài liệu khách hàng cần cung cấp;
6. Các giả định đang sử dụng;
7. Nội dung chưa bao gồm nếu cần làm rõ;
8. Phí dịch vụ;
9. Các khoản khác cần trao đổi riêng nếu có;
10. Tiến độ hoặc các mốc dự kiến;
11. Điều kiện phối hợp;
12. Thời hạn hoặc trạng thái của báo giá nếu được áp dụng.

4. Mô tả rõ phạm vi công việc

Phạm vi nên mô tả những việc doanh nghiệp thực sự dự kiến thực hiện cho khách hàng.

Thay vì chỉ ghi:

Có thể mô tả cụ thể hơn theo phạm vi thực tế:

Mức độ chi tiết nên phù hợp với giá trị và độ phức tạp của công việc. Với dịch vụ đơn giản, phạm vi có thể ngắn hơn nhưng vẫn cần đủ để hai bên hiểu cùng một nội dung.

5. Xác định đầu ra và nội dung bàn giao

Ngoài việc mô tả công việc, tài liệu nên cho khách hàng biết kết quả hoặc nội dung dự kiến được bàn giao.

Tùy dịch vụ, đầu ra có thể được mô tả như:

• Bộ hồ sơ dự thảo;
• Bộ hồ sơ đã hoàn thiện;
• Tài liệu đã được xử lý theo phạm vi thống nhất;
• Báo cáo;
• Danh sách công việc;
• Biên bản bàn giao;
• File điện tử;
• Tài liệu hướng dẫn;
• Kết quả từ bước công việc đã thực hiện;
• Các tài liệu khác được nêu cụ thể trong đề xuất.

Nếu đầu ra phụ thuộc vào tài liệu khách hàng cung cấp hoặc kết quả từ bên thứ ba, nên ghi rõ để tránh tạo kỳ vọng không phù hợp.

6. Ghi rõ giả định và thông tin cần xác nhận

Trong thời điểm chuẩn bị báo giá, một số thông tin của khách hàng có thể chưa đầy đủ.

Nếu vẫn cần lập đề xuất để tiếp tục trao đổi, nên ghi rõ các giả định đang được sử dụng.

Ví dụ:

Khi giả định thay đổi, người phụ trách nên kiểm tra lại phạm vi, tiến độ hoặc các nội dung liên quan trước khi xác nhận bản cuối.

7. Kiểm tra giá trị và các con số

Các con số trong báo giá nên được kiểm tra riêng trước khi tài liệu được gửi.

Cần chú ý:

• Đơn giá;
• Số lượng;
• Thành tiền;
• Tổng cộng;
• Thuế hoặc khoản liên quan nếu được thể hiện;
• Mức giảm giá nếu có;
• Các khoản dự kiến phát sinh nếu có;
• Điều kiện thanh toán;
• Các mốc thanh toán;
• Đơn vị tiền tệ;
• Ngày tháng;
• Thời hạn áp dụng nếu tài liệu có quy định.

Nếu một con số xuất hiện nhiều lần trong tài liệu, cần kiểm tra tất cả vị trí để đảm bảo thống nhất.

8. Kiểm tra thông tin khách hàng trước khi gửi

Người gửi cần kiểm tra tên khách hàng, phiên bản tài liệu và tính nhất quán của các con số trước khi gửi.

Đặc biệt cần kiểm tra:

• Tên khách hàng;
• Tên doanh nghiệp nếu có;
• Người nhận;
• Chức danh nếu được sử dụng;
• Email;
• Số điện thoại nếu xuất hiện trên tài liệu;
• Tên dự án hoặc dịch vụ;
• Ngày lập tài liệu;
• Phiên bản;
• Thông tin được sao chép từ báo giá trước.

9. Thiết lập bước kiểm tra và duyệt

Tùy loại tài liệu, nên xác định tài liệu nào nhân sự có thể tự gửi và tài liệu nào cần người có thẩm quyền kiểm tra trước.

Có thể phân biệt:

• Mẫu chuẩn không thay đổi điều kiện chính;
• Báo giá có điều chỉnh mức phí;
• Đề xuất có phạm vi đặc biệt;
• Tài liệu có cam kết hoặc điều kiện riêng;
• Tài liệu có nội dung chưa từng sử dụng;
• Tài liệu cần kiểm tra chuyên môn trước khi phát hành.

Người duyệt cần biết mình đang duyệt nội dung nào và phiên bản nào, thay vì chỉ nhận một file không có trạng thái rõ ràng.

10. Quản lý phiên bản đã duyệt

Lưu bộ mẫu gốc ở nơi có quyền sửa giới hạn và tạo bản riêng cho từng khách hàng.

Không nên chỉnh sửa trực tiếp file mẫu gốc mỗi khi chuẩn bị báo giá. Thay vào đó, tạo một bản sao cho từng khách hàng hoặc từng cơ hội.

Có thể sử dụng cách đặt tên:

Nếu khách hàng yêu cầu điều chỉnh sau khi đã gửi, nên tạo phiên bản mới thay vì ghi đè lên bản đã gửi trước đó.

11. Quản lý khi bộ mẫu được cập nhật

Khi mẫu thay đổi, thông báo ngày áp dụng cho đội ngũ để tránh tiếp tục gửi tài liệu cũ.

Mỗi lần cập nhật mẫu nên xác định:

• Tên mẫu;
• Phiên bản mới;
• Ngày cập nhật;
• Ngày bắt đầu sử dụng;
• Nội dung chính đã thay đổi;
• Người phê duyệt nếu có;
• Vị trí lưu mẫu mới;
• Mẫu cũ có còn được sử dụng hay không.

Ví dụ:

Các mẫu cũ nên được chuyển sang khu vực lưu trữ thay vì để chung với mẫu đang sử dụng.

12. Lưu tài liệu theo từng khách hàng

Bộ mẫu chung và tài liệu thực tế của khách hàng nên được lưu riêng.

Có thể tổ chức:

Cách tổ chức này giúp tránh việc tài liệu đã điền thông tin khách hàng bị lưu nhầm trở lại thư mục template và sau đó được dùng cho khách hàng khác.

13. Kiểm tra lần cuối trước khi gửi

Trước khi gửi tài liệu cho khách hàng, nên thực hiện một lượt kiểm tra độc lập với quá trình soạn.

Danh sách kiểm tra có thể bao gồm:

• Đúng khách hàng;
• Đúng người nhận;
• Đúng tên dịch vụ hoặc dự án;
• Đúng phạm vi công việc;
• Đầu ra được mô tả rõ;
• Các giả định được ghi nhận nếu cần;
• Các nội dung chưa bao gồm đã được làm rõ nếu cần;
• Đơn giá đúng;
• Số lượng đúng;
• Tổng giá trị đúng;
• Ngày tháng đúng;
• Điều kiện thanh toán đúng với nội dung đã duyệt;
• Không còn thông tin của khách hàng khác;
• Không còn ghi chú nội bộ;
• Không còn nội dung đánh dấu chờ sửa;
• Đúng phiên bản đã được duyệt;
• Tên file rõ ràng;
• File mở được;
• Định dạng tài liệu phù hợp để gửi;
• Đã lưu lại bản thực tế gửi khách hàng.