1. Xác định mục đích của bảng theo dõi

Trước khi tạo bảng, doanh nghiệp nên xác định bảng này được dùng để theo dõi điều gì.

Mục đích có thể là:

• Theo dõi tiền dự kiến thu từ khách hàng;
• Theo dõi các khoản cần thanh toán;
• Nhìn trước nhu cầu tiền trong tuần hoặc tháng;
• Theo dõi công nợ đang chờ;
• Chuẩn bị cho các khoản chi định kỳ;
• Phối hợp giữa kinh doanh, vận hành và kế toán;
• Hỗ trợ người quản lý theo dõi tình hình ngắn hạn;
• Phát hiện sớm những thời điểm có nhiều khoản chi nhưng ít khoản thu.

2. Tách kế hoạch và thực tế

Một bảng theo dõi nên có ngày dự kiến, ngày thực thu hoặc thực chi, đối tác, nội dung và người phụ trách.

Tách khoản đã thanh toán khỏi khoản dự kiến để tránh nhầm doanh thu kỳ vọng với tiền đang có.

Cần phân biệt ít nhất:

• Thu dự kiến: khoản doanh nghiệp dự kiến sẽ nhận;
• Thực thu: khoản đã thực tế nhận;
• Chi dự kiến: khoản dự kiến phải thanh toán;
• Thực chi: khoản đã thực tế thanh toán.

3. Xác định thông tin cần theo dõi

Mỗi khoản thu hoặc chi nên có đủ thông tin để người khác có thể hiểu và kiểm tra mà không phải hỏi lại người tạo bảng.

Có thể gồm:

• Mã hoặc số tham chiếu;
• Loại giao dịch: thu hoặc chi;
• Nhóm thu/chi;
• Khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tượng liên quan;
• Nội dung;
• Số tiền dự kiến;
• Ngày dự kiến;
• Số tiền thực tế;
• Ngày thực tế;
• Trạng thái;
• Người phụ trách;
• Nguồn đối chiếu;
• Ghi chú.

Nếu một khoản thanh toán được chia thành nhiều đợt, nên theo dõi từng đợt riêng để phản ánh đúng số tiền và thời điểm.

4. Phân loại khoản thu và khoản chi

Việc phân nhóm giúp doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu và nhận biết tiền đang đến từ đâu hoặc được sử dụng cho nhóm hoạt động nào.

Ví dụ nhóm thu

• Thu từ bán hàng;
• Thu từ dịch vụ;
• Thu công nợ khách hàng;
• Thu hoàn ứng;
• Thu khác theo cách phân loại nội bộ.

Ví dụ nhóm chi

• Nhà cung cấp;
• Tiền thuê;
• Nhân sự;
• Phần mềm và dịch vụ;
• Marketing;
• Vận hành;
• Mua sắm;
• Chi phí dự án;
• Các khoản khác theo nhu cầu quản trị.

Doanh nghiệp nên thống nhất danh mục thay vì mỗi người tự đặt tên cho cùng một loại khoản thu hoặc chi.

5. Theo dõi khoản phải thu

Với khoản dự kiến thu từ khách hàng, ngoài số tiền nên theo dõi cả tình trạng và hành động tiếp theo.

Có thể ghi:

• Khách hàng;
• Hợp đồng hoặc công việc liên quan;
• Số tiền;
• Ngày dự kiến thu;
• Điều kiện hoặc mốc thanh toán;
• Trạng thái;
• Người theo dõi;
• Lần liên hệ gần nhất;
• Ngày cần kiểm tra lại;
• Ghi chú nếu có khả năng chậm.

6. Theo dõi khoản phải chi

Các khoản chi sắp đến hạn cũng nên được đưa vào kế hoạch để người quản lý nhìn trước nhu cầu tiền.

Có thể theo dõi:

• Nhà cung cấp hoặc người nhận;
• Nội dung thanh toán;
• Số tiền dự kiến;
• Ngày cần thanh toán;
• Tài liệu hoặc chứng từ liên quan;
• Người đề nghị;
• Người phụ trách kiểm tra;
• Trạng thái phê duyệt;
• Trạng thái thanh toán;
• Ngày thực chi.

Nếu một khoản chưa đủ điều kiện thanh toán, nên ghi rõ nội dung còn thiếu thay vì chỉ để trạng thái chung là “chưa thanh toán”.

7. Sử dụng trạng thái rõ ràng

Trạng thái thống nhất giúp người xem hiểu nhanh tình hình của từng khoản.

Đối với khoản thu

• Dự kiến;
• Chờ xác nhận;
• Chờ thanh toán;
• Thanh toán một phần;
• Đã thu;
• Chậm dự kiến;
• Cần kiểm tra.

Đối với khoản chi

• Dự kiến;
• Chờ hồ sơ;
• Chờ kiểm tra;
• Chờ phê duyệt;
• Chờ thanh toán;
• Thanh toán một phần;
• Đã chi;
• Tạm hoãn;
• Cần kiểm tra.

8. Xem kế hoạch theo tuần

Tổng hợp các khoản dự kiến đến hạn trong tuần và ghi chú khoản có khả năng chậm.

Mỗi đầu tuần có thể xem:

• Tổng khoản dự kiến thu;
• Tổng khoản dự kiến chi;
• Khoản thu quan trọng đang chờ;
• Khoản chi bắt buộc hoặc ưu tiên;
• Khoản có khả năng thay đổi ngày;
• Khoản đang thiếu hồ sơ;
• Khoản cần phê duyệt;
• Khoản quá mốc dự kiến từ tuần trước.

Việc xem theo tuần giúp doanh nghiệp tập trung vào các khoản gần nhất thay vì chỉ nhìn tổng số của cả tháng.

9. Đánh dấu khoản có khả năng chậm

Không phải mọi khoản dự kiến đều có mức độ chắc chắn như nhau.

Nếu có thông tin cho thấy một khoản thu có khả năng bị dời ngày, nên cập nhật để người ra quyết định không tiếp tục dựa vào mốc cũ.

Có thể ghi:

Không nên tự đổi ngày dự kiến mà không lưu lý do nếu việc thay đổi đó ảnh hưởng đến kế hoạch chung.

10. Cập nhật khi kế hoạch thay đổi

Cập nhật ngay khi có thay đổi từ khách hàng hoặc nhà cung cấp để người ra quyết định nhìn thấy tình hình gần với thực tế.

Các thay đổi thường gặp:

• Thay đổi ngày dự kiến thu;
• Thay đổi ngày thanh toán;
• Thay đổi số tiền;
• Thanh toán một phần;
• Phát sinh khoản mới;
• Khoản dự kiến bị hủy;
• Thay đổi người phụ trách;
• Thiếu chứng từ;
• Thay đổi trạng thái phê duyệt.

11. Theo dõi khả năng cân đối tiền

Sau khi tách thu và chi dự kiến, doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu để nhìn trước những khoảng thời gian cần chú ý.

Ví dụ:

Trong trường hợp này, người quản lý cần nhìn riêng khoản thu có rủi ro chậm thay vì mặc định toàn bộ 100.000.000 đồng sẽ được nhận đúng kế hoạch.

12. Đối chiếu với nguồn dữ liệu

Định kỳ đối chiếu số liệu với chứng từ, tài khoản và sổ theo dõi liên quan; bảng quản lý nội bộ cần có nguồn đối chiếu rõ ràng.

Tùy từng khoản, nguồn đối chiếu có thể là:

• Hợp đồng;
• Đề nghị thanh toán;
• Hóa đơn;
• Chứng từ;
• Sao kê hoặc giao dịch tài khoản;
• Phiếu thu, phiếu chi;
• Biên bản hoặc xác nhận liên quan;
• Sổ theo dõi công nợ;
• Dữ liệu từ phần mềm kế toán;
• Tài liệu nội bộ có liên quan.

Nếu bảng ghi “đã thu” hoặc “đã chi”, nên có nguồn phù hợp để người có trách nhiệm có thể kiểm tra lại khi cần.

13. Phân quyền người xem và người sửa

Chia sẻ bảng với người cần theo dõi và thống nhất ai được sửa.

Có thể phân biệt:

• Người nhập: cập nhật khoản phát sinh;
• Người theo dõi: cập nhật trạng thái;
• Người kiểm tra: đối chiếu thông tin;
• Người quản lý: xem tổng hợp và ra quyết định;
• Người quản trị: quản lý cấu trúc, quyền và nguồn dữ liệu.

Không phải tất cả người có quyền xem đều cần quyền chỉnh sửa. Với dữ liệu tài chính nội bộ, phạm vi truy cập nên phù hợp với nhu cầu công việc.

14. Dùng dữ liệu để phối hợp và ra quyết định

Bảng theo dõi không chỉ để ghi lại số tiền. Giá trị chính nằm ở việc giúp các bộ phận phối hợp dựa trên cùng một tình trạng.

Ví dụ:

• Kinh doanh theo dõi khoản khách hàng dự kiến thanh toán;
• Vận hành cập nhật tình trạng công việc liên quan;
• Kế toán đối chiếu khoản thực thu, thực chi;
• Người quản lý nhìn các khoản sắp đến hạn;
• Người phê duyệt biết khoản nào đang chờ xử lý;
• Các bên cùng sử dụng một nguồn dữ liệu thay vì nhiều bảng riêng.

15. Danh sách kiểm tra định kỳ

Khi rà soát bảng thu – chi, có thể kiểm tra:

• Khoản thu dự kiến đã được cập nhật;
• Khoản chi dự kiến đã được cập nhật;
• Ngày dự kiến còn phù hợp;
• Khoản đã thu có ngày thực thu;
• Khoản đã chi có ngày thực chi;
• Khoản thanh toán một phần được ghi đúng;
• Khoản chậm đã được đánh dấu;
• Khoản đang chờ có người phụ trách;
• Khoản đang chờ có ngày kiểm tra lại;
• Các thay đổi từ khách hàng đã được cập nhật;
• Các thay đổi từ nhà cung cấp đã được cập nhật;
• Các khoản phát sinh mới đã được ghi nhận;
• Số liệu thực tế có nguồn đối chiếu;
• Không nhầm khoản dự kiến với khoản đã thực hiện;
• Quyền chỉnh sửa bảng còn phù hợp;
• Người quản lý đang xem dữ liệu từ phiên bản hiện hành.